DIRECCION DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de la Dirección de

Proyectos

Procesos
Procesos dede Procesos
Procesos de
de
Iniciación
Iniciación Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de Procesos
Procesos de
de
Supervisión
Supervisión yy Ejecución
Ejecución
Control
Control

Procesos
Procesos dede
Cierre
Cierre

Mg. Samuel Oporto Díaz

 Tabla de Contenido
1. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
2. Grupo de Procesos de Iniciación
3. Grupo de Procesos de Planificación
1. El alcance (estructura analítica del proyecto)
2. El cronograma (tiempos)
3. Los costos
4. La calidad
5. El personal
6. Las comunicaciones
7. Los riesgos
8. Las adquisiciones
4. Grupo de Procesos de Ejecución
5. Grupo de Procesos de Control
6. Grupo de Procesos de Cierre

2 /50
GRUPOS DE PROCESOS
DE LA DIRECCION DE
PROYECTOS

3 /50
 Proceso
• Un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un
conjunto previamente especificado de productos,
resultados y servicios.
• El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada
proceso.
• Los procesos se pueden ejecutar varias veces

4 /50
 Tipos de procesos
• Los procesos de la dirección de procesos.
– Son comunes a la mayoría de proyecto.
– Se relacionan por que son integradores.
– Tienen el propósito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar,
controlar y cerrar un proyecto.
– Interactúan en relación a los alcances, costos y cronograma del
proyecto (áreas de conocimiento).

• Los procesos de orientados a producto.

– Especifican y crean el producto del proyecto.
– Se definen por el ciclo de vida del proyecto.

5 /50
 Grupos de proceso
• Son cinco grupos de procesos.
• Son independientes del área de aplicación y de la industria.
• Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la
misma secuencia en cada proceso.
• Los procesos componentes se pueden repetir (volver a
ejecutar) antes de concluir el proyecto.

Grupos de Proceso Externo al Flujo del

procesos proceso proceso

6 /50
 Grupos de Procesos
de la Dirección de Proyectos
• Los procesos de la dirección de proyectos se dividen en
cinco grupos de proceso.
Proceso de Seguimiento y control

Procesos de
planificación

Procesos
de cierre
Procesos
de iniciación

Procesos de
ejecución

7 /50
 Grupos de Procesos
1. Grupo de procesos de iniciación. Define y autoriza el
proyecto y una fase del mismo.
2. Grupo de procesos de planificación. Define y refina los
objetivos y planifica el curso de acción requerido para
lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto.
3. Grupo de procesos de ejecución. Integra a las personas y
otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del
proyecto para el proyecto.
4. Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y
supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el
plan del proyecto y tomar las medidas.
5. Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptación del
producto y termina el proyecto y una fase del mismo.

8 /50
 Grupos de Procesos

procesos de ejecución
Nivel de esfuerzo

procesos de
planificación
procesos procesos
de de cierre
iniciación
seguimiento
y control

Fase de Inicio Tiempo Fase de Término

9 /50
 Grupos de Procesos

Procesos de Procesos de
Iniciación Planeamiento

Procesos de Procesos de
Supervisión y Ejecución
Control

Procesos de
Cierre

10 /50
GRUPO DE PROCESOS DE
INICIACION
Procesos
Procesos dede Procesos
Procesos de
de
Iniciación
Iniciación Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de Procesos
Procesos de
de
Supervisión
Supervisión yy Ejecución
Ejecución
Control
Control

Procesos
Procesos dede
Cierre
Cierre

11 /50
 Grupo de Procesos de Iniciación
• Autorizan la ejecución formal del proyecto o una fase del
mismo.
• Por lo general se realiza fuera de los ámbitos de control del
proyecto.
• Se inicia con la documentación de las necesidades o
requisitos de la organización.
• La viabilidad se realiza a través de un proceso de
evaluación de alternativas.
• Se estable la definición de los objetivos del proyecto

12 /50
Procesos de Iniciación

13 /50
 Procesos de Iniciación
Entradas Salidas
• Descripción del Producto • Acta de constitución del
• Plan Estratégico proyecto
• Criterios de selección del • Enunciado del alcance
proyecto del proyecto
• Información histórica • Jefe de Proyecto asignado
• Restricciones
• Supuestos

14 /50
 Grupo de Procesos de Iniciación
• Los proyectos son un medio para organizar actividades
que no pueden ser abordadas dentro de los límites
operacionales normales de la organización

• Los proyectos frecuentemente son utilizados como un

medio para lograr el plan estratégico de una
organización, sea mediante un equipo de proyecto formado
por funcionarios de la organización o mediante un servicio
contratado

15 /50
 Procesos de Iniciación
• Los proyectos son típicamente autorizados como resultado
de una de las siguientes situaciones:
– La demanda del mercado
– Una solicitud de un cliente Necesidades del
– Un avance tecnológico negocio
Problema u
– Un requisito legal o regulatorios
oportunidad
– Una necesidad social

• La alta gerencia de precisa decidir cómo responder a estos

estímulos y cuales proyectos deben ser autorizados

16 /50
 Objetivo del Proyecto
• Describir lo que el proyectos debe hacer o producir.

• Debe seguir la regla SMART

– Specific (específico)
– Measurable (medible)
– Accurate (exacto)
– Realistic (realista)
– Time bounded (limitado en el tiempo)

17 /50
 Ejemplo
Ejemplo 1
• Construcción de depósitos para el almacenamiento.
• Construcción de 5 depósitos para el almacenamiento en 8
meses con un proyección de inversión de USD 60,000.

Ejemplo 2
• Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de
datos.
• Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de
datos de 1.2 GHz a 3.0 GHz para inicios del siguiente años
invirtiendo USD 8,000.

18 /50
 Procesos
• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
– Relacionado con la autorización del proyecto, o en múltiples fases
con una fase del proyecto.
– Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o
resultado.

• Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto

(preliminar)
– Definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de
constitución del proyecto y otras entradas.
– Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos
entregables, los requisitos de los productos, los límites de los
proyectos, los métodos de aceptación y control de alcance de alto
nivel

19 /50
 Acta de constitución del proyecto
• Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con
autoridad formal en la estructura organizacional.
• Reconoce y autoriza formalmente la existencia del
proyecto.
• Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad
formal para usar recursos en la actividades del proyecto
• Identificar los límites de reporte y atribuciones para el
gerente de proyecto.
• Contiene un referencia a:
– las necesidades del negocio
– El alcance del producto o servicio a entregar
– Los beneficios para la organización
• Debe tener amplia publicidad en la organización
20 /50
 Enunciado del alcance del proyecto
• Objetivos del proyecto y del producto
• Requisitos y características del producto o servicio
• Criterios de aceptación del producto
• Límites del proyecto
• Requisitos y productos entregables del proyecto
• Restricciones del proyecto
• Asunciones del proyecto
• Organización inicial del proyecto
• Riesgos iniciales definidos
• Hitos del cronograma
• EAP inicial
• Estimación de los costos en orden de magnitud
• Requisitos de gestión de la configuración del proyecto
• Requisitos de aprobación

21 /50
 Premisas
• Es algo que se asume como verdadero para el proyecto.
• Son condicionantes para la ejecución del proyecto
conforme a la planeación.
• Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el
planeamiento del proyecto.
• Una premisa debe ser específica, precisa y clara.
• Las premisas deben ser validadas por los stakeholders
(partes interesadas) y resguardan al gerente de proyectos.
• Ejemplos
– Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero
– Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante
– Cada programador desarrolla 5 clases por día
– El tipo de cambio en el año será de 3.2

22 /50
 Restricciones
• Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo
de proyecto.
Tiempo

La triple
restricción
Costo alcance

• Ejemplos
– El proyecto debe estar operativo a fines del 2007
– Los límites de gasto son USD 150,000
– Todos los productos deben atender a las especificaciones de la
norma ISO XXXXX
23 /50
GRUPO DE PROCESOS DE
PLANIFICACION
Procesos
Procesos dede Procesos
Procesos de
de
Iniciación
Iniciación Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de Procesos
Procesos de
de
Supervisión
Supervisión yy Ejecución
Ejecución
Control
Control

Procesos
Procesos dede
Cierre
Cierre

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 Grupo de Procesos de Planificación
• Permite planificar y gestionar el proyecto
• Ayuda a recoger la información de varias fuentes de
diverso grado de completitud y confianza
• Es un proceso iterativo de control y mejora continua.
• Definen la línea base del proyecto a partir del cual controlar
el avance del proyecto.
• Define el plan de gestión del proyecto.

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Procesos de Planeación

26 /50
 Procesos de Planificación
Entradas Salidas
• Acta de constitución • Plan de Gestión del Alcance
• Enunciado del alcance del • Plan de Gestión del
proyecto preliminar cronograma
• Plan de Gestión de costes
• Plan de Gestión de calidad
• Plan de Gestión de personal
• Plan de Gestión de las
comunicaciones
• Plan de Gestión de riesgos
Plan de • Plan de Gestión de las
Gestión del adquisiciones
Proyecto
27 /50
 Plan de Gestión del Proyecto
1. Plan de Gestión del alcance
2. Plan de Gestión del cronograma
3. Plan de Gestión de costes
4. Plan de Gestión de calidad
Plan de
5. Plan de Gestión de personal
Gestión del
Proyecto 6. Plan de Gestión de las
comunicaciones
7. Plan de Gestión de riesgos
8. Plan de Gestión de las
adquisiciones

28 /50
 Grupo de procesos de planificación
• Planear es definir y refinar los
objetivos a lograr y trazar el camino
necesario para alcanzarlos

• Muchos caminos llevan a Roma. El

objetivo del planeamiento es
encontrar el mejor (el más corto, de
menor costo y de menor trabajo)

29 /50
 ¿Qué planificar?
1. El alcance (estructura analítica del proyecto)
2. El cronograma (tiempos)
3. Los costos
4. La calidad
5. El personal
6. Las comunicaciones
7. Los riesgos
8. Las adquisiciones

30 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

1. Planeación del Alcance

• alcance del producto.
– Aspectos y funciones que caracterizan
un producto o servicio.
– Se mide contra los requisitos del
producto

• alcance del proyecto.

– El trabajo que debe ser hecho con la
finalidad de obtener el producto de
acuerdo con las especificaciones.
– Se mide contra el plan del proyecto.

31 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

2. Planeamiento del Tiempo

• Incluir todos los procesos necesarios para planear cómo
concluir el proyecto en un determinado plazo.

• Incluye:
– Definición de las actividades
– Secuenciación de las actividades
– Estimación de recursos para cada actividad
– Estimación de la duración de cada actividad
– Desarrollo del cronograma de trabajo.
– Control del cronograma

32 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

3. Planeamiento de Costo
• Involucra planear los costos asociados a la realización de
los trabajos y la forma de controlarlos.

• Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible

será suficiente para obtener todos los recursos necesarios
para que se ejecuten los trabajos del proyecto.

33 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

4. Planeamiento de la Calidad
• El objetivo es garantizar que el proyecto se
concluya dentro de las cualidades deseadas,
garantizando la satisfacción de las necesidades de
los interesados.

• La calidad es el grado en que un conjunto de

características inherentes satisface los requisitos.

34 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

5. Planeamiento de RRHH
• Involucra identificar, documentar y designar las funciones,
las responsabilidades y las relaciones jerárquicas del
proyecto.

35 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

6. Planeamiento de las Comunicaciones

• Incluye los procesos necesarios para asegurar la
generación, recopilación, distribución, almacenamiento,
recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la
información del proyecto.

• Involucra determinar las necesidades de información y de

comunicaciones de los stakeholders

• Ellos precisan que la información, cuándo será producida,

quién los producirá y cuándo

36 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

7. Planeamiento de Riegos
• Incluye los procesos relacionados con la planificación,
identificación, análisis, respuestas, seguimiento, control de
los riesgos.
• Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los
eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los
eventos (-)
• Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza
de ciertos eventos.
• Involucra la anticipación y el tratamiento de los riesgos del
proyecto.

37 /50
 AL TI CO CA RH CM RI AD

8. Planeamiento de las Adquisiciones

• Incluye los procesos para comprar y adquirir los productos,
servicios o resultados necesarios fuera del equipo de
proyecto para realizar el trabajo.
• La organización puede ser la compradora o la vendedora
del producto.
• Incluye los proceso de gestión de contratos y control de
cambios.

38 /50
GRUPO DE PROCESOS DE
EJECUCION
Procesos
Procesos dede Procesos
Procesos de
de
Iniciación
Iniciación Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de Procesos
Procesos de
de
Supervisión
Supervisión yy Ejecución
Ejecución
Control
Control

Procesos
Procesos dede
Cierre
Cierre

39 /50
 Grupo de Procesos de Ejecución
• Administra los proceso de ejecución del proyecto.
• Se compone de los procesos utilizados para completar el
trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de
cumplir con los requisitos del proyecto.
• Este grupo de procesos implica coordinar recursos y
personas, así como integrar y realizar las actividades del
proyecto.

40 /50
Procesos de Ejecución

41 /50
 Procesos de Ejecución
Entradas Salidas
• Plan de gestión del • Productos entregables
proyecto (PGP) • Cambios solicitados
• Solicitudes de cambio
implementadas
• Acciones correctivas
implementadas
• Acciones preventivas
implementadas
• Reparación de defectos
implementada
• Información sobre el
rendimiento del trabajo
42 /50
GRUPO DE PROCESOS DE
CONTROL
Procesos
Procesos dede Procesos
Procesos de
de
Iniciación
Iniciación Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de Procesos
Procesos de
de
Supervisión
Supervisión yy Ejecución
Ejecución
Control
Control

Procesos
Procesos dede
Cierre
Cierre

43 /50
 Grupo de Procesos de Control
• Se compone de aquellos procesos realizados para
observar la ejecución del proyecto de forma que se pueda
identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar
las acciones correctivas, cuando sea necesario.

• El rendimiento del proyecto se observa y mide

regularmente.

• Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones

preventivas como anticipación a posibles problemas.

44 /50
Procesos de Control

45 /50
 Procesos de Control
Entradas Salidas
• Productos entregables • Solicitudes de cambio aprobadas –
• Cambios solicitados rechazadas
• Solicitudes de cambio • Acciones correctivas aprobadas –
implementadas rechazadas
• Acciones correctivas • Reparación de defectos recomendada –
implementadas aprobada - validada
• Acciones preventivas • Actualización al PGP
implementadas • Actualización de alcances
• Reparación de defectos • Acciones preventivas recomendadas
implementada • Acciones correctivas recomendadas
• Información sobre el • Informes de rendimiento
rendimiento del trabajo • Proyecciones
• Productos entregables aprobados

46 /50
GRUPO DE PROCESOS DE
CIERRE
Procesos
Procesos dede Procesos
Procesos de
de
Iniciación
Iniciación Planeamiento
Planeamiento

Procesos
Procesos de
de Procesos
Procesos de
de
Supervisión
Supervisión yy Ejecución
Ejecución
Control
Control

Procesos
Procesos dede
Cierre
Cierre

47 /50
 Grupo de procesos de cierre
• Incluye los procesos utilizados para:
– Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto
o una fase del proyecto
– Entregar el producto terminado a terceros
– Cerrar un proyecto cancelado

• Verifica que los procesos definidos se completan dentro de

todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una
fase del proyecto

• Fin formal del proyecto

48 /50
Procesos de Cierre

49 /50
 Procesos de Cierre
Entradas Salidas
• Productos entregables • Producto, servicio o
aprobados resultado final
• Procedimiento de cierre • Actualización de: Activo de
administrativo los procesos de la
• Procedimiento de cierre de organización
contratos

50 /50