CONTRATACIN PUBLICA POR MEDIOS ELECTRNICOS Y EL SECOP

Claudia Patricia Barrantes Venegas Abogada Arbitro de la CCB claudiabarrantes@cable.net.co

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Dra. Claudia Patricia Barrantes Venegas (Derechos Reservados)

Antecedentes Normativos: (i) Ley 527 de 1999, (ii) Directiva Presidencial No. 2 de 2000 Agenda de Conectividad, (iii) Directiva Presidencial No. 10 de 2002 Programa de Renovacin de la Administracin pblica, (iv) Directiva No. 12 de 2002 Lucha contra la corrupcin en la contratacin estatal, (v) Decreto 2170 de 2002, y (vi) Ley 962 de 2005. Normas del SECOP: Ley 1150 de 2007, art. 3 y

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Ley 527 de 1999: (i) Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos (arts. 2 Lit. a), arts. 6 al 13, arts. 25) (ii) Firmas Digitales, Certificados Digitales (arts. 28 a 44) (iii) Comercio electrnico en materia de transporte de mercancas (art. 26 a 27)

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Atributos jurdicos de la firma digital (art. 28) Cuando la firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido de la misma.; El uso de la firma digital tendr la misma fuerza y efectos que la firma manuscrita.

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Equivalencia funcional del mensaje de datos: (i) Escrito (art. 6), (ii) Firma (art. 7), (iii) Original (art. 8). Fuerza probatoria del mensaje de datos (arts. 10 y 11) Conservacin del mensaje de datos (art. 12)

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Documento CONPES 3249 de 2003:
Establece la poltica de contratacin para un Estado Gerencial e incluye la recomendacin para la creacin de un sistema electrnico que permita hacer seguimiento a todas las etapas del proceso de contratacin, desde la formacin del contrato y seleccin del proponente hasta la ejecucin del mismo. Igualmente, recomienda que la implementacin del Sistema se lleve a cabo en dos fases: FASE 1. FASE INFORMATIVA: que se est desarrollando a travs del P ortal nico de Contratacin y consiste en la divulgacin de la informacin de p rocesos contractuales, y FASE 2. FASE TRANSACCIONAL: que corresponde a la posibilidad de llevar a cabo la gestin pblica contractual a travs de medios electrnicos y se al canzar una vez se termine de disear e implementar el Sistema Electrni co para la Contratacin Pblica SECOP.

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Ley 1150 de 2007:
Artculo 3. De la contratacin pblica electrnica. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciacin de las actuaciones, la expedicin de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrn tener lugar por medios electrnicos. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actos, podrn utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirn con las obligaciones de publicidad del proceso contractual sern sealados por el Gobierno Nacional. Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollar el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica, Secop, el cual: a) Dispondr de las funcionalidades tecnolgicas para realizar procesos de contratacin electrnicos bajo los mtodos de seleccin sealados en el artculo 2 de la presente ley segn lo defina el reglamento;

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b) Servir de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades estatales y la ciudadana; c) Contar con la informacin oficial de la contratacin realizada con dineros pblicos, para lo cual establecer los patrones a que haya lugar y se encargar de su difusin a travs de canales electrnicos y; d) Integrar el Registro Unico Empresarial de las Cmaras de Comercio, el Diario Unico de Contratacin Estatal y los dems sistemas que involucren la gestin contractual pblica. As mismo, se articular con el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que este pierda su autonoma para el ejercicio del control fiscal a la contrataci Pargrafo 1. En ningn caso la administracin del Secop supondr la creacin de una nueva entidad. El Secop ser administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonoma que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contralora General de la Repblica. .

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Pargrafo 2. En el marco de lo dispuesto en los artculos 59, 60, 61 y 62 de la Ley 190 de 1995 los recursos que se generen por el pago de los derechos de publicacin de los contratos se destinarn en un diez por ciento (10%) a la operacin del Sistema de que trata el presente artculo.

Decreto 2474 de 2008:

Artculo 8. Publicidad del procedimiento en el Secop. La entidad contratante ser responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artculo se har en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (Secop) a travs del Portal nico de Contratacin, cuyo sitio web ser indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarn, entre otros, los siguientes documentos e informacin, segn corresponda a cada modalidad de seleccin:

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1. El aviso de la convocatoria pblica, incluido el de convocatoria para la presentacin de manifestaciones de inters cuando se trate de la aplicacin de los procedimientos de precalificacin para el concurso de mritos. 2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicacin del lugar fsico o electrnico en que se podrn consultar los estudios y documentos previos. 3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. 4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de mritos. 5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de seleccin, para el cual no ser necesaria ninguna otra publicacin. 6. La invitacin a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de mritos.

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7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envo de informacin a la Cmara de Comercio para la licitacin pblica. 8. El acta de la audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de seleccin y las respuestas a las mismas. 9. El acta de la audiencia de revisin de la asignacin de riesgos previsibles. 10. El acto administrativo de suspensin del proceso. 11. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. 12. Las adendas a los pliegos de condiciones. 13. El informe de evaluacin a que se refiere el numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, as como el de evaluacin del concurso de meritos a que se refiere el artculo 69 del presente decreto. 14. El informe de verificacin de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la seleccin abreviada de bienes y servicios de

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caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin; y la que corresponde en la conformacin dinmica de la oferta a la que se refiere en artculo 14 del presente decreto. 15. El acto administrativo de adjudicacin del contrato. En los casos de licitacin pblica, tambin el acta de la audiencia pblica de adjudicacin. 16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de seleccin. 17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a esta. 18. El acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral. Las entidades pblicas que no cuenten con los recursos tecnolgicos que provean una adecuada conectividad para el uso del Secop, debern reportar esta situacin al Ministerio de Comunicaciones. El reporte

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8. El acta de la audiencia pblica realizada para la conformacin dinmica de la oferta a que se refiere el artculo 5 del presente decreto, se publicar por un trmino de cinco (5) das contados a partir del mismo da en que se suscriba. 9. El acta de la audiencia pblica a que se refiere el numeral 5 del artculo 12 del presente decreto para los casos de contratacin directa de menor cuanta por el sistema de conformacin dinmica de la oferta y de su adjudicacin, se publicar por un trmino de cinco (5) das contados a partir del mismo da en que se suscriba. 10. La informacin sobre los contratos firmados, sus adiciones, modificaciones, liquidacin y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a sta, por un trmino de dos (2) aos.

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Pargrafo 1. Sin perjuicio de lo previsto en los pargrafos 1 y 2 de los artculos 1 y 2 del presente decreto, se exceptan de lo previsto en este artculo los procesos de contratacin directa a que se refieren los literales b), i) y m) del numeral 1 del artculo 24 de la Ley 80 de 1993, as como los sealados en el pargrafo 1 del artculo 32 de la misma ley. Pargrafo 2. Para efectos de facilitar la comunicacin interactiva entre los oferentes y las entidades estatales, se deber crear para cada proceso de contratacin una direccin de correo electrnico y un formulario electrnico en la pgina web de la entidad para el envo de consultas y aclaraciones.

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Pargrafo 3. Las entidades estatales no podrn imponer restricciones para el acceso a la informacin de los procesos de contratacin. En consecuencia, no se requerir del uso de claves ni de ningn otro elemento tcnico que dificulte el acceso pblico al mismo. Pargrafo 4. La formulacin de observaciones al contenido del proyecto de pliego de condiciones o de trminos de referencia y las efectuadas por los proponentes durante el proceso de seleccin podrn llevarse a cabo empleando cualquier medio electrnico de los previstos en la Ley 527 de 1999. Pargrafo 5. Vencidos los plazos de permanencia en la pgina web de la entidad sealados en este artculo las entidades debern cumplir con lo previsto en el artculo 24 del presente decreto.

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sealar, adems de la dificultad o imposibilidad de acceder al sistema, la estrategia y el plan de accin que desarrollarn a efecto de cumplir con la obligacin del uso del sistema electrnico. Semestralmente la entidad actualizar este reporte. En caso de no contarse con los medios tecnolgicos adecuados o de no encontrarse disponible el Secop en el da en que deba realizarse la publicacin a que se refiere el inciso segundo del artculo 4 del presente decreto, la entidad publicar para cada proceso de licitacin, seleccin abreviada y de concurso de mritos, un aviso en un diario de amplia circulacin nacional, departamental o municipal, segn el caso, o a falta de estos en otros medios de comunicacin social que posean la misma difusin, informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto de pliego de condiciones como la versin definitiva del mismo y sealando la forma en que se dar publicidad a los dems actos del proceso.

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Pargrafo 1. La no presentacin del reporte o del plan de accin sealado en el presente artculo acarrear la violacin de la presente norma, y por ende la vulneracin de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciar por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Cdigo Disciplinario nico. Pargrafo 2. Sin perjuicio de la publicacin que del contrato celebrado se haga en el Secop, debern tenerse en cuenta las normas que regulan la publicacin de los contratos en el Diario nico de Contratacin Pblica, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algn mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido. Pargrafo 3. La publicacin electrnica de los actos y documentos a que se refiere el presente artculo deber hacerse en la fecha de su expedicin, o, a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extender hasta dos (2) aos despus de la

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fecha de liquidacin del contrato, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta segn corresponda. Pargrafo 4. La informacin general sobre las licitaciones pblicas que la entidad pretenda abrir ser remitida electrnicamente con antelacin a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones, a la Cmara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletn mensual. Hecha esta remisin, el requisito de publicacin se entender cumplido por parte de la entidad contratante. La publicacin del boletn no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligacin de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicar con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envo de la informacin a la respectiva Cmara de Comercio. Pargrafo 5. No se harn las publicaciones a las que se refiere el presente artculo, en los procesos de seleccin de enajenacin de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, salvo lo sealado en el pargrafo 6 del presente artculo, y de

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adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, ni la operacin que se realice a travs de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarn los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuacin en la respectiva bolsa de productos en ambos casos. Tampoco se harn las publicaciones a las que se refiere el presente artculo, respecto de los procesos de seleccin cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuanta, sin perjuicio de que la entidad, en el manual de contratacin, establezca mecanismos de publicidad de la actividad contractual. Cuando se trate de la celebracin de contratos en desarrollo de lo previsto en el literal h) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, slo se publicar la informacin relacionada en los numerales 17 y 18 del presente artculo. En tratndose de la contratacin directa sealada en el numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 slo se publicar el acto

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a que se refiere el artculo 77 del presente decreto cuando el mismo se requiera, as como la informacin sealada en los numerales 17 y 18 del presente artculo. Pargrafo 6. La Direccin Nacional de Estupefacientes ser responsable de garantizar la publicidad a travs del Secop y de su pgina web del acto de apertura del proceso de seleccin de promotores para la enajenacin de bienes, el aviso de invitacin, los pliegos de condiciones, las aclaraciones que se presenten durante el proceso de seleccin y las respuestas a las mismas, las adendas al pliego de condiciones, el informe de evaluacin, el acto de seleccin, el acto de declaratoria de desierta, el contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a esta, el acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral. Artculo 9. Publicidad del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo. La entidad estatal publicar el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo de conformidad con el artculo anterior. Esta publicacin aplica para las modalidades de seleccin de licitacin pblica, concurso de mritos y seleccin abreviada.

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El proyecto de pliego de condiciones se publicar cuando menos con diez (10) das hbiles de antelacin a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitacin y concurso de mritos con propuesta tcnica detallada (PTD), y con una antelacin no inferior a cinco (5) das hbiles a la misma fecha, en la seleccin abreviada y concurso de mritos con propuesta tcnica simplificada (PTS). La publicacin del proyecto de pliego de condiciones no genera obligacin para la entidad de dar apertura al proceso de seleccin. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben ser presentadas dentro de los trminos previstos en el inciso anterior, segn sea el caso. El pliego de condiciones definitivo podr incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. En todo caso, la aceptacin o rechazo de tales observaciones se har de manera motivada, para lo cual la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn. LEY 962 DE 2005: Artculo 6. Medios tecnolgicos. Para atender los trmites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administracin Pblica debern ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de que dispongan, a fin de

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hacer efectivos los principios de igualdad, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la funcin administrativa. Para el efecto, podrn implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. La sustanciacin de las actuaciones as como la expedicin de los actos administrativos, tendrn lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actuaciones y actos, podrn adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Toda persona podr presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnolgico o electrnico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administracin Pblica. En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestacin econmica en todo caso deben allegarse los documentos fsicos que soporten el derecho que se reclama.

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La utilizacin de medios electrnicos se regir por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Captulo 8 del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo, artculos 251 a 293, del Cdigo de Procedimiento Civil, y dems normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, as como la fecha de recibo del documento. Pargrafo 1. Las entidades y organismos de la Administracin Pblica debern hacer pblicos los medios tecnolgicos o electrnicos de que dispongan, para permitir su utilizacin. Pargrafo 2. En todo caso, el uso de los medios tecnolgicos y electrnicos para adelantar trmites y competencias de la Administracin Pblica deber garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad. Pargrafo 3. Cuando la sustanciacin de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrnicos, las firmas autgrafas que los mismos requieran, podrn ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.

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Artculo 7. Publicidad electrnica de normas y actos generales emitidos por la administracin pblica. La Administracin Pblica deber poner a disposicin del pblico, a travs de medios electrnicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carcter general o documentos de inters pblico relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) das siguientes a su publicacin, sin perjuicio de la obligacin legal de publicarlos en el Diario Oficial.

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Las reproducciones efectuadas se reputarn autnticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento. A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trmite administrativo, no ser obligatorio acreditar la existencia de normas de carcter general de orden nacional, ante ningn organismo de la Administracin Pblica. FIN