STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DILINGKUNGAN PEMERINTAH

PROVINSI DAN KABUPATEN/KOTA

JAKARTA, 13 OKTOBER 2018

@kemendagr Kemendagri @kemendagr
www.rb.kemendagri.go.id
irb Rb irb
1. Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) :

Serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan
mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas
Pemerintahan Daerah.
Permendagri No. 52 Tahun 2011
1.1

 Pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas

pekerjaan.
 Rincian proses-proses kerja yang dilakukan berulang
oleh suatu organisasi.
 Dokumentasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan
untuk membantu konsistensi tugas-tugas.
 Penyediaan informasi bagi individu-individu
bagaimana melakukan pekerjaan dengan tepat.
 Tindakan-tindakan teknis seperti proses
pemeliharaan dan penggunaan alat.
2. Tujuan SOP

 Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat

sebagai penerima pelayanan mengenai hak dan
kewajibannya.
 Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses
pelaksanaan tugas.
 Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas.
 Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara
berkelanjutan.
 Memberikan informasi secara proporsional mengenai
pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh aparatur.
 Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas
bagi aparatur.
 Mempermudah pengendalian.
3. Manfaat SOP

Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.

Lebih jelas mengetahui peran dalam posisi masing-masing di internal.

Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses
terkait.

Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan

proses kerja.

Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan.

Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan.

4.Prinsip Penyusunan SOP

Efisiensi dan Efektifitas.

Berorientasi Pada Pengguna.

Kejelasan dan Kemudahan.

Keselarasan.

Keterukuran.

Dinamis.

Kepatuhan Hukum.

Kepastian Hukum.
5.Tahapan Penyusunan SOP
 Pasal 4

a. Persiapan.
b. Identifikasi Kebutuhan SOP.
c. Analisis Kebutuhan.
d. Penulisan SOP.
e. Verifikasi dan ujicoba SOP.
f. Pelaksanaan.
g. Sosialisasi.
h. Pelatihan dan Pemahaman.
i. Monitoring dan Evaluasi
6. Persiapan

 Pasal 5

1. Pembentukan Tim pada tingkat Kabupaten/Kota terdiri dari:

a. Ketua : Kepala Bagian Organisasi.
b. Sekretaris : Sekretaris yang ditunjuk Sekda.
c. Anggota : Para sekretaris SKPD.
2. Pembekalan Tim.
3. Penyusunan Rencana Tindak.
4. Sosialisasi.
7. Identifikasi Kebutuhan SOP

 Pasal 6

1. Mengacu pada tugas dan fungsi SKPD.

2. Disusun menurut tingkatan unit kerja.
3. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen
inventarisasi judul
4. Penyusunan SOP diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan
SOP.
5. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam
dokumen inventarisasi judul SOP.
8. Analisis Kebutuhan SOP

 Pasal 6

1. Prosedur kerja sederhana.

2. Pengkajian dilakukan dengan sebaik-baiknya.
3. Prosedur kerja fleksibel.
4. Adanya pembagian tugas yang tepat.
5. Menghindari duplikasi Judul SOP.
6. Adanya pengawasan secara terus menerus.
7. Urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
8. Adanya tujuan dan output yang jelas.
9. Hasil analisis kebutuhan SOP dibuat dalam format nama dan
kode nomor SOP yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala
Daerah.
7. Syarat Penyusunan

 Pasal 7

1. Kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil

tertentu.
2. Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang.
3. Mengacu kepada peraturan perundang-undangan.
4. Memperhatikan SOP kegiatan lainnya.
5. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.
6. Prosedur dilakukan secara terukur dan mempunyai output
yang jelas.
7. Dapat dipertanggungjawabkan.
9. Penulisan SOP

 Pasal 8 dan Pasal 9

1. SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP.

2. Mengacu pada per UU.
3. Jelas, rinci dan benar.
4. Memperhatikan SOP lainnya.
5. Dapat dipertanggung jawaban.
6. Kegiatan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang.
7. Menghasilkan output tertentu.
8. Kegiatan melibatkan sekurang-kurangnya 2 orang.
10. Verifikasi dan Uji Coba

 Pasal 12

1. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang oleh

pejabat yang menangani.
2. Hasil verifikasi SOP dilakukan ujicoba.
3. Dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan.
11. Pelaksanaan

 Pasal 14

1. Telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan.

2. Adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai.
3. Sumberdaya manusia yang kompeten.
4. Telah disosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh
pegawai dilingkungan unit kerja.
5. Mudah diakses dan dilihat.
12. Sosialisasi

 Pasal 15

1. Penyebarluasan informasi.
2. Pemberitahuan pada setiap unit kerja.
3. Pendistribusian SOP.
4. Penetapan pelaksana, penanggung jawab, pemantau sesuai
dengan tugas dan fungsi masing-masing.
13. Pelatihan dan Pemahaman.

 Pasal 16

1. Pertemuan/rapat.
2. Bimbingan teknis.
3. Pendampingan.
4. Simulasi.
5. Pelaksanaan sehari-hari.
14. Monitoring dan Evaluasi

 Pasal 17

Monitoring :
1. Observasi.
2. Interview.
3. Diskusi Kelompok kerja.

Evaluasi :
1. Mengetahui efektifitas dan kualitas SOP.
2. Sebagai bahan penyempurnaan SOP.
3. Diskusi Kelompok kerja.
4. Dilakukan setiap akhir tahun.
5. Dilakukan oleh atasan secara berjenjang.
Penyusunan SOP
dalam bentuk
Flowchart
1. Pengertian

Apakah flowchart itu???

Flowchart/Diagram alur  gambar

yang menjelaskan alur proses, prosedur atau
dokumen suatu kegiatan yang menggunakan
simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang,
untuk mempermudah memperoleh informasi.
2. Tujuan

Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah

untuk menggambarkan suatu tahapan
penyelesaian masalah secara sederhana, terurai,
rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-
simbol standar.
3. Jenis

Flowchart dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:

1. Flowchart Sistem
Merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem,
peralatan yang digunakan, pengolahan dokumen dan hubungan
antar entitas. Sistem flowchart tidak digunakan untuk
memecahkan masalah, tetapi hanya untuk menggambarkan
prosedur dalam sistem yang dibentuk dalam memecahkan suatu
masalah.

2. Flowchart Program
Merupakan bagan alir yang menggambarkan urutan logika dari
suatu prosedur pemecahan masalah.
3. Pedoman

- Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke
kanan atau sebaliknya.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas
dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan
deskripsi kata kerja, misalkan ”Mencatat surat masuk kedalam buku
agenda”.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus
ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol penghubung/konektor.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
SIMBOL-SIMBOL
FLOWCHART
Simbol-simbol

 Simbol Terminator

Simbol ini digunakan

Mulai
untuk menggambarkan
awal/mulai dan akhir
suatu bagan alir

Selesai
 Simbol Proses
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan
 Simbol Pengambilan Keputusan/Decision

Simbol ini digunakan

T untuk menggambarkan
keputusan yang harus
Y
dibuat dalam proses
Y
pelaksanaan kegiatan
T
 Simbol Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis dokumen
sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan
 Simbol Penggandaan Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
penggandaan dari
semua jenis dokumen
 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis pengarsipan
dokumen dalam bentuk
kertas/manual
 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan
dalam bentuk data/file
 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

A A untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
dalam satu halaman

B B
 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

1 2 untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
Halaman 1 dalam halaman yang
berbeda
Halaman 2

1 2
 Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
arah proses pelaksanaan
kegiatan
SIMBOL Sebutan Ukuran (inci)
P = 0,3
terminator L = 0,7

P = 0,3
Proses L = 0,7

Pengambilan S = 0,5
Keputusan

Dokumen P = 0,4
L = 0,55

Penggandaan P = 0,45
Dokumen L = 0,6

P = 0,35
Arsip Manual L = 0,35
SIMBOL Sebutan Ukuran (inci)
P = 0,3
File L = 0,6

P = 0,3
Konektor L = 0,26

P = 0,3
Konektor L = 0,26

Garis alir tentatif

Langkah Penyusunan Flowchart

1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat SOP nya.
2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal hingga akhir
(selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out
put).
3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok
orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan.
4. Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam melaksanakan
kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart.
6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir kegiatan.
1. Pengisian Cover Form

Pemerintah Daerah
Identitas
……………………………………………………….……………………………… Instansi/Unit kerja
SKPD

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Judul Standar Operasional
………………………………………………………………………………………………… Prosedur dari Identifikasi
kebutuhan
2. Pengisian Informasi Form
Disi dengan tanggal pengesahan
Diisi dengan nomor Standar
Standar Operasional Prosedur
Operasional Prosedur

Diisi dengan logo Pemerintah

Daerah, SKPD Diisi dengan tanggal
Standar Operasional
Prosedur di revisi

Diisi dengan
tanggal mulai
berlaku

Diisi dengan jabatan

yang berkompeten
yang mengesahkan

Diisi dengan nama

prosedur yang akan
distandarkan
3. Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.1 Nomor Urut SOP

Unit Kerja Eselon IV

Unit Kerja Eselon III

Unit Kerja Eselon II

 Diisi dengan penjelasan
Diisi dengan peraturan Diisi dengan penjelasan mengenai
mengenai kualifikasi pegawai
perundang-undangan teknis keterkaitan prosedur yang
yang dibutuhkan dalam
yang menjadi dasar distandarkan dengan prosedur
melaksanakan perannya pada
disusunnya Standar lain yang distandarkan
prosedur yang distandarkan
Operasional Prosedur

Diisi dengan
penjelasan
mengenai
daftar
peralatan dan
perlengkapan
yang
dibutuhkan

Diisi dengan:
Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan Diisi dengan penjelasan mengenai
resiko yang akan timbul ketika prosedur berbagai hal yang perlu didata,
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. dicatat atau diparaf oleh setiap
Peringatan memberikan indikasi berbagai pegawai yang berperan dalam
permasalahan yang mungkin muncul dan berada pelaksanaan prosedur yang telah
diluar kendali pelaksana ketika prosedur distandarkan
dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.
Diisi dengan proses sejak dari kegiatan Diisi dengan pelaksana
mulai dilakukan sampai dengan kegiatan yang bersangkutan,
kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan mulai dari jabatan tertinggi
untuk setiap STANDAR OPERASIONAL sampai dengan jabatan
PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok terendah (fungsional
dan fungsi kegiatan masing-masing unit umum/staf).
organisasi yang bersangkutan.
Diisi dengan persyaratan dan
kelengkapan yang diperlukan,
waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan dan
output pada setiap aktivitas
yang dilakukan.

Diisi dengan penjelasan Diisi dengan lama Diisi dengan

mengenai daftar peralatan waktu yang dibutuhkan hasil/keluaran dari
dan perlengkapan yang dalam melakukan suatu suatu proses/kegiatan
dibutuhkan proses/kegiatan
 Terima Kasih
CONTACT US :

Bag_tlDDN@yahoo.com