PROYECTO CONTROL DE ACCESO EN TIENDAS CON EQUIPO BIOMTRICO

Propsito

Chedraui preocupado por elevar y optimizar la rentabilidad de la inversin de nuestros Proveedores en promotora, los invita a conocer y a participar en este proyecto. Esta solucin nos conducir a nuestro objetivo comn que es: mayores ventas.

Situacin Actual
Hoy en da, en las labores de promotora, tanto Chedraui, como sus Proveedores, hemos identificado los siguientes aspectos en la operacin cotidiana en tienda:
Falta de control de asistencia Alta Rotacin y Ausentismo Baja productividad Baja calidad en servicio al consumidor Problemas de orden laboral

Cmo se puede resolver?

Estableciendo una estricta disciplina en el registro de entradas y salidas del personal a travs de equipos biomtricos instalados en la entrada de personal de cada una de las Tiendas. Ello nos permitir controlar la fuerza de promocin en beneficio de ambas partes: Proveedores Chedraui Chedraui en su afn por resolver dicha problemtica, seleccion a Time Tracker como proveedor, por su enfoque, experiencia y capacidades.

Qu es la Tecnologa Time Tracker?

Es un sistema que permite el registro, control y monitoreo de los eventos de entradas y salidas de personal, diseado con tecnologa de vangardia, que integra:
Equipos Biomtricos (lector de huella digital de ltima generacin).

Desarrollo de sistemas basado en Componentes.

Telecomunicaciones basadas en Internet.

Cmo opera?
Autentificacin: Cada vez que el personal, asisten a una tienda se le autentifica por medio de su huella digital al registrar todas sus entradas y salidas, con las siguientes ventajas:

La huella digital es nica e intransferible. El registro es rpido e imposible de falsificar. No sucede que olvido su credencial. Si olvida su nmero, el equipo se lo informa.

Qu se obtiene?
Informacin: Los registros generados se clasifican para poder ver en lnea a travs de usuarios en Internet nicamente la informacin de entradas y salidas que corresponda al personal de cada quien en cada unidad de negocio y con una amplia gama de consultas. Con esta solucin se puede dar seguimiento cotidiano a la operacin y a lo establecido en Acuerdos Comerciales. Chedraui Puede ver las entradas y salidas de todo el personal en cada una de sus sucursales. Proveedores y Agencias Pueden ver las entradas y salidas nicamente de su personal en cada una de las sucursales.

Participantes
Las personas que estn sujetas a este control de acceso son:

Personal de Proveedores de Productos

Supervisores Vendedores Promovendedores Promotores Demostradores Tcnicos

(Incluyendo al personal de temporada y al de apoyo para que en casos de contingencias ya se encuentren habilitados)

Personal interno de Chedraui Personal de proveedores de servicios contratados por

Chedraui o en convenio.

Excepciones
Personas que se exceptuan de este sistema de control, por su naturaleza y funciones:

Ejecutivos (Directores, Gerentes, Coordinadores regionales o

divisionales, etc., tanto de Chedraui como de sus Proveedores) Representantes Farmacuticos que slo contactan al Jefe de Farmacia para presentar sus productos. Repartidores y Choferes que slo llegan a entregar mercanca, ya que estn controlados desde Zona de Recibo. Estibadores y cargadores, que permanecen en Zona de recibo. Personal de instituciones u organismos que realizan trmites o inspeccin. Estudiantes de servicio social y empacadores voluntarios. Visitantes espordicos para alguna reunin o trmite.

Proceso para el registro inicial

PROVEEDOR O AGENCIA
Ingresa a la pgina chedraui.com.mx y selecciona la liga para registrar los datos de su personal e imprimir los formatos que genera y donde el sistema le asigna la clave para acceso al equipo biomtrico. (Ver gua anexa). Firmar y entrega a su personal los siguientes documentos: 1. Formato de registro firmado por quin es el patrn. (original y copia) 2. Carta responsiva en papel membretado y/o sellado por quien es el patrn y firmado. 3. Copia de afiliacin vigente al IMSS con el registro patronal 4. Copia de identificacin con foto o gafette.

PROMOTOR, SUPERV., ETC.

Recibe de su patrn los documentos y los entrega al Jefe de Recursos Humanos de la primera sucursal que asista. Esto debe ser a partir del da siguiente que se registr en Internet y antes de los 15 das siguientes. El formato lleva impresas las fechas de vigencia.

JEFE DE REC. HUMANOS (ADMINISTRADOR)

Valida documentos, realiza el censo de la huella de la persona en el equipo biomtrico y capacita a cada uno sobre como utilizar el equipo y qu hacer en casos necesarios.

Sella y firma de recibido el Formato de registro y devuelve al personal para que pueda presentarlo a las siguientes sucursales que acuda.

FORMATO DE REGISTRO PARA:

SUPERVISOR VENDEDOR (A) TECNICO (A)

Coordina y supervisa a su personal. Levanta pedidos de su producto. Capacita para el manejo de productos y/o equipos; da mantenimiento a equipos.

La asistencia se especificar en nmero de visitas

FORMATO DE REGISTRO PARA:

PROMOVENDEDOR (A)
Levanta pedido y surte su producto de bodega a piso de venta; limpia y acomoda el anaquel. Surte su producto de bodega a piso de venta; limpia y acomoda el anaquel. Promueve algn servicio en la tienda. Promueve la venta y degusta su producto; surte de bodega a piso de venta.

PROMOTOR (A)

DEMOSTRADOR (A)

La asistencia se especificar en horario detallado o jornada mnima.

(MEMBRETE DEL PATRON)

(SELLO DEL PATRON)

Registro diario
PERSONAL
Cada vez que ingrese o salga de una Tienda deber hacerlo por la entrada de personal y registrar sus entradas y salidas con su huella en el equipo biomtrico. F1 = ENTRADA F2 = SALIDA A DESCANSO F3 = REGRESO DE DESCANSO F4 = SALIDA Si es la primera vez que acude a otra sucursal diferente a donde se censo su huella, primero debe realizar una rplica (solicitar en el mismo equipo, a la base central le enve la copia de su huella) y entregar copia sellada del formato de registro. En caso de contingencia existir un formato de control.

PREVENCION DE PERDIDAS
Confirma que se registre correctamente en el equipo biomtrico y que porten gafete correspondiente. Auxilia al personal que tenga problemas con el registro en el equipo biomtrico por daos en su huella Reporta al Jefe de Recursos Humanos los casos especiales para que lo solucione. Se asegura que junto al equipo se encuentre el cartel con el proceso de registro de entradas y salidas. Se elimina reloj checador, tarjetas y libretas de registro

CHEDRAUI PROVEEDORES Y AGENCIAS

A travs de un usuario en el Sistema Time Tracker se podr consultar la asistencia y permanencia del personal en cada sucursal, as como establecer y dar seguimiento a acuerdos comerciales.

Monitor Time Tracker

Es un mdulo del sistema Time Tracker que permite a la Cadena, Proveedores y Agencias visualizar, analizar y explotar en lnea las entradas y salidas de su personal. Con ello es posible cuantificar a nivel Cadena Proveedor - Agencia: Estada Recursos Puestos Visitas, etc Con una amplia gama de consultas tales como: Periodo Zona Geogrfica Tienda Zona Comercial Puestos Tipo de evento, etc

Ejemplos en las pginas siguientes.

Acuerdos Comerciales
Es un mdulo del sistema Time Tracker donde se establece un convenio entre proveedores y Chedraui sobre las horas y visitas en que asistirn los promotores y dems puestos a las sucursales, en el cual se puede ir dando seguimiento al cumplimiento en base al comparativo de este acuerdo con la realidad generada a travs de los registros de su personal en los equipos biomtricos. El objetivo es eficiantar los recursos humanos asignados a la promotora en cada unidad de negocio, coordinando los esfuerzos de Chedraui y Proveedores, a fin de lograr mayor rentabilidad en la inversin del proveedor y en consecuencia incrementar las ventas.

Ejemplo en pgina siguiente.

Calendario de implementacin
SUCURSALES REGISTRO EN ENTREGA INTERNET DOCTOS. Y CENSO DE HUELLAS 26-JUN-06 5-OCT-06 26-JUN-06 6-OCT-06 INGRESO OBLIGATORIO CON EQ. BIOMETRICO 1-JUL-06 23-OCT-06

CD. VERACRUZ DF Y EDO. DE MEXICO HUAMANTLA, PUEBLA, S.MARTIN TX, TEHUACAN, CORDOBA Y ORIZABA. VILLAHERMOSA, CARDENAS XALAPA, COATEPEC, MTZ. DE LA T. Y TEZIUTLAN TAXCO, ACAPULCO, CUERNAVACA, PUEBLA V QUERETARO, LEON, GUADALAJARA Y MORELIA MERIDA, CAMPECHE Y CD. DEL CARMEN CANCUN, PLAYA DEL CARMEN, COZUMEL Y CHETUMAL TAMPICO-MADERO, CD. VALLES, POZA RICA, TUXPAN Y PAPANTLA NVO. LAREDO, MATAMOROS, AGUASCALIENTES Y SAN LUIS POTOSI. COATZACOALCOS, MINATITLAN, ACAYUCAN, TUXTEPEC, OAXACA, PALENQUE, TUXTLA, SAN CRISTOBAL Y TAPACHULA

13-NOV-06

27-NOV-06

11-DIC-06

26-MAR-07

27-MAR-07

16-ABR-07

11-JUN-07 * JULIO

12-JUN-07 * JULIO

25-JUN-07 * JULIO

* * * AGOSTO AGOSTO AGOSTO * Fechas por confirmar. Independientemente se publicarn con tiempo en cada sucursal conforme

se vayan a realizar.

Beneficios
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Controlar y cuantificar el tiempo real de presencia de la labor de promocin relacionando con el impacto en las ventas. Contribuir a mejorar la existencia de productos en los anaqueles reflejndose en un mejor desempeo y productividad de los promotores, Mejorar la calidad de atencin a clientes al haber presentes personal que atienda el producto y dudas. Controlar y dar seguimiento a los acuerdos comerciales por la fuerza de trabajo que enva el Proveedor a cada sucursal. Mejorar el control y supervisin del Gte. de Tienda sobre los promotores. Al ser personal identificado y ms comprometido se contribuye a disminuir la merma derivada del resurtido o mal manejo del producto. Disminuir rotacin y el ausentismo del personal. Mejorar el proceso de prenmina del proveedor, al conocer el historial laboral del personal. Adecuada documentacin para las demandas laborales de los promotores.

Compromisos
Proveedores, Agencias y Chedraui
Apoyo y seguimiento a este proyecto. Comunicar a su personal, sobre la importancia del proyecto. Cumplimiento en el registro del personal en la liga de la pgina Chedraui y entrega de documentos. Fomentar entre sus colaboradores el correcto uso y registro de entradas y salidas en el equipo biomtrico. Coordinacin entre Proveedores - Agencias - Chedraui para cualquier situacin. Seguimiento estricto y permanente a los Acuerdos Comerciales

Costos
El acceso a las consultas de la informacin de este sistema y el control de los acuerdos comerciales tiene costo? SI Mediante una coparticipacin para cubrir los costos por este servicio, en la que Chedraui participar con una aportacin de ms del 70% y el proveedor con menos del 30% con respecto a los precios al pblico de Time Tracker en otras cadenas. La facturacin ser anual, los precios se los proporcionarn directamente en Time Tracker. El registro del personal en la base de datos de este sistema y el acceso a las sucursales a travs del equipo biomtrico tiene costo? NO

Gracias

Atencin y soporte: Telfono: 50-91-68-91 en la Cd. de Mxico

E-mail Proveedores: registroproveedor@timetracker.com.mx E-mail Tiendas: soportetienda@timetracker.com.mx

RESPUESTAS A PREGUNTAS Y ACLARACION DE DUDAS

Preguntas y respuestas
1. ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DEL PERSONAL Y USO DEL EQUIPO BIOMETRICO? Si, toda persona que llega a laborar a Tiendas Chedraui debe estar registrada en la base de datos de Time Tracker, entregar sus documentos a RH, censar su huella e ingresar y salir por la entrada de personal a travs del equipo biomtrico. 2. LOS EJECUTIVOS TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE? No, ellos no tiene obligacin de registrarse, ni de ingresar por entrada de personal, pueden hacerlo por entrada de clientes. 3. TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE LOS REPARTIDOSRES Y CHOFERES? El registro y control de algn otro puesto que no sea: Supervisor, Vendedor Promovendedor, Promotor, Demostrador Tcnico, ser opcional si el Proveedor o Agencia quieren aprovechar el sistema para monitorearlo. 3. EL PERSONAL TIENE QUE REGISTRARSE EN TODAS LAS SUCURSALES? Una vez que a una persona la registran en la base de datos y han censando su huella tras la entrega de documentos, queda habilitada para poder ingresar a cualquier sucursal Chedraui, reconociendo el patrn (Proveedor o Agencia) su relacin laboral.

Preguntas y respuestas
5. SE TIENEN QUE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A TODAS LAS SUCURSALES QUE ACUDA? No. Si una persona necesita acudir a varias sucursales, slo en la primera entregar los documentos originales y en las dems slo copia del formato de registro sellado y firmado en la primera. No hay que realizar nuevo censo de huella, solo hacer una rplica en el equipo para que la valide en la base de datos central antes de registrar su primera entrada. 6. PUEDEN ENTREGARSE DOCUMENTOS DE OTRA CIUDAD Y POR FAX? S. Los documentos deben ser en papel membretado y/o sellado por quien es el patrn laboral y pueden ser con domicilio de la localidad o forneos, dependiendo donde se encuentren sus oficinas. En caso de ser forneos se podr recibir por fax debiendo entregar los originales en un lapso no mayor a 15 das.

Preguntas y respuestas
7. CUAL ES EL DOCUMENTOS DEL IMSS QUE SE SOLICITA? El documento que se solicita del IMSS debe ser uno emitido por dicho instituto donde se compruebe que la persona mencionada est afiliada y vigente por determinado patrn. Puede ser la Relacin de movimientos operados (Afil-06) que remite el IMSS al patrn cada vez que le enva altas, movimientos de sueldos o bajas. Tambin puede ser la Emisin de movimientos mensuales o bimestrales que el IMSS enva al patrn peridicamente para informar de todos los movimientos recibidos y procesados para cada persona que tiene afiliada. En ltima instancia podra ser el pase permanente que le entregan a la persona para recibir atencin mdica en alguna clnica fuera de la ciudad donde est registrado el patrn. Cualquiera de stos documentos tendr que tener una vigencia menor a 2 meses. 8. DEBE ENTREGARSE DOCUMENTOS POSTERIORMENTE? Cada semestre solicitar el Jefe de Recursos Humanos al personal que le entregue un documentos de su afiliacin al IMSS actualizado a fechas recientes ( 2 meses mximo), los cuales pueden ser los mismo mencionado en el punto anterior.

Preguntas y respuestas
9. QUE SE DEBE HACER SI UNA PERSONA YA NO TRABAJA PARA EL PROVEEDOR O AGENCIA? La Agencia y/o Proveedor deber darlo de baja en el mismo sistema de datos donde lo registr, para impedir que pueda registrarse en el equipo biomtrico e ingresar a las suc. 9. LOS GERENTES Y JEFES DE AREA PUEDEN CAMBIAR EL HORARIO DEL PROMOTOR? El plan de horario semanal que se expresa en el formato de registro y carta responsiva para cada persona, es una propuesta que deber acordarse con el Gerente de la Tienda o Jefe de rea responsable, quienes podrn solicitar y acordar cambios a los Supervisores y Proveedores en cualquier momento para cubrir con las necesidades de atencin de su producto en la Tienda, siempre y cuando se respete el total de horas convenidas. 9. EL ACCESO A LAS SUCURSALES SOLO DEBE SER EN LOS DAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA Y DOCUMENTOS? Los equipos biomtricos no restringen el acceso si el personal se presenta en un da no sealado, fuera del horario o en alguna sucursal que no est programada, ya que es posible que en caso de contingencias enven a alguien de ltima hora. Slo debe estar registrada y activa en el sistema.

Preguntas y respuestas
12. HAY UN HORARIOS LIMITE ESTABLECIDO PARA QUE LOS PROMOTORES PUEDAN INGRESAR A LAS SUCURSALES? No hay restriccin de horario para el acceso a las Tiendas del personal de proveedores an cuando haya habido retardo en la hora estipulada, pero debern cumplir con el total de horas establecidas. Con el mdulo de Acuerdos Comerciales el Proveedor, Comprador y Gerentes de la tienda establecern el mejor horario para la atencin de sus productos y a travs de los reportes del sistema conocern las incidencias, retardos y faltas para reportarlas y tomar las medidas necesarias. La Direccin de Operaciones informar a las Sucursales del DF y Edo. de Mxico para que no limiten el acceso. 12. PUEDE UNA MISMA PERSONA ATENDER A DOS PROVEEDORES? Si, siempre y cuando cumpla con el tiempo establecido para cada uno. En estos casos la agencia deber registrar a dicha persona en cada proveedor para generar claves independientes, entregar ambos paquetes de documentos y darn de alta dos huellas diferentes; con esto se podr identificar que se cumpla el tiempo estipulado o contratado para cada proveedor.

Preguntas y respuestas
14. QUE FUNCIONES DEBE REALIZAR EL PROMOTOR ? Las funciones que deben realizar y en las que participa el personal de Proveedores, son las siguientes y exclusivamente para sus productos y los de Calidad Chedraui: a) RESURTIDO EN PISO DE VENTAS Y BODEGA, que implica: Limpiar producto, as como el mueble, anaquel y rea de bodega que le corresponda; no dejar cajas, estibas y cartn mal colocado. Exhibir y cuadrar producto de acuerdo a caractersticas o lineamientos. Sealizar, colocando etiquetas de precios, comparativos y cartulinas. Apoyo en el conteo, empaque y

a) INVENTARIOS: Apoyo en el proceso de inventario de sus productos. b) DEVOLUCION DE PRODUCTOS A PROVEEDOR. trmite. c) PRODUCTOS ABANDONADOS EN PISO: Recoleccin de sus productos en el lugar de concentracin y reacomodo en mueble o entrega para merma. 14. QUIEN DEBE FIRMAR LA PAPELETA DE SALIDA? La papeleta de salida ser firmada slo por el Jefe de rea responsable en turno de la Tienda o el Gerente, quien deber asegurarse se hayan cumplido con las actividades.