Project Management Introduccin

(Nivel 1)
CURSOS DE PROJECT MANAGEMENT - INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS COD223 CLASE I

DIRECTOR: Carlos Tomasino Equipo de Profesores: Laura E. Lukasik Diego De Santis Pablo Argentini Grecco

Agenda
Presentacin General II. Revisar los Objetivos, Dinmica de Trabajo y Contenido (Programa) III. Desarrollar los Conocimientos previstos para el
I.

Primer Encuentro:

Project Management Framework: Marco de Trabajo en Direccin de Proyectos

Objetivos y Dinmica de Trabajo

Proporcionar los conocimientos bsicos y

principios claves asociados a la direccin de proyectos.

Suministrar los medios necesarios para interpretar

y aplicar las principales tcnicas y herramientas para la direccin de proyectos en el da a da de las organizaciones.

Programa de Trabajo

I- Marco de Trabajo en Direccin de Proyectos Project Management Framework

PRIMER ENCUENTRO

Contexto y Tendencias: Estndares Metodolgicos Internacionales Qu esta ocurriendo a nuestro alrededor? Los desafos de hoy. Dnde se Cambio acelerado e incertidumbre originan los Aplicacin de la lgica y los Globalizacin, rpida competencia y cambios tecnolgicos Beneficios? mtodos acorde a las Presiones econmicas necesidades de la organizacin Ms trabajo en menos tiempo con menos recursos Reutilizacin por menos costo Ms valor Mejoraccesibilidad y ciclos de vida de producto reducidos Mayor control sobre cambios Facilita trabajar en forma coordinada Aun desde lugares distantes (Lenguaje comn, integracin compleja Recursos escasos, con dominio de estndares) Mayor calidad de productos y serviciosconocimiento Necesidad de procesos de transferencia de
Mayor calidad en la toma de decisiones Establece una base de conocimiento

Contexto y Tendencias: Estndares Metodolgicos Internacionales Qu Implica?

La aplicacin de conocimientos, habilidades,

herramientas y tcnicas al da a da de los proyectos, a los efectos de satisfacer sus requerimientos Equilibrar la demanda entre:
Alcance, calidad, riesgo, tiempo, costo y satisfaccin al cliente. Distintas necesidades, expectativas y prioridades de las diferentes partes interesadas (stakeholders) en el proyecto Requerimientos identificados y requerimientos no identificados
Ri es go

e nc ca Al

po Tie m

Proyec to Calidad

Satisfaccin al Cliente

o st Co

Gestin de Proyectos
En lneas generales la Gestin de Proyectos es el conjunto de procesos por los cuales los proyectos son definidos e iniciados, controlado en su desarrollo y llevado a su conclusin en forma exitosa.

CARACTERISTICAS

Debe estar en lnea con el plan estratgico de la compaa Es MEDIBLE, PREDECIBLE y REPETIBLE procesos en un proyecto, Cuando hablamos de Es medible (Criterios de xito del Es una disciplina y una profesin que aplica conocimientos, tenemos que distinguir lo siguiente: proyecto) habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades del Por qu razones? Procesos de la direccin de de los proyecto para alcanzar las necesidades y expectativas Proyecto Qu sucede si no lo es? stakeholders Describen, organizan y completan el trabajo del Ayuda a las compaas a ser ms eficientes, rentables y Es predecible proyecto Quin est preocupado por productivas. Procesos orientados al producto esto especialmente? Reduce costos, disminuye riesgos y tiempos. Especifican y crean el producto Es un proceso disciplinado y proactivo de funciones que sedel proyecto Es repetible (Metodologa de planifican, monitorean y controlan acuerdo al ciclo de vida Implementacin) Se definen de Cmo se logra tener una Es una ventaja competitiva

Es visible y pblica Por qu razones? Qu sucede si no lo es?

Varan segn el rea de aplicacin

Metodologa? Qu ventajas tiene tener una Metodologa?

Principales Definiciones:
PROYECTOS
Mirada Tcnica Mirada de Negocios Es la forma en que cambian las organizaciones para ser ms competitivas

Mirada Conceptual Es un conjunto de actividades orientadas a crear un producto o servicio nicos; realizadas en un perodo definido es no ? o u Q yect Pro

Diferencias entre:

Caractersticas

Qu lo hace Proyecto ?

Proyecto Vs Operaciones
Organizado por Actividades Qu fases (ciclo de vida) repetitivas

es un Proyecto Exitoso?

Cuando se cumpli con el alcance, calidad y presupuesto en el tiempo pedido Migracin Cuando se desarrollaron / produjeron los elementos que cubran los de versin Resolver incidentes y ERP ; Desarrollo de dar requerimientos soporte tcnico; aplicacin xyz Registracin de asientos Cuando todos los recursos fueron involucrados en tiempo y forma contables
Crear un producto o servicio UNICO Aseguran la continuidad y el buen desempeo

Cuando se cumplieron las condiciones de satisfaccin

Ejemplos de Proyectos
Construccin de un edificio. Remodelacin de una sucursal. Organizacin de un evento. Implementacin de un sistema informtico

Es un esfuerzo

temporal,
ejecutado para lograr un producto, servicio o

resultado nico

para algn rea de la organizacin. Implementacin de un Programa de Capacitacin en base a los objetivos estratgicos de la organizacin. Implementacin de una nueva tecnologa para productividad personal en una organizacin: cambio de sistema operativo informtico, instalacin de un sistema de correo de voz, instalacin de una herramienta de mensajera instantnea, etc.

Principales Definiciones:
PROGRAMA Y PORTFOLIO
Plan Estratgico La diferencia entre dirigir un Programa y un Portafolio, radica principalmente en la visin: en el Portfolio el foco es la maximizacin del valor Conjunto ocupndose principalmente de evaluar la incorporacin y continuidad de proyectos y/o programas, los recursos a ser asignados, el riesgo a ser tolerado por la organizacin, y el balance de beneficios esperados de la coleccin.

Estructura de Portafolio

Portafolio j
Proyec to y

Progra ma w

Progra ma w

Proyec to y

Proyec to a Proyec to a

Proyect o z

Resultados

La diferencia entre dirigir un Proyecto y un Programa, es principalmente el modelo de coordinacin y de centralizacin.

Principales Definiciones:
CICLO DE VIDA I -Ciclo de Vida de un Proyecto
Nivel de costos y staffing
Terminaciones de fase Kill points

Fases

Constituido por mnimo 3 fases

intermed Fase final Tr Diferen ias an Cada fase est compuesta (una o te sic por uno o ms entregables ms) i Fase inicial

Es el conjunto de FASES definidas para facilitar la gestin de un proyecto hasta su finalizacin;

Estas Fases se caracterizan por la conclusin y aprobacin II- Ciclomas entregables, de de Vida del uno o Producto/Servicio o medibles y verificables.

Entregables

Entregables

Entregables

Inicio

Tiempo
Marca el inicio y fin del proyecto

Fin

Resultado
Es un concepto asociado a las tcnicas de la mercadotecnia y marketing. Se ocupa de los diferentes estados que va a Introduc Crecimie Madur Decliv atravesar un producto a lo e cin nto ez largo de su existencia.

Notas: La metodologa de Project Management se aplica a lo largo del ciclo de vida. Existen diferentes tipos de ciclo de vida dependiendo de la industria.

Roles y Actores en la Direccin de Proyectos

Sponsor Coordina dor de Portafolio y Programa s Responsa ble de Proyecto y/o Programa Coordina dor de Proyecto

Los proyectos son parte de una organizacin que los incluye. .La madurez de dicha organizacin tendr influencia sobre el mismo

Stakeholders Partes Interesadas

Algunos conceptos
Responsabilidad Obligacin
en la que incurren los individuos en sus roles en la organizacin formal a fin de realizar sus asignaciones efectivamente
Ejemplo: Reportar el avance a los stakeholders del proyecto semanalmente Ejemplo: Cambiar los miembros del equipo, cuando no se estn alcanzando los objetivos del proyecto debido a su participacin Ejemplo: Gerente de Finanzas Vs Integrador

Autoridad

Poder dado a los individuos (posiblemente por su posicin) para que puedan tomar decisiones finales por otros

Miembro de Equipo

Diferencia entre Puesto de Trabajo Vs Rol

os Otr res o A ct

( Externos al Proyecto, Incluso a la organizacin

Roles y Actores STAKEHOLDERS

Terceros/ Subcontratistas

Clientes Internos
Miembros del Directorio

Clientes Externos

Son personas y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses

Responsable de Proyecto Colegas

Gerentes Funcionales Equipo de

Jefe

pueden ser afectados positiva o negativamente tanto por el resultado de la

ejecucin del proyecto como por la terminacin exitosa del mismo.

Proveedores y

Alto

Proyecto Identificar a la TOTALIDAD Determinar TODOS sus requerimientos Los principales Determinar sus expectativas (diferencias stakeholders en cada Influencia de de objetivos generan conflictos) los pueden ser: Manejar su influencia en proyecto a los relacin de Proyecto Stakeholders Responsable requerimientos Coordinador / Lder de proyecto Costo de Clientes / Socios; Miembros del Mantener Comunicados los

Cambios
Bajo
Inicio Tiempo del Proyecto Fin

Equipo/ Sponsor Proveedores, Gobierno ONGs, etc..

Roles y Actores en la Direccin de Proyectos

Sponsor

Stakeholders Partes Interesadas

Portfolio Portfolio Manager / Manager / PMO Gerente Gerente de de Proyecto Proyecto (PM) (PM)

Proveer los fondos, aprobar el proyecto y los cambios. Velar por la alineacin del proyecto con la Es el responsable de priorizar los Proyectos de estartegia , objetivos de negocio por la acuerdo a los criterios definidos y necesidades de mercado a los Coordinadores de Proyecto Provee organizacin; custodiar la utilizacin eficiente de

Miembro de Equipo

el apoyo en la aplicacin efectiva el los recursos en su conjunto, mantenerde riesgo prcticas y metodologas. dentro de los niveles tolerables , comunicar las decisiones de portafolio, del Programa y/o de los Provee a los Responsables de los Proyectos e Es el Responsable ejecutivo lograr las aprobaciones informacin crtica para la incorporacin correspondientes para facilitar la toma de deyque se Proyectos incluidos en el; Es el responsable decisiones y entregar resultados. cancelacinobjetivos , en los tiempos y costos cumplan los de proyectos. Algunos de sus objetivos son: estipulados. Proveer servicios de definicin de metodologas y Administracin estndares Control del Soporte Asesora a proyectos Portfolio Coordinacin Capacitacin Seleccin de proyectos Evoluciona Control y monitoreo de proyectos y Comunica Entrenamiento Coordinacin entre proyectos Metodologa

os Otr res o A ct

( Externos al Proyecto, Incluso a

Roles y Actores en la Direccin de Proyectos

Sponsor

Planear: Determinar los compromisos de tiempo, costo y recursos necesarios para completar el trabajo. Incluye tambin formacin de equipos, desarrollo de calendarios y presupuesto de RRHH Controlar: Se enfoca en la implementacin del plan establecido al inicio del proyecto y continuamente monitorea y evala el progreso del proyecto en relacin al tiempo, costo y desempeo requeridos. Tambin incluye la retroalimentacin y evaluacin formal o informal de los recursos humanos del proyecto Liderar: Estableciendo la visin que une la planeacin y organizacin

Stakeholders Partes Interesadas

Portfolio Manager / PMO

Gerente Gerente de de Proyecto Proyecto (PM) (PM)

Miembro Miembro de de Equipo Equipo

Ejecuta el plan de trabajoyde acuerdo al tipo mezcla de activos humanos, fsicos financieros. Incluye de proyecto tambin la contratacin del equipo y el desarrollo del equipo

Organizar: Lograr el trabajo en conjunto coordinando la

os Otr res o A ct

( Externos al Proyecto, Incluso a

Agenda del Gerente de Proyecto

EN EL MES

Actualizar y clasificar la documentacin del proyecto. Presentacin a Patrocinadores / Equipo Extendido. Calcular Earned Value Management (EVM). Monitorear nuevas habilidades requeridas para el proyecto.

Para esta Semana

En estos das (AYER y HOY!!)

Consolidar Reporte de Horas y Reporte de Estado individuales Reporte de Gastos (si el proyecto contempla esto). Confirmar comienzos y finalizaciones de tareas. Recibir estado de los entregables y hacer reporte de avance de los entregables. Mantener a todos informados. Pointers a reuniones futuras para solucionar issues. Recalcular el calendario del proyecto. Incluir issues ms importantes en reporte a patrocinadores. Actualizar y monitorear factores de riesgo del proyecto.

Qu es lo que requiere intervencin inmediata? Qu est interfiriendo con el trabajo de los miembros del equipo? Qu puedo delegar? Cul es le mejor uso de mi tiempo hoy? Qu es importante y qu es urgente? Cmo puedo ayudar a cada uno de los miembros del equipo? Qu decisiones deben tomarse hoy? Qu tipo de problemas est encontrando el equipo? Cmo se ve el proyecto desde la perspectiva del usuario?

Distintos Tipos de Organizaciones

FUNCIONAL
DG DF DV DO

PROYECTIZADA
DG

MATRICIAL
DG

...

PM1

PM2

PM3

...
PM1 PM2 PM3 PM4

DF
1 2 2 3 1 4 1 3 2 1 4

DV

DO
2 1 1 2 2 1 4 4

...

...

...

...

...

...

4 3

Director General Director de Finanzas Director de Ventas Director de Operaciones ...

Director General Director General Project Manager 1 Project Manager 2 Project Manager 3 ... Directores de Area Project Managers Recursos Asignados a Proyectos ...

El Rol del PM en segn el Tipo de Organizacin

Tipo Organizacin Caracterstica Proyecto

Matricial Funcional Dbil Poca o ninguna Balanceada Poca a Moderada Fuerte Moderada a Alta Por Proyecto

Autoridad del Gerente de Proyecto % asignacin del Personal de la Organizacin al Proyecto Rol del Gerente de Proyecto Ttulo para el rol de Gerente de Proyecto Staff administrativo (Back Office del Proyecto)

Limitada

Alta a Total

Virtualment e ninguna 0 25 % 15 60 % 50 95 % 85 100 %

Part-time Project Coordinator/ Project Lider Part time

Part-time Project Coordinat or/ Project Lider Part time

Full-time Project Manager/ Project Officer Part time

Full-time Project Manager/ Program Manager Full time

Full-time Project Manager/ Program Manager Full time

Organizacin FUNCIONAL
Jerrquica, donde cada

Coordinacin del Proyecto

empleado tiene un claro superior. El staff esta agrupado por especialidad tales como produccin, marketing, ingeniera y contabilidad. Un entregable del proyecto es finalizado independientemente de cada departamento.

Organizacin FUNCIONAL Evaluacin

Ventajas
Los miembros del equipo

Desventajas
Los miembros del equipo

reportan a un nico manager Los recursos estn centralizados con actividades similares ( grupos por especialidades) Existe clara definicin de planes de carreras dentro de las especializaciones

ponen mayor nfasis en sus actividades funcionales en detrimento del proyecto. No hay planes de carreras especficos en Project Managment Los Project Manager tienen poco o ninguna autoridad

Organizacin PROYECTIZADA
El Proyecto es una
Coordinacin del Proyecto

Organizacin en la Compaa, como si fueran mini compaas

Organizacin PROYECTIZADA Evaluacin

Ventajas
Miembros del Equipo con

Desventajas
No hay retorno a casa

mayor lealtad al proyecto Organizacin eficiente del trabajo en los proyectos Menores problemas de comunicacin entre el equipo ( efectividad de las comunicaciones)

(rea funcional) al finalizar el proyecto Falta de profesionalismo en determinadas disciplinas Menor eficiencia en el uso de los recursos

Organizacin MATRICIAL
Mantiene las lneas verticales

Coordinacin del Proyecto

de la funcional en el nivel de autoridad, mientras establece una estructura horizontal para interactuar con las unidades funcionales que soportan el proyecto El PM ya es cross a las reas funcionales, y se hace ms fuerte a medida que tiene mayor % de asignacin de recursos y la estructura de Project Management se fortalece. Cuanto ms fuerte el formato matricial ms clara es el rea de Proyectos

Organizacin MATRICIAL Evaluacin

Ventajas
Los proyectos se transforman en

Desventajas
Los miembros de los Equipos de

algo estndar en la organizacin y dejan de ser una excepcin. Fomenta la promocin de equipos multidisciplinarios. Flexibilidad de elegir recursos ms idneos para el proyecto. Fomenta la proactividad en Administracin de Proyectos cuando se implementa un proyecto con proveedores externos. Crea una trayectoria de carrera de Administracin de Proyectos definida y reconocida dentro de la organizacin.

Proyecto tienen dos jefes durante el proyecto. Existe un proceso de negociacin entre el Gerente de Proyecto y los Directores de rea para la asignacin de recursos al proyecto. Debe existir ante cada proyecto un proceso de Construccin de Equipos, sin el cual el proyecto no puede comenzar. Potenciales conflictos de Prioridades

REVISION DE CONCEPTOS

1. CUAL DE LOS SIGUIENTES ESFUERZOS , NO CONSTITUYE UN PROYECTO?

CONCEPTOS: PROYECTOS

a. Construir un puente b. Desarrollar un nuevo modelo de avin c. Fabricar un avin d. Emisin de plizas en una Empresa de

Seguro

CONCEPTOS : PROYECTO

2. TODAS LAS SIGUIENTES SON CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS, EXCEPTO:

a. Temporalidad b. Inicio y Fin definidos c. Actividades Interrelacionadas d. Repetitividad todos los meses

TIPOS DE ORGANIZACIN: EL EQUIPO

3. EN LAS ORGANIZACIONES PROYECTIZADAS, EL EQUIPO DE PROYECTO:

a. Reporta a varios jefes b. No tiene la lealtad requerida para el xito

del proyecto
c. Reporta a un Funcional Manager( Gerente

de Area)
d. No siempre tiene un puesto de trabajo al

cual volver finalizado el proyecto (regreso a Casa)

TIPOS DE ORGANIZACIN: LA COMUNICACION

4. SOS EL NUEVO GERENTE DE PROYECTOS DE UNA IMPORTANTE FIRMA CON ORGANIZACIN MATRICIAL, TUS EXPECTATIVAS SON QUE LAS COMUNICACIONES:
a. Sean simples b. Abiertas y precisas c. Complejas

TIPOS DE ORGANIZACIN: LA COMUNICACION

5. TODAS LAS SIGUIENTES SON ESFUERZOS REFERIDOS AL GERENCIAMIENTO DE LAS RELACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS (STAKEHOLDERS), DEL PROYECTO EXCEPTO:
a. Generar extras en el proyecto para satisfacer a las

partes interesadas
b. Identificar a las partes interesadas c. Determinar las necesidades de las partes

interesadas
d. Gerenciar las expectativas de las partes

interesadas

CICLO DE VIDA DE PROYECTO VS CICLO DE VIDA DE PRODUCTO

6. LA DIFERENCIA ENTRE CICLO DE VIDA DE PROYECTO y CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO, RADICA EN QUE EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:
a. No Incorpora ninguna metodologa b. Es diferente para cada industria c. Puede servir para reaplicar en muchos

proyectos
d. Describe las actividades de

Gerenciamiento de Proyectos

7. SOS EL NUEVO GERENTE DE UN PROYECTO DE SISTEMAS, QUE ACTIVIDADES NO INCLUIRIAS EN EL PROYECTO ?

CONCEPTOS: PROYECTOS

a. Desarrollo b. Capacitacin a usuarios c. Implementacin d. Mantenimiento

TIPOS DE ORGANIZACIN: EL PODER DEL PM

8. QUIEN TIENE MAS PODER EN UNA ORGANIZACIN PROYECTIZADA?

a. El Project Manager ( Gerente de

Proyectos)
b. EL Funcional Manager ( Gerente de

rea)
c. El Equipo de Trabajo d. Todos comparten el poder

Adelanto de la Prxima CLASE

II- Modelo Operativo para la Direccin de Proyectos: Mejores Prcticas para el desarrollo de proyectos Project Management Processes
SEGUNDO ENCUENTRO

Gerenciamiento de Proyectos: Procesos

Inicio
Acta de Inicio de Proyecto (Project Charter) / Alcance Preliminar Plan de Proyecto Alcance / EDT (WBS) Estimaciones / Presupuestos Tiempos y Agenda Anlisis de Riesgos

Planificacin

Control
Aprobacin/Rechazo de Controles de Cambio y medidas correctivas y preventivas Actualizaciones a planes Aprobacin de entregables Reportes de performance

Ejecucin
Entregables Solicitudes de cambios Implementacin de medidas correctivas y preventivas Datos de performance

Cierre
Cierre Administrativo Cierre de Contratos

AREAS DE CONOCIMIENTO
Portafolio Programas
Inicio Planificacin Ejecucin

Grupo de Procesos
Control Cierre

Proyectos

Gestin del Alcance

Gestin de Costos Gestin de Riesgos Gestin de Personas Gestin de Calidad Gestin de las Comunicaciones Gestin de Adquisiciones Integracin

Actividades y Herramientas

Resultados

reas de Conocimiento

Gestin del Tiempo

Back up

Lgica del Programa de Trabajo

FRAMEWORK y ROLES

PROCESOS INICIO PLANIFICACION

EJECUCION

MONITOREO

CIERRE