DOCUMENTOS COMERCIALES

Sirven de soporte contable y respaldan las

transacciones; se elaboran en original y tantas
copias como lo exijan las necesidades de la
empresa.
Toda transacción comercial genera una serie
de documentos que sirven de respaldo para el
registro de la información relacionada con la
forma como se efectúa la operación y sus
condiciones.
 CLASES DE DOCUMENTOS:

1. Documentos comerciales no
negociables:

2. DOCUMENTOS COMERCIALES
NEGOCIABLES
 CLASES DE DOCUMENTOS:

1. Documentos comerciales no
negociables: Sirven de información
sobre cualquier transacción comercial y
suministran los datos para su registro
contable no tienen carácter negociable.
Se pueden mencionar:
a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

b) DOCUMENTOS SOPORTES:
a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

· COTIZACION: Es un documento que expide el

vendedor a solicitud del cliente, contiene
información del bien o servicio que se ofrece y las
condiciones de la negociación para la toma de
decisiones acerca de la mejor poción, consta de
los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha,
Tiempo de validez, Forma de pago, Despacho,
Descripción, Observaciones, Firma de los
responsables.
· PEDIDO: Es el compromiso formal para
una compra de un bien o servicio, contiene
los siguientes datos: Numero, Nombre del
cliente, Fecha del pedido, Dirección del
cliente, Forma de entrega, Nombre del
vendedor, Forma de pago, Descripción del
Pedido, Firma de los Responsables.
 REMISIÓN: Le permite al comprador la
confrontación de la mercancía recibida con
la solicitada en su pedido, contiene los
siguientes datos: Numero, Nombre y
dirección del comprador, datos del
transportador, Descripción de la Mercancía,
Observaciones, firma de los responsables.
· TARJETA KARDEX: Ofrece
Información inmediata acerca de las
existencias de un producto, con el
objeto de mantener actualizado el
saldo disponible para la venta, consta
de lo siguiente: Fecha, descripción,
valor unitario, entradas, salidas,
saldo, proveedores, ubicación,
unidad, máximas y mínimos, articulo.
b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean
negociables o no, sirven de respaldo al
asiento contable y por consiguiente se
deben anexar al comprobante de diario o
comprobante de contabilidad, entre los
documentos soportes más comunes
tenemos:
· FACTURA COMERCIAL: Es el soporte
de la compra-venta realizada, sirve para
el cobro de las mercancías despachadas
o servicios prestados al cliente. Consta
de: número de consecutivo, datos del
cliente, nombre del vendedor, fecha,
lugar donde se despacho, forma de
pago, Número de la cedula de
ciudadanía, o Nit del comprobador,
descripción, importación contable, firma
de los responsables. Art 617 E.T.
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE
INGRESO: Sirve como comprobante de todos los
ingresos recibidos y de constancia del pago
efectuado por un cliente consta de: Número, persona
de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de
pago, imputación contable, firma y sello.
· RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los
pagos que por diferentes conceptos se cancelan a
las personas que prestan algún servicio o venden un
bien y que firman en señal de haberlo recibido.
· COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve
de constancia de los dineros entregados
por la empresa
.
• COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es
el que se elabora cuando se deposita dinero en
efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito en
la cuenta corriente bancaria, para que este
comprobante de consignación tenga validez requiere
de la firma y sello del cajero del banco.
· NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia
cuando es necesario informar a un cliente
acerca del valor de su deuda o de algún tipo de
incremento por diferentes conceptos, en los
bancos indica disminución del saldo de las
cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras,
intereses comisiones.
· NOTA CRÉDITO: Documento que se
elabora cuando se le debe informar a un
cliente que su deuda disminuye por algún
concepto, en el sector bancario representa
un incremento en los saldos de las cuentas
corrientes o de ahorro por prestación
concedida u otros conceptos.
DOCUMENTOS COMERCIALES
NEGOCIABLES
Son los que se utilizan por seguridad y comodidad
para pagar o respaldar las deudas adquiridas por
las personas cuando realizan negocios y sirven de
soportes para el registro contable, los principales
son:
· CHEQUE: Es un documento negociable,
donde el titular de una cuenta corriente
ordena al banco que pague determinada
cantidad de dinero a una persona natural o
jurídica, previa presentación, firma y entrega
del cheque al mismo banco.

De acuerdo con la manera como se diligencie

el cheque, este recibe diferentes nombres:
Personas que intervienen en el giro de un cheque.

El Girador o Librador: es la persona que gira un

cheque contra la sucursal del Banco donde tiene
su cuenta corriente, ordenando su pago al firmar
en el ángulo inferior derecho.

El Librado o Girado: es la sucursal del Banco

contra la cual se gira el documento.

Beneficiario: es la persona a cuyo nombre se

extiende el documento.
 Cheque Cruzado: Es el que se le trazan
dos líneas paralelas en uno de sus ángulos
superiores del cheque, indica que solo puede
hacerse efectivo mediante consignación, no
se pueden cobrar por ventanilla. COD.CIO
ART 736
 Cheque Especialmente Cruzado:- Es
aquel que indica en medio de las dos líneas
paralelas que debe ser cobrado únicamente
por el primer beneficiario, o se escribe el
nombre del mismo, este cheque no puede ser
endosado a otra persona para su cobro.
 Cheque De Gerencia: Este cheque es
girado por los bancos contra sus propios
fondos se hace efectivo al primer
beneficiario y tiene el respaldo del banco
como girador, ofrece total garantía al
beneficiario.
 Cheque certificado: Es el que el banco
certifica indicando que la cantidad girada en
el cheque cuenta con los recursos en la
respectiva cuenta corriente por solicitud del
girador, en estos casos el encargado de las
cuentas corriente en el banco coloca un sello
con la leyenda Certificado y firma para
dar crédito al sello.
 Los cheques están regulados por el código de
comercio, en sus artículos 712 y siguientes.
el artículo 718 consagra los plazos para la
presentación de los cheques así:
“Los cheques deberán presentarse para su pago:
1. Dentro de los quince días a partir de su fecha, si
fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición;
2. Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo
país de su expedición, pero en lugar distinto al de
ésta;
3. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un
país latinoamericano y pagaderos en algún otro país
de América Latina, y
4. Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en
algún país latinoamericano para ser pagados fuera de
América Latina”.
La consecuencia de la inoportuna presentación de los
cheques en los términos señalados es la caducidad de
la acción cambiaria1, esto es, la imposibilidad de que
el derecho cambiario nazca ya que la obligación de
pago está sujeta a la condición de que el tenedor
presente el título para su pago y lo proteste en
tiempo.
El artículo 729, que guarda armonía con el 718 exige
que para que se produzca la primera de estas
caducidades, algunos requisitos adicionales a la tardía o
extemporánea presentación: 1. Falta de protesto; 2. Que
el librador haya tenido durante todo el plazo de
presentación fondos suficientes en poder del librado; 3.
Que por causa no imputable al librador, el cheque haya
dejado de pagarse. Cualquiera de estas causales que
llegue a faltar hace que tal caducidad no se produzca.
el artículo 721 del Estatuto Mercantil consagra:
“Aún cuando el cheque no hubiere sido presentado en
tiempo, el librado deberá pagarlo si tiene fondos suficientes
del librador o hacer la oferta de pago parcial, siempre que
se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha”.
Este artículo se refiere ya no a la caducidad de la acción
cambiaria sino que se refiere a la obligación del banco de
pagar el cheque si este es presentado dentro de los seis
meses siguientes a su fecha.
el artículo 721 del Estatuto Mercantil consagra:
“Aún cuando el cheque no hubiere sido presentado en
tiempo, el librado deberá pagarlo si tiene fondos suficientes
del librador o hacer la oferta de pago parcial, siempre que
se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha”.
Este artículo se refiere ya no a la caducidad de la acción
cambiaria sino que se refiere a la obligación del banco de
pagar el cheque si este es presentado dentro de los seis
meses siguientes a su fecha.
El protesto en el cheque es la anotación que hace el
banco librado, donde se estipula que el cheque fue
presentado en tiempo para su pago y no fue pagado
total o parcialmente. La omisión del protesto en el
cheque produce la caducidad de la acción
cambiaria, así se encuentra establecido en el
artículo 729 del código de comercio
El protesto es un acto mediante el cual se hace
constar formalmente la falta de pago o aceptación
total o parcial de un título-valor, como elemento
probatorio y a fin de evitar que caduquen las
acciones cambiarias de regreso que tiene derecho a
ejercer su último tenedor
La acción cambiaria contra los demás signatarios, caduca
por la simple falta de presentación o protesto oportuno.”
Entonces la caducidad de la acción cambiaria en el cheque
procede cuando:

•Cuando no ha sido presentado en tiempo para su pago.

•Si el librador tenía fondos suficientes y por causa no
imputable a él, no pudo pagarse.
•Cuando haya sido presentado en tiempo, pero no se haya
efectuado el protesto.
Por otro lado respecto a la prescripción de la acción
cambiaria del cheque esta prescribe:

1.La del último tenedor en seis meses, los cuales se

cuentan a partir de la presentación del cheque para
su pago
2.La de los endosantes y avalistas también es seis,
contados desde el día siguiente que paguen el
cheque.
LA ACCION CAMBlARIA

La Acción Cambiaria surge en el momento en que el

tenedor legítimo de un título valor no obtiene en
forma voluntaria el pago de los derechos allí
incorporados. Se espera que llegado el vencimiento,
el directamente obligado y a falta de este los demás
obligados cancelen voluntariamente los derechos
incorporados en el título. Sin embargo cuando esto
no sucede, puede el tenedor legítimo dirigirse ante
el órgano jurisdiccional competente para obtener
coactivamente el cumplimiento de los derechos.
PROCEDENCIA DE LA ACCION CAMBlARIA

Art 780 Código de Comercio

CLASES DE ACCIONES CAMBIARIAS

ACCION CAMBIARIA DIRECTA

ACCION CAMBIARIA DE REGRESO

· LETRA DE CAMBIO: Documento
negociable mediante el cual una persona
ordena a otra que pague a una tercera
persona cierta cantidad de dinero en un
lugar y tiempo determinado previamente.
La letra de cambio como todo título valor tiene
un tiempo de prescripción, prescripción que se
puede dar en tres momentos diferentes
dependiendo de cada situación.

Según el artículo 789 del código de comercio, la

acción cambiaria directa prescribe alos tres años
contador a partir de la fecha de vencimiento de la
letra.
QUIENES INTERVIENEN EN UNA LETRA DE CAMBIO

EL LIBRADO O GIRADO:

EL BENEFICIARIO O
TOMADOR:

EL LIBRADOR O GIRADOR:

EL FIADOR O AVALISTA
EL LIBRADO O GIRADO:

La persona a la que se da la orden de pago

(QUIEN DEBE PAGAR), es el destinatario de
la orden dada por el librador.

EL BENEFICIARIO O TOMADOR:
Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma
ordenada por el librador. Es necesario que en letra se
indique el nombre del beneficiario o tomador; en nuestro
derecho no es válida la Letra al Portador, es
imprescindible expresar el nombre de una persona como
beneficiaria.
El Librador o Girador:

La persona que ordena hacer el pago. En el Código de

Comercio se exige que la letra de cambio lleve su
firma.

El Fiador o Avalista:
La persona que garantiza el pago de la letra
El artículo 790 del código de comercio
establece que la acción cambiaria de
regreso del último tenedor prescribe en un
año contado desde la fecha del protesto, y si
fuera una letra sin protesto, el año de plazo se
cuenta desde la fecha de vencimiento de la
letra.
El artículo 791 del código de comercio
establece que la acción del obligado de
regreso contra los demás obligados
anteriormente, prescribe en 6 meses contados
desde el día en que se haya pagado la letra
voluntariamente o desde el día en que se da
demanda si ha sido necesaria.
Son tres situaciones diferentes con tres tiempos
de prescripción que se deben tener claras para
no perder la oportunidad de conseguir recuperar
el valor contenido en la letra respectiva.
Las reglas que rigen para la letra de cambio y la
generalidad de los instrumentos negociables en la
materia, se encuentran consagradas en los artículos 697
a 708 del Código de Comercio.
Tanto el cheque como la letra de cambio son títulos
valores de contenido crediticio, pero que tienen unas
características que los diferencian el uno del otro, son
diferencias entre el cheque y la letra de cambio:

Los cheques tienen una formalidad especial, es decir, que

solo pueden ser expedidos en formularios impresos de
cheques o chequeras como lo expresa el artículo 712
del código de comercio, mientras que la letra de cambio
no requiere de formularios especiales, esta puede ser
hecha en cualquier documento privado.
.
En cuanto al protesto, en el cheque este siempre es
obligatorio que se realice, mientras que en la letra de
cambio solo se debe hacer protesto cuando cualquier
tenedor o el creador de la letra hayan insertado la clausula
“con protesto”.
Por lo general el cheque se utiliza como una forma de
pagar, por ejemplo los empleadores expiden cheques para
pagarles el salario a los trabajadores, mientras que la letra
de cambio se da como garantía a un préstamo, por ejemplo:
Juan le presta a Esteban dos millones de pesos
($2.000.000) esteban firma una letra de cambio como
obligado directo para garantizarle el pago a Juan.
En el cheque el librador tiene que tener cuenta
corriente en el banco librado, mientras que en la letra de
cambio este requisito no existe. En el cheque el librado
siempre será un banco.
El cheque siempre es pagadero a la vista, según
lo establecido en el artículo 717 del código de
comercio, dicho artículo también dice que
cualquier a anotación en contrario se tendrá por
no escrita, mientras que la letra de cambio tiene
varias formas de vencimiento, es decir, que el
vencimiento de una letra puede ser a la vista, a un
día cierto sea determinado o no, con vencimientos
ciertos sucesivos y a un día cierto después de la
fecha o de la vista.
Por último en la letra de cambio se pueden
estipular intereses, mientras que el cheque no es
susceptible de clausulas que los estipulen
· COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE
CRÉDITO:-
Llamada también dinero plástico es un medio de pago
muy difundido actualmente se adquiere mediante
contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un
establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por
la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en
establecimientos comerciales afiliados al sistema de
crédito; se puede diferir el pago, es un documento de
mucha aceptación.
· PAGARE: Titulo valor por el cual una
persona denominado suscriptor se
compromete a pagar una suma de dinero en
una fecha determinada a otra persona, que se
llama beneficiario, este documento es utilizado
por empresas de financiamiento comercial,
para captación de dinero, en su
diligenciamiento se utiliza formatos
preimpresos en papel de seguridad, es de
circulación privada y utilizado por las entidades
de crédito . ART. 709 COD.CIO
· LIBRANZA: Documento comercial
utilizado regularmente, por cooperativas o
empresas en las cuales labora el
beneficiario de un préstamo o crédito,
mediante la libranza el deudor autoriza a su
patrono la deducción de cuotas periódicas
de su salario, honorarios o participaciones a
que tiene derecho, para la cancelación de
su obligación crediticia.