Conocer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos

sin que se cierre Access, aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Esta pgina es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE ADMINISTRACION ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MICROSOFT ACCES

RICARDO SAA CA4-16 2009-2010

Crear una base de datos mediante una plantilla Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creacin de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea especfica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeo nmero de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual estn, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma ms rpida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

y Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botn Microsoft Office

y y

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y y

haga clic en Cerrar base de datos Microsoft Office Access. En el centro de la pgina Introduccin a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vnculos del panel Categoras de plantillas, aparecern otras nuevas. Puede descargar tambin ms plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente seccin de este artculo para obtener informacin detallada. Haga clic en la plantilla que desee utilizar. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online). Access crea o descarga la base de datos y, a continuacin, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento: En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vaca del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploracin para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

y luego para mostrar la pgina Introduccin a

Descar ar a plantilla de Office Online Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la ccin a Micr ft Offic Acc , est conectado a pgina Intr Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrar una gran variedad de plantillas. En la pgina Intr ccin a Micr ft Offic Acc , en Ms en Office Online, aga clic en Plantillas. a pgina principal de plantillas de Office Online aparecer en la ventana del explorador. tilice las herramientas de exploraci n y b squeda de Office Online para buscar la plantilla que desea utili ar y siga las instrucciones para descargarla. l descargar una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla est dise ada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente. Para obtener ms informaci n sobre c mo trabajar con plantillas, vea el artculo Gua de las plantillas de 2007.

Crear na ase e at s sin lantilla Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayora de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones: Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuaci n, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear. Importar datos de otros orgenes y crear tablas en el proceso. Para obtener ms informaci n sobre c mo planear y dise ar una base de datos, o sobre c mo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vnculos de la secci n Vea tambin de este artculo.

Crear una base de datos en blanco

1 En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2 En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo, Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3 Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Escribir informacin en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta. IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante nmeros (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. 1 En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. NOTA Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseo en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Hoja de datos.

2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo

campo. Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo. 3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. 4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre. Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qu contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos. 5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee. Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla MAYS presionada, haga clic en el ttulo de la ltima columna.

En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro mtodo, como pegar o importar. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseo de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos. Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el panel de exploracin y luego haga clic en la Vista Diseo . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Diseo. 3. Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna Descripcin. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sita en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripcin se usa tambin como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes. 4. Despus de agregar todos los campos, guarde la tabla:
1. 2.
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Crear una tabla empezando en la vista Diseo

5.

Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vaca. Puede pegar tambin datos de otro origen, tal como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access

Access proporciona plantillas para los tipos de tablas ms comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades. 1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista. 2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Para eliminar una columna Haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna y, a continuacin, haga clic en Eliminar columna .
Para agregar una nueva columna

Crear una tabla mediante una plantilla

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo. Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo.

3. Guarde la tabla:

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar. Definir propiedades de campo en la Vista Diseo Independientemente de cmo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto slo se puede hacer en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en la Vista Diseo. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrcula de diseo. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrcula de diseo, bajo Propiedades del campo. Para ver una descripcin de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripcin en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener informacin ms detallada presionando F1. En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculndose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fcilmente con datos de otros orgenes. Puede importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orgenes. El proceso que se usa vara ligeramente en funcin del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente. 1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Ms. NOTA Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo comn (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales estn separados por un carcter, como una coma o una ficha.)) e importar los datos a Access.

Propiedad Tamao del campo

Descripcin Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255. Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades. Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado. Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Formato

Mscara de entrada

Valor predeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecer en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado. sta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en S, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Requerido

2.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vnculo a los datos del programa de origen.

3.

4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En

la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar. Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de dilogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar. El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin

que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volver a realizar la misma operacin de importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y especifique los detalles. Puede repetir fcilmente la operacin ms adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar. Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Para obtener informacin ms especfica sobre cmo importar varios tipos de datos a Access, vea los vnculos de la seccin Vea tambin.