Gestin de Proyectos

Sesin 5

Proyectos
Introduccin

Historia de la Administracin de Proyectos

Proyectos

se han hecho desde el inicio de la humanidad, pero slo se cre una disciplina desde la Segunda Guerra Mundial. El proyecto Manhattan es el primero en ser reconocido por usar tcnicas de administracin modernas. Critical Path Method (CPM) desarrollado en 1950 por DuPont y Remington Rand para ayudar en mantenimiento.

Historia de la Administracin de Proyectos

1958, gobierno U.S.A. adopt CPM y lo

mejor para crear PERT (Program Evaluation and Review Technique) para el programa de submarinos Polaris. Desde 1950, administracin de proyectos ha evolucionado en una disciplina en la cual uno puede obtener un ttulo y certificacin. Al presente PERT y CPM estn tan mezclados que no se aprecia mucho su diferencia y se conoce como PERT/CPM.

Qu es un Proyecto?
Serie tareas interdependientes, que puede dividirse en

actividades. Tiene un objetivo bien identificado. Cada actividad tiene periodo de duracin. Se puede identificar actividades que son prerrequisitos para iniciar otras actividades. El producto es nico. Su planificacin es nica. Utiliza varios recursos. Tiene un inicio y un final. Tiene un cliente. Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

Ejemplos de Proyectos
Administrador

de Sistemas implementa un nuevo sistema informtico. Una compaa de software desarrolla una nueva aplicacin. Una empresa grfica produce un trptico a las especificaciones de un cliente. Un contratista instala un nuevo sistema de drenaje en una avenida. Ingenieros disean un protoTTTo de una nueva turbina a gas. Personal mdico ejecuta varias cirugas en una vctima de un accidente. Una compaa planea el lanzamiento al mercado de un nuevo producto. La construccin de un laboratorio de ensayos mecnicos.

Que NO es un Proyecto?
Operaciones en curso: No tienen un fin. Producen productos similares o idnticos. Ejemplos: Una compaa de seguros procesa miles de

reclamos al da. Un cajero atiende a 100 clientes por da. Planta de automviles produce miles de carros, del mismo modelo y con opciones limitadas. Las siembras y cosechas consecutivas de una hacienda.

PERT / CPM
Gestin de proyectos

Definiciones:
Proyecto: Combinacin de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden antes que el trabajo completo pueda terminarse. Las actividades estn interrelacionadas en una secuencia lgica en el sentido que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado.

Definiciones:
Actividad: Es un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminacin. En general un proyecto es un esfuerzo de un solo periodo; esto es la misma secesin de actividades puede repetirse en el futuro. Antes se usaba el diagrama de Gantt para planear proyectos, pero slo especifica tiempos de inicio y terminacin de cada actividad en una escala de tiempo horizontal. Su desventaja es que no puede mostrar la interdependencia de actividades.

PERT / CPM:
La eficiencia de las tcnicas de planeacin de proyectos radica en la reduccin del tiempo requerido para terminar el proyecto. Existen dos tcnicas analticas para planeacin, programacin y control de proyectos: MTODO DE LA RUTA CRTICA (CPM: Critical Path Method) TCNICA DE EVALUACIN Y REVISIN DE PROYECTOS (PERT: Project Evaluation and Review Technique)

PERT / CPM:
Ambos mtodos son similares y estn orientados en el tiempo. La diferencia ms importante es que originalmente las estimaciones en el tiempo para las actividades se supusieron determinsticos en CPM y probabilsticos en PERT. Ahora no existen diferencias y constituyen una sola tcnica

PERT / CPM:
Ambos mtodos son similares y estn orientados en el tiempo. La diferencia ms importante es que originalmente las estimaciones en el tiempo para las actividades se supusieron determinsticos en CPM y probabilsticos en PERT. Ahora no existen diferencias y constituyen una sola tcnica. Consiste en 3 fases bsicas: a. Planeacin. b. Programacin. c. Control.

PERT / CPM:
a.

Planeacin: Descomponer el proyecto en actividades distintas. Las estimaciones de tiempo para estas actividades se determinan luego, y se construye un diagrama de red (o de flechas), donde cada arco (flecha) representa una actividad. El diagrama completo muestra la interdependencia entre actividades. La construccin del diagrama de flechas como una fase de planeacin, tiene la ventaja de estudiar los diferentes trabajos en detalle, surgiendo mejoras antes que el proyecto se ejecute.

PERT / CPM:
b.

Programacin: El principal objetivo de la fase de programacin es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de inicio y trmino de cada actividad, as como su relacin con otras actividades del proyecto. El programa debe sealar las actividades crticas (en funcin del tiempo) que requieren atencin especial para que el proyecto termine oportunamente. Para las actividades crticas, el programa debe mostrar los tiempos de holgura que pueden utilizarse cuando tales actividades se demoran , o cuando se deben usar eficientemente los recursos limitados.

PERT / CPM:
c. Control:

Esto incluye el uso del diagrama de flechas y la grfica de tiempos para hacer reporte peridicos del proyecto. La red puede actualizarse y analizarse, y si es necesario determinar un nuevo programa para lo que reste del proyecto.

DIAGRAMA DE FLECHAS:
Representa interdependencia y relaciones de precedencia entre las actividades de un proyecto. Flecha (arco). Representa una actividad, la punta indica el sentido de avance del proyecto. La relacin de prece-dencia entre actividades se especifica utilizando eventos.

j
Actividad (i,j) Evento de inicio i. Evento terminal j.

DIAGRAMA DE FLECHAS:
Evento (nodo). Representa un punto en el tiempo y significa la terminacin de algunas actividades y el comienzo de nuevas. Los puntos inicial y final de una actividad estn descritos por 2 eventos: de inicio y terminal. Las actividades que originan un cierto evento no pueden comenzar hasta que las actividades que concluyen en el mismo evento hayan terminado. i
Actividad (i,j) Evento de inicio i. Evento terminal j.

1 3 2
Las actividades (1,3) y (2,3) deben terminarse antes que pueda comenzar la actividad (3,4)

DIAGRAMA DE FLECHAS:
Reglas para elaborar diagramas de flechas:

REGLA 1:
Cada actividad est representada por una y slo una flecha en la red. Ninguna actividad puede representarse 2 veces. Si una actividad se descompone en segmentos (o sub-tareas), cada segmento debe estar representado por una flecha separada.

DIAGRAMA DE FLECHAS:
REGLA 2:

Dos actividades diferentes no pueden estar identificadas por los mismos eventos de inicio y terminal.
Sucede que cuando dos o mas actividades deben ejecutarse simultneamente, para ello se deben introducir una actividad ficticia. (La actividad ficticia no consume tiempo o recursos). Ya sea entre A y uno de los eventos finales, o entre B y uno de los eventos finales.

DIAGRAMA DE FLECHAS:
REGLA 2: Ejemplo: ficticia D Alternativas usando actividad
A

D 3

D 1

A 3

1 B 1 D A

B 3 B 1 B A 3 D

Esto no puede suceder

DIAGRAMA DE FLECHAS:
Las actividades ficticias tambin son tiles al establecer relaciones lgicas en el diagrama de flechas, las cuales de otra manera, no se podran representar correctamente. Suponga que en cierto proyecto las actividades A y B prceden a C, pero la actividad E slo est precedida de la actividad B.

A
A C D

B
B E
Mal representado

Correcto (D actividad ficticia)

DIAGRAMA DE FLECHAS:
REGLA 3:

A fin de asegurar la relacin de precedencia correcta en el diagrama de flechas, las siguientes preguntas deben responderse cuando se agregar cada actividad a la red. a. Qu actividades deben terminarse inmediatamente antes de que esta actividad pueda comenzar? b. Qu actividades deben seguir a esta actividad? c. Qu actividades deben efectuarse simultneamente con esta actividad?

EJEMPLO:
Construya el diagrama de flechas que comprenden las actividades: A, B, C , L, que satisfagan las relaciones siguientes: 1. A, B y C son actividades iniciales del proyecto que comienzan simultneamente. 2. A y B preceden a D. 3. B precede a E, F y H. 4. F y C preceden a G. 5. E y H preceden a I y J. 6. C, D, F y J preceden a K. 7. K precede a L. 8. I, G, L son actividades finales del proyecto.

SOLUCIN: D

3 A 1 B C

K 8

D1 2

H E

4
D3

J
I 5 D2

L 9

G
6

EJERCICIO 1:
Construya el diagrama de flechas que comprenden las actividades: A, B, C , K, que satisfagan las relaciones siguientes:
Actividad A
B

C D E F G H I J K

Actividad predecesora A A B,C B C E G,D,F F I H

EJERCICIO 2:
Construya el diagrama de flechas que comprenden las actividades: A, B, C , K, que satisfagan las relaciones siguientes:
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T CONSTRUCCION DE UNA CASA ACTIVIDAD PRECEDENTES Limpieza del lugar Llevar materiales al lugar Excavacion Limpieza del lugar Colocar los cimientos Excavacion Plomeria exterior Llevar materiales al lugar Excavacion Estructura metalica Colocar los cimientos Cableado elctrico Estructura metalica Colocar el piso Cableado elctrico Colocar el techo o cubierta Estructura metalica Plomera interior Plomeria exterior Colocar el piso Cubrir con ripio Colocar el techo o cubierta Aislamiento del revestimiento exterior Estructura metalica Plomera interior Instalar ventanas y puertas exteriores Estructura metalica Colocado de ladrillos Aislamiento del revestimiento exterior Instalar ventanas y puertas exteriores Aislamiento de paredes y del techo Cableado elctrico Plomera interior Cubrir paredes y techo Aislamiento de paredes y del techo Aislar el techo o cubierto Colocar el techo o cubierta Cubrir paredes y techo Terminado de interiores Cubrir paredes y techo Terminado de exteriores Aislar el techo o cubierto Colocado de ladrillos Acabados paisajsticos Limpieza del lugar

CLCULO DE LA RUTA CRTICA:

PERT-CPM debe proporcionar un programa, especificando las flechas de inicio y trmino de cada actividad. Lo que requiere clculos especiales. Esto se puede realizar directamente usando una aritmtica simple. Esto significa clasificar las actividades en crticas y no crticas. Actividad crtica: Una demora en su comienzo causar demora en la flecha de terminacin del proyecto completo. Actividad no crtica: Es tal que el tiempo entre su comienzo de inicio ms prximo y de terminacin ms tardo (como lo permita el proyecto) es mas grande que su duracin real. Se dice en este caso que la actividad no crtica tiene un tiempo de holgura.

EJEMPLO: Encontrar la ruta crtica del proyecto representado por el siguiente diagrama de flechas.
4 5 2 3 0 Inicio 2 3 2 5 6 6 7

Terminacin 3
2

DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA:

Se define como ruta crtica a una cadena de actividades crticas, las cuales conectan a los eventos inicial y final del diagrama de flechas. En otras palabras, la ruta crtica identifica todas las actividades crticas del proyecto. Clculos hacia adelante: TTTi : Es el tiempo de inicio ms prximo de todas las actividades que se originan en el evento i. (Tiempo de ocurrencia ms prximo del evento i) TTT0 = 0 (Evento de inicio). TTTj = min { TTTi + Dij } para todas las actividades (ij) i definidas

SOLUCIN: 4
3 + 0

5 7 6

0
Inicio

2 5

6
Terminacin

2 2

3
3 2 3
4

1
0 + 2

DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA:

TTT 0 = 0 TTT 1 = TTT 0 + D 01 = 0 + 2 = 2 TTT 2 = TTT 0 + D 02 = 0 + 3 = 3 TTT 3 = min { TTT i + D i3} = max { 2+2 , 3+3 } = 6
i= 1,2

TTT 4 = min { TTT i + D i4} =max { 3+2 , 6+0 } = 6

i= 2,3

TTT 5 = min { TTT i + D i5} =max { 6+3 , 6+7 } = 13

i= 3,4

TTT 6 = min { TTT i + D i6} =max { 6+2 , 6+5, 13+6} = 19

i= 3,4,5

SOLUCIN:
6

4 2
0 3

5 7
19 13

0
Inicio

2 5

6
Terminacin

2 2

3
3 2 3

1
2

DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA:

Clculos hacia atrs: TTTi : Es el tiempo de terminacin ms tardo, para todas las actividades que estn en el evento i. Por consiguiente, si i=n es el evento de terminacin. TTTn = TPIn TTTi = min { TTTj - Dij } para todas las actividades (ij) definidas j

SOLUCIN:
6

4 2
0 3

5 7
1 3 1 9

0
Inicio

2 5

6
Terminacin

2 2

3
3 2 3

1
2

DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA:

TTT 6 = TIP 6 = 19 TTT 5 = TTT 6 + D 56 = 19 6 = 13 TTT 4 = min { TTT j - D 4j} =min { 13-7, 19-5 } = 6
j= 5,6

TTT 3= min { TTT j - D 3j} =min { 6-0, 13-3, 19-2 } = 6

j= 4,5,6

TTT 2 = min { TTT j - D 2j} =min { 6-3, 6-2 } = 3

j= 3,4

TTT 1 = TTT 3 - D 13 = 6 2 = 4 TTT 0 = min { TTT j + D 0j} =min { 4-2, 3-3 } = 0

j= 1,2

SOLUCIN: 4
0 0 3 3

6 6

5 7
13
13

19
19

0
Inicio

2 5

6
Terminacin

2 2

3
3 2 3
6 6

1
4 2

DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA:

Para identificar si una actividad est en la ruta crtica debe satisfacer tres condiciones: 1. TIP i = TTT i 2. TIP j = TTT j 3. TIP j TIP i = TTT j TTT i = Dj Esto significa que no existe tiempo de holgura entre el inicio ms prximo (terminacin) y el inicio mas tardo (terminacin) de la actividad. En el diagrama de flechas estas actividades estn caracterizadas por los nmeros en , siendo los mismo en cada uno de los eventos terminales y de comienzo y que la diferencia entre los nmero en (o en ) en el evento inicial y el nmero en (o en ) en el evento terminal es igual a la duracin de la actividad.

SOLUCIN: 4
0 0 3 3

6 6

5 7
13
13

19
19

0
Inicio

2 5

6
Terminacin

2 2

3
3 2 3
6 6

1
4 2

Ruta crtica: (0,2) , (2,3) , (3,4) , (4,5) y (5,6)

DETERMINACIN DE LA RUTA CRTICA:

Ruta crtica:

(0,2) , (2,3) , (3,4) , (4,5) y (5,6)

Duracin del proyecto: 19 (das, meses, semanas, etc.)

Nota: (2,4) , (3,5) , (3,6) , (4,6) satisfacen las consideraciones (1) y (2) pero no la condicin (3), por lo tanto estas actividades no so crticas.

Ingreso de datos en MS-Project

Ruta crtica en MS-Project (Gantt de seguimiento)

Ruta crtica en MS-Project (Diagrama de Red)

Ingreso de datos en WINQSB

Clculo de resultados en WINQSB

Ruta crtica en WINQSB

EJERCICIO 1:
Encontrar la duracin y la ruta crtica en el siguiente diagrama de flechas:
4 2 0
Inicio

5 7 6

2 5

6
Terminacin

3
3

2
3

EJERCICIO 2:
Encontrar la duracin y la ruta crtica en el siguiente diagrama de flechas:
4 2 0
Inicio

5 7 6

2 5

6
Terminacin

3
3

15
3

EJERCICIO 3:
Elaborar el diagrama de flechas y encontrar la duracin y la ruta crtica en el siguiente proyecto.
Actividad A B C D E F G H I J K Actividad predecesora A A B,C B C E G,D,F F I H Duracin de actividad 3 3 2 4 7 2 1 5 8 3 6

EJERCICIO 4:
Encontrar la duracin y la ruta crtica en el siguiente CONSTRUCCION DE UNA CASA proyecto.ACTIVIDAD DIAS PRECEDENTES
A B C D E F G H I J K L M N Limpieza del lugar Llevar materiales al lugar Excavacion Colocar los cimientos Plomeria exterior Estructura metalica Cableado elctrico Colocar el piso Colocar el techo o cubierta Plomera interior Cubrir con ripio Aislamiento del revestimiento exterior Instalar ventanas y puertas exteriores Colocado de ladrillos 2 2 4 3 7 6 3 5 4 4 2 2 4 15 Limpieza del lugar Excavacion Llevar materiales al lugar Colocar los cimientos Estructura metalica Cableado elctrico Estructura metalica Plomeria exterior Colocar el techo o cubierta Estructura metalica Estructura metalica Aislamiento del revestimiento exterior Instalar ventanas y puertas exteriores Plomera interior Colocar el piso Excavacion

O
P Q R S T

Aislamiento de paredes y del techo

Cubrir paredes y techo Aislar el techo o cubierto Terminado de interiores Terminado de exteriores Acabados paisajsticos

3
3 2 5 5 4

Cableado elctrico
Aislamiento de paredes y del techo Colocar el techo o cubierta Cubrir paredes y techo Aislar el techo o cubierto Limpieza del lugar

Plomera interior
Cubrir paredes y techo Colocado de ladrillos

DIAGRAMA DE GANTT
Gestin de proyectos

Diagrama Gantt
Es un diagrama de barras horizontales desarrollado

como una herramienta de control de produccin en 1917 por Henry Laurence Gantt, un ingeniero industrial mecnico y cientfico social estadounidense. Frecuentemente usada en administracin de proyectos. Provee ilustracin grafica del cronograma que ayuda a planear, coordinar, y seguir pista de actividades especficas en un proyecto. Pueden ser versiones simples creadas en papeles o versiones mas complejas y automatizadas usando aplicaciones de administracin de proyectos como Microsoft Project o Excel.

Diagrama Gantt
Son construidas con un eje horizontal representando el

tiempo de vida del proyecto, dividido en periodos (das, semanas, meses) y un eje vertical representando las actividades que hacen el proyecto:
Comprar terreno, hacer planos, contratar mquinas, desbrozar,

hacer muros, hacer compuertas, cerrar muros, finalizar.

Barras horizontales de longitud variable representan la

duracin, secuencia y precedencia de las actividades.

Pondras comprar terreno arriba, abajo a continuacin hacer

planos, contratar mquinas y hacer muros, antes de terminar muros pondras hacer compuertas y despus cerrar muros y por ultimo finalizar.

Las barras pueden o no interrelacionarse, dependiendo de

los requerimientos de terminar o no una tarea antes de empezar otra. Al progresar el proyecto, barras secundarias pueden ser aadidas para indicar progreso de las actividades. Una lnea vertical indica la fecha del reporte.

Diagrama Gantt
Dan una ilustracin clara del estado del proyecto, pero un

problema con ellas es que no indican claramente dependencias de tareas (no puedes saber como el retraso de una tarea afectar a otras). El Diagrama PERT, sera el complemento para hacer esto. Diagramas Gantt automatizados guardan mas informacin sobre las actividades, como recursos asignados, precedencias y notas. Tambin son mas fciles de cambiar. Los diagramas pueden ser ajustados frecuentemente para reflejar el estado actual de las actividades del proyecto, ya que generalmente estas van a progresar de forma distinta al plan original.

Diagrama Gantt

Diagrama de Gantt en MS-Project

Diagrama Gantt

Diagrama de Gantt de Seguimiento en MS-Project

Diagrama Gantt

Diagrama de Gantt en WINQSB

EJERCICIO:
Elaborar el Diagrama de Gantt, encontrar la ruta crtica y la duracin del siguiente proyecto.
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 ACTIVIDADES Buscar posibles locales Preseleccin de locales posibles Comparacin de precios Visita a locales de costo accesible Eleccin de local Acuerdo de tiempo de alquiler de local Eleccin nombre de local Ver el decorado del local Medicin de reas para la disitribucin Hacer lista de proveedores Comparar precios y elegir proveedores Clculo de lotes a pedir Clculo de dinero a invertir Visita a proveedores Firma de contrato con proveedores Mejoras de local Pintado de local Alfombrado de local Decorado de local Contrato de publicidad Elaboracin de propaganda Invitacin para la inauguracin Contrato de animador y sonido para la inuaguracin Eleccin de cantidad de artculos a comprar Traslado de mercadera Inauguracin DURACIN 5 das 1 da 2 das 2 das 3.5 das 1 da 1 da 1 da 0.5 das 2 das 1 da 1 da 0.5 das 2 das 1 da 5 das 2 das 1 da 2 das 4 das 2 das 2 das 1 da 2 das 2 das 0.5 das PREDECESORAS 2 3 4 6 7 8 6 10 11 12 13 14 6 17 18 6, 15 21 21 15 24 23, 25