FORMULÁRIOS

INTRODUÇÃO

O formulário é um importante meio de

comunicação, transmissão e registro de
informações, principalmente as baseadas
em dados quantitativos.
Tanto o usuário quanto o analista devem
saber que formulário é um assunto a ser
tratado com muita atenção, pois os
sistemas são apoiados por documentos
cuja clareza, formato e conteúdo tornam
esses documentos eficientes e eficazes,
contribuindo de forma fundamental para
o bom funcionamento dos sistemas e2
métodos administrativos.
INTRODUÇÃO

Formulário é um instrumento do
processo administrativo constituído
de:
palavras e números compostos de:
dados fixos (impressos antes do uso); e
dados variáveis (anotados a posteriori);
espaços ou campos;
linhas;
colunas; e
formato.

3
INTRODUÇÃO

A necessidade dos formulários pode

ser justificada em função dos
seguintes fatores:
a importância dos dados e informações, pois a
sobrevivência de uma empresa pode depender
de ter o dado ou a informação certos, na hora
certa, e de utilizá-los rápida e corretamente;
as exigências legais e governamentais;
a padronização nas comunicações;
o armazenamento de dados ou informações;
a função de controle;
a alteração no número de pessoal
administrativo;
4
o treinamento administrativo dos funcionários
REQUISITOS DE FORMULÁRIOS

Um bom modelo de formulário

deve apresentar os seguintes
requisitos:
Criar uma atitude mental favorável do executor
para com a tarefa de preenchimento;
Permitir a utilização do meio mais fácil na
anotação dos registros;
Atentar para sua utilização após o
preenchimento;
Possibilitar a redução da tendência para o erro
na anotação e na utilização dos registros;
Permitir a economia de papel e de impressão,
sem prejudicar os limites necessários à5
execução eficiente dos registros.
METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO

Etapas a serem seguidas para

desenvol-vimento do formulário:
levantamento e análise das necessidades;
elaboração do novo formulário;
trabalhos de gráfica; e
recebimento, treinamento e controle.

6
LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES

O analista deve ser o mais crítico e

minucioso possível nesta etapa, pois
será a base para todo o trabalho.
É conveniente que o resultado dessa
análise seja apresentado de forma
escrita e apoiado por fluxogramas.
Nesta etapa, o analista deve listar
todos os requisitos a serem solicitados
pelo novo formulário (forma de
manuseio, número de vias, tamanho,
campos de preenchimento, etc.)
7
LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES

Questionário (perguntas básicas):

Quanto à identificação;
Quanto à necessidade atual do formulário
considerado;
Quanto ao preenchimento;
Quanto ao controle e avaliação;
Quanto ao consumo;
Quanto ao formato, tipo de papel e
carbonagem;
Quanto ao arquivamento;
Quanto ao custo;
Quanto aos benefícios e aos problemas do8
formulário.
ELABORAÇÃO

Nessa etapa, o analista deve elaborar

um formulário que satisfaça a todos os
requisitos estabelecidos na fase
anterior.
Deve ser efetuado com conhecimento
do usuário, para facilitar o processo
de aceitação das novas idéias;
Um bom formulário nasce a partir do
real e correto conhecimento da
necessidade e da habilidade do
analista em saber desenhar o layout9
ELABORAÇÃO

Alguns aspectos devem ser

identificados:
estilo de administração da empresa;
informações importantes;
layout do formulário;
formato do papel;
tipo e qualidade do papel;
peso do papel;
cor do papel;
padrões para margens de formulários;
número de vias dos formulários; e
10
redação do texto do formulário.
ELABORAÇÃO

Identificação do estilo da empresa:

Uniformizar os documentos da empresa. A
vantagem maior dessa situação é a de
harmonizar a imagem dos documentos da
empresa, embora exista uma desvantagem de
dificultar a diferenciação rápida entre os vários
documentos; ou
Não uniformizar os documentos da empresa.
Nesse caso, a situação é o inverso da anterior.
O analista tem de obter, de forma clara e
precisa, a identificação desse estilo, pois
somente dessa forma poderá representar a
realidade da empresa. 11
ELABORAÇÃO

Identificação das informações

importantes:
As informações importantes devem ser
definidas antes do início da elaboração dos
formulários.
O formulário não resolve nada, mas serve,
apenas, para armazenar informações
necessárias para a tomada de decisão pelos
usuários do sistema considerado.
Dois aspectos podem facilitar a identificação de
informações importantes:
quando cada funcionário inicia, interrompe ou termina
uma atividade inerente ao sistema considerado; e
a que categoria esse funcionário pertence e qual sua
12
influência no sistema considerado.
ELABORAÇÃO

Identificação das informações

importantes:
As informações no formulário podem estar
representadas de duas diferentes formas:
Fixas. As informações fixas são as que já vêm
impressas, identificando os vários campos do
formulário, bem como orientando seu preenchimento
Variáveis. As informações variáveis são as inseridas
pelo usuário do formulário, respeitando os endereços
estabelecidos pelas informações fixas.
Os espaços reservados para informações
variáveis são dispostos em seqüência horizontal
(linhas) ou vertical (colunas). 13
ELABORAÇÃO

Identificação das informações

importantes:
Exemplo de Fluxo de Informações:

14
ELABORAÇÃO

Identificação das informações

importantes:
Outro aspecto importante é a seqüência das
informações, pois estas devem apresentar-se
de forma lógica e racional.
Exemplo de Seqüência de Informações em
Blocos:

15
ELABORAÇÃO

Uma vez definido o conjunto de

informações necessárias para que a
consolidação de uma atividade
repetitiva se torne efetiva, o analista
deve verificar a viabilidade de criação
de um ou vários formulários quer
permitam armazenar essas
informações de forma organizada e
que contribuam para os objetivos do
sistema considerado.

16
IDENTIFICAÇÃO DO LAYOUT

Nessa etapa do processo de

desenvolvimento de um formulário, o
analista deve determinar as
dimensões que o formulário deverá
ter, bem como o layout segundo o qual
as informações serão distribuídas
sobre sua superfície.
O procedimento mais usual no
desenvol-vimento de um layout do
formulário consiste em utilizar uma
folha de papel quadriculado e sobre
sua superfície alocar, ordenadamente,
todos os itens que devem constar do17
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

Quando o analista for decidir sobre o

formato do papel deve considerar dois
aspectos:
formato apropriado ao uso do impresso; e
formato disponível no mercado.
O uso de formatos padronizados tem
algumas vantagens:
redução nos custos;
uso de um menor conjunto ordenado de meios
de arquivamento;
ajustamentos menos freqüentes no manuseio
do papel
18
ajustamentos menos freqüentes no
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

O formato-padrão brasileiro foi

reproduzido do formato ISO e é
constante da norma PB-4, de 1945, da
ABNT.
Os principais objetivos do formato “A”
são:
economia de papel, pois existem, nesse caso,
dimensões bem estabelecidas, fornecidas às
gráficas pelos fabricantes de papel; e
facilidades de arquivamento.

19
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

O formato-padrão internacional série

“A”:

20
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

Medidas externas da série formato “A”:

No do formato Medidas em No do formato Medidas em
milimetros milimetros
4 A0 1.682 x 2.378 A6 105 x 148
2 A0 1.189 x 1.682 A7 74 x 105

A0 841 x 1.189 A8 52 x 74
A1 594 x 841 A9 37 x 52
A2 420 x 594 A10 26 x 37
A3 297 x 420 A11 18 x 26

A4 210 x 297 A12 13 x 18

A5 148 x 210 A13 8 x 13
21
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

O formato-padrão internacional série “B”

(utilizado em cartazes e outdoors):
No do Formato Medidas em milimetros
0 1.000 x 1.414
1 707 x 1.000
2 500 x 707
3 353 x 500
4 250 x 353
5 176 x 250
6 125 x 176
7 88 x 125
8 62 x 88
9 44 x 62
10 31 x 44
11 22 x 31
12 15 x 22 22
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

O padrão brasileiro 2-B:

23
IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPEL

O formato-padrão internacional série

“C” (envelope-padrão para o formato
“A”): N do formato
o
Medidas em
milimetros
0 917 x 1.297
1 648 x 917
2 458 x 648
3 324 x 458
4 229 x 324
5 162 x 229
6 114 x 162
7 81 x 114
8 57 x 81 24
IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DE PAPEL

O analista deve definir o tipo e a

qualidade do papel baseado em:
Duração necessária do formulário;
Importância do formulário;
Nível hierárquico das pessoas que vão
manusear o formulário;
Quantidade de vias e correspondente destino;
O uso ou a finalidade do formulário.

25
IDENTIFICAÇÃO DO PESO DE PAPEL

Este aspecto envolve o estudo da

gramatura do papel por metro
quadrado.
A resistência física que o documento
deve ter determina a gramatura do
papel.
A utilização de gramatura leve tem as
seguintes vantagens:
possibilidade de datilografar muitas cópias de
uma única vez;
menores despesas com franquia postal; 26
IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPEL

O analista deve considerar a cor do

papel e a cor da tinta
A cor serve:
diferenciar uma via da outra (identificação);
diferenciar um formulário do outro;
chamar a atenção sobre certas informações ou
campos do formulário;
atender a determinados aspectos da legislação;
e
atender aos padrões da empresa.

27
IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPEL

Segundo Le Courier, o grau de

legibilidade para as várias
combinações
Ordem de
legibilidade
de cores:
Cor da
impressão
Cor do fundo
(papel)
1 Preta Amarela
2 Verde Branca
3 Roxa Branca
4 Azul Branca
5 Branca Azul
6 Preta Branca
7 Amarela Preta
8 Branca Roxa
9 Branca Verde
10 Branca Preta
11 Roxa Amarela
12 Verde Roxa 28
13 Roxa Verde
IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPEL

A legibilidade é importante se o
formulário for olhado algumas vezes
num certo tempo, mas pode gerar
problemas se ele for digitado, visto
que pode provocar cansaço visual e
resultar em erros.
A maneira mais comum de identificar
as vias ou cópias do jogo de
documentos é por meio da cor do
papel de cada cópia.
29
IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPEL

Este método apresenta as seguintes

vantagens:
permite fácil reconhecimento e manuseio para
todos os funcionários;
permite rápida verificação de possíveis erros de
arquivamento.

E as seguintes desvantagens:
necessidade de estoque de papel de cada cor
usada na empresa; e
dificuldade, para uma pessoa não treinada e
nem devidamente acostumada com seu
manuseio. 30
IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPEL

Pode-se, também, sistematizar as

cores das cópias pela unidade
organizacional responsável.
Outro método, é imprimir as
instruções básicas de encaminhamento
na parte inferior de cada cópia do
formulário.

31
IDENTIFICAÇÃO DOS PADRÕES PARA
MARGENS
As margens especificadas para a série
“A” levam em conta a área do papel
necessária ao arquivamento do mesmo
em pastas classificadas, pastas
suspensas ou outro processo que exija
que as folhas sejam furadas a fim de
permitir sua guarda.
Todos os modelos de impressos,
quando forem usados como fichas, não
necessitam de margem de
arquivamento. Deve ser deixada,
32
somente, margem de 5 mm dos lados
IDENTIFICAÇÃO DOS PADRÕES PARA
MARGENS
Padrões para margens de formulários
Formato Margem de Outras margens
arquivamento (cm)
4 A0 (cm)
3,0 2,0
2 A0 3,0 1,5
A0 3,0 1,0
A1 3,0 1,0
A2 3,0 1,0
A3 3,0 0,5
A4 3,0 0,5
A5 3,0 0,5
A6 3,0 0,5
A7 - 0,5
33
A8 - 0,5
IDENTIFICAÇÃO DO NÚMERO DE VIAS

Tipos de papéis carbonados:

Verso carbonado é o carbono pintado no verso
do formulário;
Convencional é o que pode ser reaproveitado
várias vezes;
Carbono de utilização única; e
Papel impregnado é um papel com tratamento
químico, que dispensa a utilização de carbonos.

34
IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO DE
TRANSFERÊNCIA DE INFORMAÇÕES
Aspectos relacionados à fiel
transferência de informações entre
formulários e vias de formulários:
registro automático de diferentes documentos;
jogos de formulários em bloco;
colagem ou grampeamento;
processo de junção com dobragem em sanfona;
utilização de diferentes tipos de carbonos em
formulários.

35
IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO DE
TRANSFERÊNCIA DE INFORMAÇÕES
Aspectos relacionados à necessidade
de impedir a transferência de
informações entre formulários e vias
de formulários:
sistema de carbonagem localizada ou em faixa;
colocação de ornamento tipográficos, tais como
fileiras de “x”, asteriscos, etc.;
dessensibilizar os papéis com revestimentos;
agrupar a informação no jogo de formulários, de
modo que as cópias possam ser preenchidas em
toda a largura da folha ou só ate um aparte da
largura;
Usar a técnica anterior pelo uso de papel-
carbono, que pode acompanhar toda a largura 36
ESTRUTURAÇÃO DA REDAÇÃO DO TEXTO
DO FORMULÁRIO
Machline aponta as seguintes regras:
inclusão de todos os tópicos indispensáveis ao
registro e à transmissão da informação;
exclusão de todos os tópicos desnecessários;
definição clara dos termos usados;
restringir o uso de abreviações;
adoção de um título de identificação do
formulário;
numeração genérica, impressa no formulário;
numeração individual impressa no formulário;
registro da data e da série de impressão;
logotipo, nome e endereço da empresa;
identificação do remetente e do destinatário. 37
ARTE-FINAL

Nos processo gráficos que exigem a

produção fotográfica de matizes, esta é feita
com base em artes-finais.
A arte-final nada mais é do que um fac-símile
do impresso que se pretende realizar.
Ela é feita utilizando-se um papel liso, fosco
e branco como base.
À montagem da arte-final com a utilização da
colagem dá-se o nome de paste-up.
Uma vez confeccionada, ela deve ser
guardada com todo o cuidado.
38
RECEBIMENTO, TREINAMENTO E
CONTROLE DOS FORMULÁRIOS
Esta é a última etapa do processo.
O analista deve ter adequado e
racional controle de formulários e,
para tanto, pode efetuar as seguintes
tarefas:
Registro de formulários: listagem com
identificação, numa ordem seqüencial, dos
títulos dos formulários elaborados;
Ficha técnica do formulário: tem por finalidade
consolidar todas as informações necessárias
sobre o formulário, servindo de base para atuais
e futuras solicitações à gráfica. 39
RECEBIMENTO, TREINAMENTO E
CONTROLE DOS FORMULÁRIOS
Registro de formulários:

40
RECEBIMENTO, TREINAMENTO E
CONTROLE DOS FORMULÁRIOS
Ficha técnica do formulário:

41