Sistema de Control de Costos

Definicin AACE:
La aplicacin de procedimientos para limitar los costos del proyecto a slo los autorizados, para enfocar los esfuerzos de control a donde son ms efectivos y para lograr un mximo control a un mnimo costo.

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Objetivos:
Los objetivos bsicos de cualquier proyecto son el tiempo, el costo y la calidad Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo administrativo, una estructura organizacional adecuada y una adecuada actitud.

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Elementos de Control
No se requiere accin correctiva. Proceder Si se requiere accin correctiva. Proceder Est dentro de objetivos Cambia objetivos Accin Correctiva recomendada Si esta fuera de objetivos

Establecer Objetivos

Implementacin

Comparar resultados con objetivos

No realizarla 7/13/2011

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El diagrama anterior sirve para:
Establecer Objetivos Evaluar el desempeo a la fecha Evaluar futuros resultados Tomar acciones correctivas

Adecuada y rpida respuesta

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El control de costos esta en todas las fases del proyecto:

Diseo conceptual Ingeniera de Detalle Procuracin Construccin Subcontracin

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Resistencia al Control:
  

 

Si el dueo interfiere mucho saldr ms caro. Eso es muy caro (sin haberlo revisado). Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el negocio.. No tenemos tiempo para andar experimentando. Eso no le va a gustar al jefe.

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Estructura Organizacional
Todos son responsables del costo

Factores Humanos
Resistencia al cambio

Comunicacin
Rpida retroalimentacin.

Ignorar el costo
Consecuenca de las decisiones...

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CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO  Balance entre los tres. Quien controla los costos?
El cliente La administracin El equipo de proyecto El ingeniero de costos Los diseadores Los contratistas

.
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Implementacin
Componentes de un buen sistema:  Procedimientos adecuados  Actitud  Contabilidad  Un buen Proyecto base  Identificacin de Problemas a Tiempo  Acciones Correctivas a tiempo

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El control de Costos ser ejercitado durante las etapas:
       

Propuesta Diseo Procuracin Contratacin Construccin Arranque Finiquito Pagos

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Propuesta:


Estudios de Ingeniera para el diseo ptimo. Definicin de parmetros de costos. Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa.

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DISEO  Prdida del alcance...  Autorizar solo cambio en el alcance que mejoran costo, tiempo y calidad...  Comparar presupuesto con estimado definitivo  Costo de ciclo de vida

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La Etapa de Procuracin:
En el caso de un proyecto industrial es una parte importante del costo Factores a considerar:  Lista de vendedores y distribuidores autorizados  Requisiciones completas  Mnimo de participantes  Tipo de contrato  Proximidad del proponente


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Calidad Estandarizacin Especificaciones Evaluacin de propuestas Tiempo de entrega Acuerdos escritos Seleccin del ganador Extras Programa de pagos

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Contratacin
    

Relacionado con los contratistas de la obra Parmetros similares a la procuracin Evaluacin de propuestas Forma de contratacin Especificar en contrato: procedimientos de control, frecuencia, detalle y alcance de reportes, trabajos extras, documentacin, procedimientos de inspeccin y aprobacin.

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Usar sistema de costos del dueo o sistema del contructor

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Construccin
Avance diario Tipo de contrato Monitorear: requerimientos de mano de obra, productividad, supervisin, avance actual, costos actuales y comprometidos. Costos directos e indirectos

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Arranque
Tipo de contrato Dos etapas: precomisionamiento y arranque. Capacitacin al personal del dueo. Monitoreo durante la operacin.

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Coordinacin
Diferentes centros de costos Sistema de Comunicacin


Intranet/extranet

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Control Financiero
Presupuesto y costos se refieren a los gastos esperados en el futuro Control de costos agrega costos ocurridos Pronstico de costos tiene que ver con todo lo anterior Control financiero tiene que ver con el trabajo realizado y dos categorias de costos: comprometidos y flujos de efectivo.

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Costos Comprometidos:

Valor de ordenes de compras y contratos acordados o fondos colocados que ya no estarn disponibles para otros propsitos. Projecto que cumple o no con programa


Trabajo ejecutado:
Valor de todo el trabajo ejecutado al trmino de un perido... Se haya o no pagado..

Flujo de efectivo:
Flujo de fondos actuales:
  

Cuando se requerirn fondos para hacer pagos Cuando se recibirn pagos Cuando los fondos se mantendrn en reserva para hacer pagos o para ser invertidos Cuando se usarn reservas internas o sera hecho un prestamo
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Control de trabajo extra

Cambios o modificaciones al alcance. Considerar:
     

Contratos claros y concisos Acuerdos por escrito Procedimientos de control claros y precisos Alcance bien definido y entendible Buena documentacin etc...

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Los doce mandamientos del control de costos
  

  

Adherirse al presupuesto y programa Controlar costos futuros en la etapa de diseo Revisar todas las requisiciones de compras y ordenes de compra Revisar los paquetes de concurso de construccin Estimar el costo para terminar. No usar aritmtica Que el equipo del proyecto participe en estimar el costo para terminar

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Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre la base de pagos ocurridos Identificar y reportar prontamente los problemas Comparar la cantidad de cambios con el contrato principal Comparar los costos indirectos con el trabajo actualmente desarrollado Ver el estatus de las contingencias Estar por encima de los costos todo el tiempo

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Control de Costos
Control de compras de equipo.


Proceso de procuracin durante la etapa de diseo. Algunos equipos requiere de un plazo muy largo para ser enviados y deben de ser cotizados antes del diseo definitivo. Debe de hacerse un estimado previo para tener una base de seleccin del equipo. Recomendado manejarse con estimados calculados por el propietario (in-house).

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Control de Costos

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Control de Costos.
Tabulacin de Propuestas
 

 

Seleccin de Proveedores o fabricantes Comparacin sobre la misma base (enviados al sitio, instalacin, etc) Detectar excesos en el costo... (ej: 10%) Investigar y posibles acciones correctivas.

Tendecias inflacionarias

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Control de Costos
Control de Materiales Voluminosos


Se consideran dentro de estos:

Concreto, varillas y cimbra Cableado elctrico, conduits Instrumentacin Acero Estructural, escaleras y plataformas Pinturas y selladores Aislamientos Tuberas

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Control de Costos

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Control de Costos


Cantidades de Materiales
60 a 75% del diseo terminado

Costos Unitarios
Provenientes de contratistas Fletes

Escalatorias
Precio base

Revisin final al 95% del diseo

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Control de Costos
Control de materiales
  

Cantidades Tiempos de envi Almacenamiento en la obra

Considerarse:
    

Sistema de control y de registro Experiencia en el control Revisin periodica de los procedimientos Holguras en las cantidades de materiales Comparar cantidades....

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Control de Costos
Control de Cambios


Si los cambios no son identificados y estimados a tiempo, y de manera eficiente, el proyecto estar fuera de control desde el punto de vista de los costos Considerarse en contingencias

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Control de Costos
Autorizacin de Cambios:
   

Incluirse en presupuesto Modificaciones en programa Reflejar el alcance Forma de Contratacin: P. Alzado, PU. Y Administracin

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Control de Costos
Contenido
       

Nmero y fecha Titulo y descripcin Breve justificacin Originen Categoria Impacto en programa Estimado de costos Aprobacin

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Control de Costos durante la Construccin

 

Importante para el dueo en contratos por administracin... Constructoras

Reportes de costos y control de estimaciones

Conceptos a controlarse:
Mano de obra directa Materiales Subcontratistas Indirecto de campo

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Control de Costos
Los primeros tres pasos:
  

Cdigo de cuentas Revisin de presupuesto Procedimientos para medir y determinar el % completado

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Control de Costos
Cdigo de Cuentas:
Control de costos Control contable Codigo que incluya:
    

rea fsica de trabajo elemento del costo : material, mano de obra, etc... Subdividir el elemento del trabajo... Otros elementos para control... Etc...

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Control de Costos
Revisin del Presupuesto


Obtener un estimado en base al diseo definitivo. El nuevo estimado ser la base para:
Requerimiento de Mano de Obra Productividad laboral Pronosticos de costos Programa de obra Clculo de % completado

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Control de Costos
Clculo del Porcentaje Completado


Procesos para medir avance La Figura 1 muestra una grfica tpica de avance de la construccin

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Control de Costos
Mtodos para calcular el % completado o de avance:


Ej: Si el concreto representa el 11% del total del proyecto y se ha avanzado un 70% del concreto, entonces la contribucin al avance total del proyecto es el 70% del 11% o sea el 7.7% Un aspecto crtico es la base para determinar el avance fsico

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Control de Costos


El 11% es usualmente determinado en base a avance fsico (Ej: ejemplo se van a colar 100 m3 y se han colado 70, entonces el avance es el 70%) Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a elementos con las mismas caractersticas.... O en su caso habra que subdividir y ponderar la actividad... Tabla 1 describe el proceso de determinacin del % completado del proyecto...

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Control de Costos

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Control de Costos
Bases para la ponderacin:


Base para la ponderacin son las horas hombre... Desventajas de usar horas-hombre

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Control de Costos
Materiales
Condicin ideal. Materiales lleguen a la obra cuando se necesiten y se depositen cerca del punto de ejecucin del trabajo... Usualmente se controlan en almacen de obra Control de almacen. Inventarios. Reducir sobrepedidos...

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Costo Indirecto de Campo

Construcciones temporales y Consumibles. Herramientas de Construccin. Supervisin. Sistema paralelo al sistema de costos directos

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Construccin Temporales y Consumibles

Anlisis en presupuesto.
 

Renta de instalaciones (Ej: casetas) Personal en almacenes

Control de costos y cantidades.



Base presupuestal

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Herramientas de Construccin:
Herramientas menores Mantenimiento de maquinara Consumos de la mquinas Vehculos de obra

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Mano de Obra Indirecta:
Organizacin de Campo Cantidades de personal Salarios de personal

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Control de Costos
Cambios en alcance
  

Duracin de la Obra Volumenes de Obra Ajustes de Costos

Retrabajo
 

Errores de campo o de ingeniera Tiempos

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