Definicin de riesgo. Gestin de los riesgos del proyecto. Procesos de la gestin de riesgos. Project Server.

Crear nuevo riesgo en Project Server. Modificar riesgos en Project Server. Gestin de riesgos usando Project Server. Anlisis cuantitativo de riesgos. Simulacin Monte Carlo. Anlisis de riesgos usando @risk for Project.

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DEFINICIN DE RIESGO
Evento o condicin incierta, que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en por lo menos un objetivo del proyecto. Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir. Un riesgo tiene dos dimensiones: La probabilidad de ocurrencia est entre 0% y 100%. El impacto: efecto o consecuencia probable es determinado o calculado.

Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos

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GESTIN DE RIESGOS DEL PROYECTO

Proceso sistemtico de identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Propsito: Maximizar las probabilidades y consecuencias de sucesos positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias de sucesos adversos a los objetivos del proyecto.

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PROCESOS DE LA GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

PLANIFICACIN PLANIFICACIN DE RIESGOS DE RIESGOS

IDENTIFICACIN DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS RIESGOS

ANLISIS ANLISIS CUALITATIVO CUALITATIVO

SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONTROL Y CONTROL

PLANIFICACIN PLANIFICACIN DE RESPUESTA DE RESPUESTA

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ANLISIS ANLISIS CUANTITATIVO CUANTITATIVO

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PROJECT SERVER

http://office.microsoft.com/en-us/projectserver
Project Server es un software para la gestin de proyectos de empresa. Las herramientas de gestin de proyectos de empresa (de la familia de Microsoft Office Project 2003) basadas en Project Server son: Project Professional 2003 Project Web Access Project Server 2003 SQL Server 2000 Project Server permite el seguimiento de riesgos, problemas y documentos. Kit de recursos de Project Server: http://www.microsoft.com/technet La integracin de Project Server con Windows SharePoint Services (WSS) ofrece una excelente herramienta para la identificacin, seguimiento y respuesta a riesgos. Para ver y modificar riesgos en Project se debe tener conexin a Project Server.
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CREAR UN NUEVO RIESGO USANDO PROJECT

Ir al men Colaborar / Riesgos, o en la barra Colaborar click en Si no se tiene conexin a Project Server, Project presentar un mensaje pidiendo que se especifique una direccin URL de Project Server en la ficha Colaborar del cuadro de dilogo Opciones del men Herramientas. Aparece la ventana de Project Web Access (entorno de Project Server) mostrando la lista de proyectos que se hayan introducido. En la columna Nombre del proyecto, haga clic en un proyecto. Haga clic en Nuevo riesgo. Introduzca toda la informacin necesaria acerca del riesgo. Dependiendo de los campos que el administrador haya configurado. En la parte inferior de la pgina, especifique las tareas, proyectos, problemas, documentos y cualquier otro riesgo que pueda afectar a este riesgo o verse afectado por l. Haga clic en Guardar y cerrar.
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INFORMACIN DE UN RIESGO QUE SE PUEDE INGRESAR EN PROJECT SERVER

Probabilidad: posibilidad de que el riesgo se produzca, de 0% a 100%. Impacto: gravedad que tendran los efectos negativos en caso de que llegue a producirse el riesgo, utilizando un valor del 1 al 10. Costo: el impacto que tendra el riesgo en cuanto a costos. Categora: especifica el tipo de riesgo. Descripcin: especifica la naturaleza del riesgo. Plan de minimizacin: planes para reducir al mnimo el riesgo. Desencadenar descripcin: el tipo de desencadenante del riesgo. Plan de emergencia: planes alternativos en caso de que el riesgo se produzca. Desencadenante: condicin que activara el plan de emergencia.
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VER Y MODIFICAR RIESGOS USANDO PROJECT Y PROJECT SERVER

En el men Colaborar, haga clic en Riesgos. En la columna Nombre del proyecto, haga clic en un proyecto. En la hoja, haga clic en un ttulo de riesgo para ver su contenido. Para especificar informacin adicional, haga clic en Modificar riesgo, realice los cambios oportunos en los campos del riesgo y, a continuacin, haga clic en Guardar y cerrar. El siguiente ejemplo mostrar los pasos para crear o modificar riesgos identificados en un proyecto usando Project con conexin a Project Server.

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GESTIN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER

Iniciar una sesin en Project Server y visualiza los proyectos que han sido publicados en Project Server.

Los riesgos, que son oportunidades o problemas potenciales, pueden estar asociados a los proyectos publicados en Project Server, a las tareas de esos proyectos o a otros riesgos, problemas o documentos

Ver y enviar riesgos en todos los proyectos

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Lista de proyectos

GESTIN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER

Click en el proyecto 100X DVD Drive y visualizar la pgina Riesgos para ese proyecto.

Nuevo riesgo

No existen riesgos a mostrar de la lista de Riesgos en esta vista. Para crear un nuevo riesgo, haga click en Nuevo riesgo

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GESTIN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER

Click en Nuevo riesgo y visualizar la pgina Riesgos: Nuevo elemento

Los valores contenidos en un riesgo ayudan a identificar la naturaleza del riesgo (amenaza u oportunidad), puntos de activacin, planes de mitigacin y el propietario.

Riesgos: Nuevo elemento

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GESTIN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER

Introducir la informacin del riesgo y asignar el riesgo a un recurso humano

Ttulo Asignado a Estado Categora Fecha de vencimiento Propietario Probabilidad Impacto

Asignado a

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GESTIN DE RIESGOS CON PROJECT SERVER

Hacer click en Guardar y cerrar para almacenar el riesgo y regresar a la pgina Riesgos de este proyecto donde aparecer el nuevo riesgo.

Riesgos Una vez creado el riesgo, su estado y el propietario estarn visibles en la pgina Riesgos del proyecto al que se encuentra asociado ste.

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ANLISIS CUANTITATIVO
Anlisis de riesgos en proyectos usando el @RISK for Project

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@RISK FOR PROJECT

@ RISK for Project es un software de la compaa Palisade que desarrolla el anlisis de riesgo para proyectos en un entorno de MS Project. Se puede introducir la incertidumbre a un modelo de proyecto usando los mismos grficos, reportes e interfaz que se usan en las versiones de hojas de clculo (ej. @RISK for Excel). Viene en dos Professional. versiones: Standard y

Se pueden obtener demos del software en el web site: http://www.palisade.com

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ANLISIS DE RIESGO
El anlisis de riesgo es cualquier mtodo para evaluar el impacto del riesgo en la toma de decisiones. En @risk for project es un mtodo cuantitativo que busca un resultado a una situacin de decisin como una distribucin de probabilidad. Comprende 4 pasos:
Desarrollar un modelo: definir el problema o situacin en el formato de project. Identificar la incertidumbre: ingresar las variables independientes con sus valores y distribucin de probabilidad, definiendo la variable de resultado. Analizar el modelo con la simulacin: determinar el rango de probabilidad y los posibles valores de la variable resultado del proyecto Tomar una decisin: sobre la base de los resultados y experiencia.

@risk for project usa la simulacin Montecarlo.

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SIMULACIN MONTECARLO
Es un modelo de simulacin que a travs de una serie de ensayos estadsticos permite encontrar valores esperados para variables desconocidas. Si se conoce la distribucin de probabilidad de cada variable explicativa y sus rangos de variacin, con el mtodo Montecarlo se puede hallar la distribucin de probabilidad de la variable de resultado. El mtodo Montecarlo considera todas las combinaciones posibles de variantes en las distintas variables que tenga el proyecto.
Y = f (X1, X2, Xn) Dist. Prob. X1: F1 = f (X1)

imputs

Dist. Prob. X2: F1 = f (X2) Dist. Prob. Xn: Fn = f (Xn)

=
output
Dist. Prob. Y: FY = f (Y)
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SIMULACIN MONTECARLO: EJEMPLO

Un proyecto consta de 3 actividades, cuya informacin de costos se presenta en el siguiente cuadro:

Actv ms probable
El costo de cada actividad es una variable explicativa, independiente o input. Se trata de encontrar los datos del cuadro correspondiente a la variable de resultado, dependiente o output, que en este caso ser el costo total. Es decir, cul es el costo total esperado y su distribucin de probabilidad?

A B C

100 120 80

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SIMULACIN MONTECARLO: EJEMPLO

El costo de la actividad A tiene una distribucin uniforme por lo que cada posible valor que adopte el costo tendr la misma probabilidad de ocurrencia, siendo su valor mnimo 90 y el mximo 120. El valor esperado es el promedio ponderado de todos los posibles valores. En este caso es: (90 + 120) / 2 = 105.

90

105

120

El costo de la actividad B tiene una distribucin triangular por lo que cada posible valor que adopte el costo tendr diferente probabilidad de ocurrencia, siendo su valor mnimo 105 y el mximo 130. El valor esperado depender de la forma del tringulo, en este caso asumimos: (4*120 + 105 + 130) / 6 = 119.17. El costo de la actividad C es similar a la de A. Valor esperado: 80
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SIMULACIN MONTECARLO: EJEMPLO

El costo total ser siempre la suma de los costos de las 3 actividades. Tomando los valores ms probables: 100 + 120 + 80 = $ 300; y con los valores esperados: 105 + 119.17 + 80 = $ 304.17 Pero el valor esperado del costo total NO ES $300 NI $ 304.17! Para hallarlo, se calculan todos los posibles valores que adoptan los costos de cada actividad (dentro de su rango de variacin) y multiplicarlos por su probabilidad de ocurrencia antes de sumarlos. Precisamente, la simulacin Montecarlo realiza esto a travs de un nmero grande de iteraciones. Respuestas para el costo total: (margen de confianza = 95%)
Valor esperado = $ 303.23 Valor mximo = $ 336.76 Valor mnimo = $ 267.69 Desviacin estndar = 11.59 Distribucin: normal (por el Teorema del Lmite Central)
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INICIANDO @RISK FOR PROJECT

Con el MS Project abierto, click en cono de @risk for project Aparecern nuevos conos y comandos en la ventana de Project. En el men principal aparecer el nuevo men @RISK. Aparecer la barra de herramientas del @RISK.

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ENTORNO DE @RISK FOR PROJECT

Men del @risk Tool bar del @risk

Columna de las funciones de @risk

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PRINCIPALES CONOS DEL @RISK

Barra de herramientas del @risk

@RISK: Open: abre una simulacin @risk guardada @RISK: Save: guarda la simulacin @risk actual Add Outputs: agrega la tarea seleccionada actual como una variable de resultado en la simulacin. @RISK Define Distribution: agrega o edita una distribucin de probabilidad para el campo seleccionado @RISK: View Model Definition: lista todos los elementos de @risk @RISK: Simulation Settings: introduce los parmetros de simulacin @RISK: Run Simulation: inicia el proceso de simulacin del proyecto

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TRABAJANDO CON @RISK: PASOS

Definir los inputs. En proyectos, usualmente los inputs preferidos son los costos y las duraciones de las actividades. Ello implica definir sus valores ms probables, sus rangos de variacin y su distribucin de probabilidad. Definir los outputs. En proyectos, nos interesa la informacin respecto al costo total y la duracin total del proyecto. Definir los parmetros de la simulacin. Correr la simulacin Interpretar los resultados.

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DEFINICIN DE LOS INPUTS

Ir a uno de los campos de una actividad determinada, por ejemplo duracin, y click en @RISK Define Distribution:
Aparece una ventana con opciones para seleccionar: El tipo de distribucin (Dist) Valor mnimo (min) Valor ms probable (m. likely) Valor mximo (max) Hacer lo mismo con cada actividad

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TIPOS DE DISTRIBUCIN DE PROBABILIDAD PARA LOS INPUTS

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APLICACIN
Para los inputs (duraciones de las actividades) se defini una distribucin triangular mn = -5% ms probable mx = +10% ms probable Output = duracin del proyecto Nmero de iteraciones = 10,000
EMPRESA PETROLERA

Vary("Triang", -5%, 4, +10%, "%chg")

3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0 0.5 0.0

@RISK for Project Trial Version

For Evaluation Purposes Only

3.9

4.3

5.0% 90.0% 5.0% 3.8775 4.2905

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4.5

3.7

3.8

4.0

4.1

4.2

4.4

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DISTRIBUCIN DE PROBABILIDAD: DURACIN DEL PROYECTO

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ANLISIS DE SENSIBILIDAD TIEMPO: TORNADO

Regression Sensitivity for PLANTA TRATAMIENTO E INYECCION AGUA CON SISTEMA DE DUCTOS DE DISTRIBUCION Y 50 POZOS INYECTORES EN EL CAMPO XYZ DE NEWTROL USD 6'500 T= 18 MESES/Duracin Supervisar y controlar/Dur.../Duracin (Dist.78) Dirigir y ejecutar/Duraci.../Duracin (Dist.77) Elaborar Plan de Gestin d.../Duracin (Dist.76) Implementar Reporte de Con.../Duracin (Dist.79) Elaborar Reportes de Contr.../Duracin (Dist.104) Preparar Reportes de Rendi.../Duracin (Dist.96) Emitir Reportes de Control.../Duracin (Dist.106) Emitir Reportes de Control.../Duracin (Dist.116) Emitir Reportes de Control.../Duracin (Dist.100) Elaborar Reportes de Rendi.../Duracin (Dist.92) Preparar y emitir Reportes.../Duracin (Dist.107) SUPERVISAR SERVICIOS Y OBR.../Duracin (Dist.75) Aprobar Informes de Evalua.../Duracin (Dist.118) EJECUTAR OBRA Y PONERLA EN.../Duracin (Dist.27) Absolver Consultas postore.../Duracin (Dist.43) Deasrollar evaluacin tcn.../Duracin (Dist.60)
-0.1 -0.05

0.178 0.168 0.167 0.16 0.158 0.157 0.139

@RISK Trial Version

For Evaluation Purposes Only

0.137 0.134 0.133 0.131 0.095 0.034 0.026 0.021

-0.02
0 0.05 0.1 0.15 0.2

Std b Coefficients

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SIMULACIN MONTECARLO: DURACIN Aplicacin de @RISK for Project

Duracin esperada = 575 das
1.000

Distribution for PLANTA TRATAM IENTO E INYECCIO N AG UA CO N...

Desviacin estndar = 7.35 Con un 90% de confianza, la duracin del proyecto estar entre 563 y 587 das. Del anlisis de sensibilidad, las actividades que ms aportan a la variabilidad del proyecto son: Dirigir y ejecutar: 16.8%
0.800

M ean=575.5756

0.600

For Evaluation Purposes O nly

0.400

@ RISK Trial Version

0.200

0.000

545

555
5%

565

575
90%

585
5%

595

562.88

586.93

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