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FActitud de los empleados E Insatisfechos por los productos D Atrados por competencia C influencia de Amigos B Por traslado a otra ciudad A Por defuncin
68% 14% 9% 5% 3% 1%
80
OBJETIVO
LOS PARTICIPANTES CONOCERAN
LOS PRINCIPIOS DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO Y SU APLICACIN AL TRABAJO DIARIO DE SU EMPRESA
TEMARIO
Que es calidad en el servicio?
Concepto de calidad Concepto de servicio Lo que no es calidad
Habilidades necesarias para un buen prestador de servicios Obstculos para una buena imparticin del servicio Conductas que inhiben un buen servicio Enfoque en la tarea vs. resultados
LA CALIDAD SE DEFINE:
Satisfacer las necesidades
cliente
sistemas
gente
CONCEPTO DE SERVICIO
Servir es el deseo de contribuir para el beneficio de los dems
CALIDAD EN EL SERVICIO = SC X AC T
SC = SATISFACCION DEL CLIENTE AC = ATENCION AL CLIENTE T = TIEMPO
CARACTERISTICAS DEL
SERVICIO
INTANGIBLE DEPENDE DE LA PERSONA QUE LO
PRESTA, ES VITAL LA ACTITUD DE SERVICIO
PRIMERO LA CALIDAD
La organizacin que busca la calidad
ganar paso a paso la confianza de los clientes o usuarios de sus productos y/o servicios.
LO QUE NO ES CALIDAD
a) b)
c)
d)
e)
La calidad no significa excelencia, lujo, brillo o peso. Creer que la calidad es intangible y por lo tanto no se puede medir. Creer que no se puede pagar lo que cuesta hacer bien las cosas Creer que todos los problemas de calidad son causados por los trabajadores o empleados. Creer que la calidad debe venir de un departamento o encargado de calidad.
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD
EN EL SERVICIO
servicio al cliente. El trmino Cliente incluye tanto al externo como al interno. Los clientes son la parte mas importante de nuestro trabajo.
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD
EN EL SERVICIO
Conocer al cliente. Quin es el cliente?
Es la persona ms importante para cualquier negocio y organizacin. Es de quien depende todo negocio u organizacin. No es la Interrupcin de nuestro trabajo. No le estamos haciendo el favor atendindolo Es la parte esencial de la organizacin. No un extrao. No es slo dinero en la registradora o un nmero ms para la estadstica. Es un ser humano con sentimientos y merece un trato respetuoso.
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD
EN EL SERVICIO
Entendiendo las necesidades del cliente
Hablar de servicio es hablar de necesidades humanas y su satisfaccin Somos incompletos El mundo es cambiante Maslow Dependiendo de la organizacin de que se trate visualizamos al cliente: Husped - Paciente Comensal - Alumno Pasajero - Feligrs, etc. Comprador
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD
EN EL SERVICIO
TIPOS DE CLIENTE
Cliente externo
Usuario final Intermediario
Cliente interno
Kaoru Ishikawa lo define como la siguiente
operacin es tu cliente
CLIENTE EXTERNO
La organizacin se centra en el cliente
externo a travs de los procesos de Segmentacin de mercado y segmentacin interna.
familia, ingreso, ocupacin, raza. Psicogrficas: compulsivo, extrovertido, introvertido,conservador, etc. Hbitos de compra: frecuente, etc Volumen: Alto, medio bajo
SEGMENTACION INTERNA
Aunque todos los clientes son
importantes, algunos se distinguen por el volumen de compras que hacen a nuestra organizacin, estos clientes requieren de un trato especial para garantizar su satisfaccin.
Podramos clasificarlos como A,B,C
Harbor Pack
El reto de servir o de ser extraordinariamente amable hace surgir lo mejor de cada uno El servicio extraordinario es simplemente gente comn haciendo extraordinariamente cosas comunes
CLIENTE INTERNO
Monitorear su satisfaccin Mantener comunicacin Entrenamiento y facultacin
BIENVENIDO A NORDSTROM
Estamos muy complacidos de contar con usted en nuestra empresa. Nuestro objetivo nmero uno es proporcionar a los clientes un servicio extraordinario. Fjese metas personales y profesionales elevadas. Tenemos gran confianza en su capacidad para lograrIas.
Reglas de Nordstrom:
Regla #1: Use su mejor criterio en cualquier situacin. No hay ms reglas que sta. Sintase libre de preguntarle a su gerente de departamento, gerente de tienda o gerente divisional, cualquier duda que tenga.
A s mismo Propia rea A la empresa Al cliente externo Al cliente interno A los compaeros
Tipos de mentalidad
Mentalidad Despachador Empleado Se limita a hacer lo mnimo indispensable. Se autolimita, no le interesa ni la empresa ni sus compaeros ni mucho menos el cliente Slo ve su propio beneficio, cree que es el nico importante y todo debe girar en torno a su beneficio. Para todo pone condiciones en las que l es el primer beneficiado rea Es el que se limita a hacer lo estrictamente necesario. completamente apegada al librito Quiere que la organizacin gire a su alrededor. Pone condiciones que le favorezcan y pierde de vista el objetivo final. Genera aislamiento y guerra entre las reas. Nunca da su brazo a torcer aunque genere problemas con otras reas Es el rea que busca satisfacer las necesidades de los dems cueste lo que cueste. Lo que genera presiones en otras reas e impone cargas innecesarias Trabaja en funcin de su cliente interno. Busca simplificar y apoyar y no obstaculizar. Genera canales de comunicacin efectivos y trabaja en equipo Presionador
Complaciente
Es el tpico tonto con iniciativa. Dice que s a todo y perjudica a la organizacin dado que a todos les queda mal. Es alguien que busca la aceptacin de los dems. Vela por sus intereses en forma sana; es conscinete de que trabaja en equipo y que debe buscar el beneficio mutuo. Exige y se exige a s mismo
Desarrollador
MOMENTO DE LA VERDAD
INSTANTE EN EL QUE EL CLIENTE ENTRA EN CONTACTO CON NUESTRO NEGOCIO Y SOBRE LA BASE DE ESE CONTACTO SE FORMA UNA OPINION ACERCA DE LA CALIDAD DEL SERVICIO Y VIRTUALMENTE LA CALIDAD DEL PRODUCTO
ESPERA TURNO
ENTRA A PAGAR
VISITA FARMACIA
TOMA UN CARRITO OBSERVA DIRECTORIO DEL ALMACEN PIDE AYUDA AL EMPLEADO ESCOGE VIVERES
MOMENTOS CRITICOS DE LA
VERDAD
ACTITUD POSITIVA
AUNQUE NO PUEDAS SELECCIONAR
EL TRABAJO, SIEMPRE PUEDES ELEGIR COMO LO HARS. RESPUESTA RESPUESTA
ESPACIO PARA MI ELECCION
ESTIMULO ESTIMULO
ACTITUD POSITIVA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
SALUDALO COMO A UN HUESPED HABLALE VIENDOLO A LOS OJOS SONRIE ROMPE EL HIELO MANTENLO HACIENDO ALGO MIENTRAS ESPERA MANTEN UNA APARIENCIA AGRADABLE (LIMPIA Y PRESENTABLE) MANTEN TU AREA DE TRABAJO LIMPIA Y EN ORDEN UTILIZA EL TELEFONO CORRECTAMENTE DI POR FAVOR Y GRACIAS DISFRUTA A LOS CLIENTES Y SU DIVERSIDAD LLAMALOS POR SU NOMBRE ESCUCHA EMPATICAMENTE ANTICIPATE A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE CUIDA TU TIEMPO **
ASEGURAR LA SATISFACCION
DEL CLIENTE
CONDUCTAS QUE NO FAVORECEN UN SERVICIO DE CALIDAD FALTA DE UN VERDADERO DESEO DE SERVIR FRIALDAD APATIA DESCONOCIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS ATENERSE CIEGAMENTE A LAS REGLAS FALTA DE COMUNICACIN CON LAS AREAS DE APOYO MIEDO A TOMAR LA INICIATIVA AUTOSUFICIENCIA DESMOTIVACION AUTOMATISMO EN EL TRABAJO REBOTAR LAS SOLICITUDES DEL CLIENTE FALTA DE AUTORIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES
SOBRE REGLAS QUE AFECTAN AL CLIENTE FALTA DE CRITERIO PARA APLICAR DICHAS REGLAS SUPERVISION QUE ROBOTIZA MIEDO AL ERROR
Sam Walton, reflexionando sobre el impredecible crecimiento experimentado por su empresa deca: "No tena una visin del alcance de lo que iba a empezar. Pero tena confianza en que, mientras hiciramos bien nuestro trabajo y fueran buenos con nuestros clientes, no habra lmites para nosotros."
CALIDAD EN EL SERVICIO
PARTE II
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes
conocimientos y herramientas prcticas que les permitan monitorear, mantener y mejorar su nivel de servicio.
CONTENIDO
Midiendo la Satisfaccin del Cliente
Cmo identificar lo que se pretende medir Medicin objetiva de la calidad en el servicio Anlisis e interpretacin de la medicin
y y
Un trabajo digno de hacerse: algo que hace una contribucin que hacerse: vale la pena a los objetivos de la empresa y que exige una participacin razonable de las habilidades, conocimientos y capacidades de los empleados. empleados. Condiciones adecuadas de trabajo: un conjunto seguro y trabajo: razonablemente humano de condiciones fsicas y sicolgicas que rodean inmediatamente la ejecucin del trabajo. trabajo. Salario y beneficios adecuados, a cambio de trabajo competente. competente. Seguridad en el trabajo: saber que uno tiene una seguridad razonable trabajo: de un trabajo en el futuro, si est dispuesto a trabajar. trabajar.
parte de nuestro jefe y de los altos niveles de gerencia. gerencia. Retroinformacin sobre los resultados del trabajo de uno; uno; reconocimiento y aprecio de la contribucin de uno a los objetivos de la organizacin. organizacin. Oportunidades de crecimiento y desarrollo en las habilidades y responsabilidades del trabajo; trabajo progresivamente ms excitante trabajo; que desarrolle o active progresivamente mayores habilidades. habilidades. Una oportunidad justa de hacer mritos; acceso al entrenamiento, mritos; visibilidad hacia la alta gerencia y oportunidades competitivas de lograr promocin a niveles superiores. superiores. Un clima social positivo: un ambiente de trabajo que sea estable, positivo: que refuerce sicolgicamente y sea humano en funcin de valores y procesos interpersonales. interpersonales. Justicia y juego limpio; una sensacin de que, a quienes les limpio; corresponde, valoran la justicia y el tratamiento equitativo de todos los empleados, independientemente de factores sociales o tnicos. tnicos.
No . 1 2 3 4 5
OPCION
CONTEO
TOTAL
Nuestra Atencin Nuestro Ambiente Nuestra Ubicacin Nuestra Cocina Nuestro Servicio Tiempo de
12 21 6 7 4
TOTAL
50
Grfica de barras
25 20 15 10 5 0 ATENCION AMBIENTE UBICACIN COCINA TIEMPO
Plantear el problema
A continuacin daremos algunos ejemplos de planteamientos de
problemas: problemas:
y
Si mostrramos una fotografa borrosa de un nio a varias personas, seguramente escucharamos los siguientes comentarios: El problema fue comentarios: que la cmara se movi. El problema fue que se demor el tiempo de movi. exposicin. exposicin. El problema fue que la pelcula se revel mal. El problema mal. fue que se expuso la pelcula al calor. El problema fue.................. calor. fue..................
y En un campo de golf las personas que observan a un jugador que se esfuerza por jugar bien, podran comentar lo siguiente: El problema est siguiente: en los brazos. El problema est en que sus palos de golf son demasiado brazos. cortos. cortos. El problema est en el tipo de zapatos de golf que usa. El usa. problema est en que aparta la vista de la pelota. El problema est......... pelota. est.........
Plantear el problema
y
Los comentarios sobre una empresa que tiene demasiadas existencias en almacn, podran ser : El problema est en que los vendedores no promueven el producto. El problema es que no producto. estamos haciendo el inventario final. El problema es que no final. estamos comprando el producto adecuado. El problema fue el adecuado. pronostico incorrecto. El problema es ........ incorrecto. .......
La raz del problema es dentro del proceso la causa fundamental del incumplimiento con los requisitos. Puede definirse como el factor que, una vez modificado o eliminado har desaparecer el incumplimiento.
MODELO DE PROCESO
Norma de ejecucin
INSUMOS
RESULTADOS
Equipos/ Instalaciones
Capacitacin/ Conocimientos
CARACTERISTICAS DE UN PROCESO
DIAGRAMABLE
DEPARTAMENTO/ AREA ACTIVIDAD DECISION / INSPECCION LIMITES DEL PROCESO CONECTOR FLUJO DEMORA
Eliminacin de Problemas, es un mecanismo generalmente til para este fin. Las acciones correctivas planificadas deben responder a las siguientes preguntas:
y Cul es el proceso que ha de modificarse? yCul es el incumplimiento preciso que se est corrigiendo? y Se han definido los criterios para la solucin? y Se ha identificado la raz del incumplimiento? y Cules son los insumos del proceso que se modificarn? (equipos e instalaciones, procedimientos, normas de ejecucin, capacitacin, insumos consumibles). y Quin especificar la modificacin? y Cundo se llevar a cabo la modificacin? y De que forma se registrar el cambio? A quin se deber informar y quin deber estar de acuerdo con la modificacin antes de ponerse esta en prctica?
DIAGRAMA CAUSA-RAZ
CARACTERISTICA DE CALIDAD 2 CARACTERISTICA DE CALIDAD 1 FACTOR CRITICO 3 FACTOR CRITICO 1 FACTOR CRITICO 2 FACTOR CRITICO 4 FACTOR A
problema
FACTOR CRITICO 5 FACTOR B FACTOR C FACTOR CRITICO N FACTOR D FACTOR CRITICO K
CARACTERISTICA DE CALIDAD 3
CARACTERISTICA DE CALIDAD N
1.2
2.2
FACTOR CRITICO 4
3. CARACTERSTICA DE CALIDAD 3
4. CARACTERSTICA DE CALIDAD N
3.1
4.1
FACTOR CRITICO N
3.2
FACTOR CRITICO 6
CIRCULO DE DEMING
(MEJORA CONTINUA)
4. Actuar *Acciones Correctivas * Remedio inmediato y prevencin 1. Planear * Objetivos * Mtodos