Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial PLAN DE CAPACITACION PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DE GESTION MUNICIPAL

CONVENIO PASA PERU CE MINDES

COMPONENTE: Apoyo al fortalecimiento de las capacidades institucionales ACTIVIDAD: Capacitacin para la Gestin Administrativa local

RELACION ENTRE LA ESTRUCTURA ORGANICA Y EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

La estructura orgnica es bsicamente un esquema grfico de distintas unidades orgnicas interrelacionadas, que necesitara la institucin para cumplir sus objetivos. El reglamento da cuerpo a ese esquema y precisa las funciones, atribuciones y responsabilidades para cada rgano.

ORGANIZACIN MUNICIPAL

MISIN OBJETIVOS DE DESARROLLO

OBJETIVOS DE DESARROLLO

Estructura Orgnica

Reglamento

Estructura orgnica municipal bsica artculo 28:

La gerencia Municipal La procuradura Pblica municipal La Oficina de Asesora Jurdica El rgano de Auditoria interna La oficina de Planeamiento y Presupuesto

. Los dems rganos de lnea, de apoyo y asesora se establecen conforme lo determina cada gobierno local.

Pero, entonces, buena parte de las municipalidades del pas tendran dificultades para lograr una estructura bsica como seala la ley.

En realidad, no es obligatorio que la municipalidad tenga todos los rganos sealados. La misma norma indica que depende de su capacidad de gasto.

DISEO DE LA ORGANIZACIN MUNICIPAL

3. Evaluar y priorizar los procesos centrales Evaluar la capacidad interna para abordar los aspectos identificados y priorizar cules seran los atendidos

2. Hacer un diagnstico interno Conocer cmo estamos funcionando en relacin a la misin de la municipalidad

DISEO DE LA ORGANIZACIN
1. Revisin de planes de desarrollo y estrategia Se revisa el plan de desarrollo institucional (PDI) y el plan de desarrollo concertado (PDC).

5. Elaboracin de reglamento de organizacin y funciones (ROF) Validada la estructura orgnica, el equipo debe elaborar la propuesta del ROF guardando coherencia entre la informacin procesada y los contenidos del reglamento.

4. Propuesta de estructura orgnica Proponer una primera estructura orgnica de la municipalidad. sta ser analizada y validada en equipo.

ESTRUCTURA ORGANICA: MUNICIPALIDAD MEDIANA GRANDE

CONCEJO MUNICIPAL

COMISIN DE REGIDORES

CONCEJO DE COORDINACIN LOCAL

SECRETARIA GENERAL ALCALDA
RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
AGENCIA DE PROMOCIN DE INVERSIN PRIVADA

RGANOS CONSULTIVOS

COMIT DE SEGURIDAD CIUDADANA GERENCIA MUNICIPAL

RGANOS DE APOYO RGANOS DE ASESORAMIENTO

OFICINA DE RENTAS U. ADM. TRIBUTARIA

OFICINA DE ADMINISTRACION

TESORERA
CONTABILIDAD ABASTECIMIENTO

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO OFICINA DE ASESORIA JURDICA

U. RECAUDACIN TRIBUTARIA

RGANOS DE LNEA

GERENCIA DE DESARROLLO LOCAL SUB GERENCIA AGROPECUARIO

SUB GERENCIA PROMOCIN EMPRESARIAL

GERENCIA DE SERVICIOS PBLICOS

SUB GERENCIA LIMPIEZA PBLICA DE MIEDO AMBIENTE SUB GERENCIA SERVICIOS GENERALES

GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL SUB GERENCIA DE OBRAS PUBLICAS SUB GERENCIA DE PROMOCIN SOCIAL

PROGRAMA DE VASO DE LECHE

PROGRAMAS SOCIALES

ESTRUCTURA ORGANICA: MUNICIPALIDAD MEDIANA

CONCEJO MUNICIPAL
OFICINA DE AUDITORIA INSTITUCIONAL

COMISIN DE REGIDORES
CONCEJO DE COORDINACIN LOCAL

OFICINA DE PROCURADURA MUNICIPAL SECRETARIA GENERAL

ALCALDA

JUNTAS DE DELEGADOS VECINALES

GERENCIA MUNICIPAL

UNIDAD DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD DE CONTABILIDAD UNIDAD DE ABASTECIMIENTO UNIDAD DE RENTAS

OFICINA DE ASESORIA LEGAL UNIDAD DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

GERENCIA DE DESARROLLO LOCAL SUB GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE SERVICIOS PBLICOS

SUB GERENCIA DE MEDIO AMBIENTE

GERENCIA DE PARTICIPACIN CIUDADANA SUB GERENCIA DE PROMOCIN DEMUNA

SUB GERENCIA DE PLAN URBANO

SUB GERENCIA SEGURIDAD

PROGRAMA DE VASO DE LECHE

APOYO AL FOMENTO DE INVERSIONES

ESTRUCTURA ORGANICA: MUNICIPALIDAD PEQUEA

CONCEJO MUNICIPAL

COMISIN DE REGIDORES

OFICINA DE AUDITORIA INSTITUCIONAL

ALCALDA

CONCEJO DE COORDINACIN LOCAL

ASESORA LEGAL

GERENCIA MUNICIPAL

UNIDAD DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

SUB GERENCIA DE DESARROLLO LOCAL Y PARTICIPACIN CIUDADANA

SUB GERENCIA DE SERVICIOS PBLICOS

ESTRUCTURA ORGANICA: MUNICIPALIDAD PEQUEA RURAL

CONCEJO MUNICIPAL

ALCALDA

CONCEJO DE COORDINACIN LOCAL

Agrupa funciones de administracin y tributacin.

REA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

No necesariamen te se incluye en la estructura.

REA DE PROMOCIN SOCIAL Y PARTICIPACIN

REA DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y OBRAS

Relacin con organizaciones y promueve la participacin.

Relacin con las unidades productivas.

1. QUE ES EL ROF ?

El reglamento de organizacin y funciones (ROF) es un instrumento tcnico normativo de gestin administrativa que tiene como objetivo establecer la naturaleza, finalidad, mbito, estructura orgnica y las funciones generales y especficas de cada rgano de la municipalidad.
1.
QU OBJETIVOS PRETENDE LOGRAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Normar y orientar la organizacin municipal hacia los objetivos estratgicos de la institucin.

Formalizar una estructura organizacional al servicio de los objetivos del plan de desarrollo local. . Establecer una estructura interna flexible, eficiente, eficaz e integrada; orientada a una gestin administrativa

IMPORTANCIA DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

ROF El ROF es importante porque:

Formaliza la organizacin municipal a travs de la estructura orgnica y las funciones que debe cumplir cada rgano.

Define cules son las atribuciones y responsabilidades de cada unidad orgnica, evitando as la superposicin de funciones.

Permite establecer las relaciones con el entorno: comunidad, instituciones y otros actores locales; principalmente a travs de los rganos de lnea.

Permite establecer las relaciones internas de la organizacin: relaciones de dependencia jerrquica, relaciones de apoyo y asesora, cooperacin y niveles de toma de decisiones.

INSUMOS BASICOS PARA LA ELABORACION DEL ROF

2. La normativa municipal (Ley orgnica de municipalidades, normas sobre los sistemas administrativos del sector pblico y otras)

1. La informacin sistematizada de funciones, de las potencialidades y / o problemas priorizados.

3. La estructura orgnica

ROF
Apoyados en estos insumos se procede a elaborar el ROF.

los errores comunes en el diseo de la organizacin municipal

El diseo est desarticulado de la misin, de los objetivos institucionales y los objetivos de desarrollo de la localidad. Hay excesiva desagregacin de unidades orgnicas que genera un sobredimensionamiento de la estructura orgnica. Se disea una organizacin para resolver o atender todos los problemas y potencialidades a la vez

Qu riesgos frecuentes encontramos en la organizacin municipal?

Inestabilidad de la estructura. Cambios frecuentes en la estructura orgnica. 2. Crear unidades orgnicas en funcin a personas. 3. Cambios frecuentes del entorno: poltico, econmico, mercado. 4. Baja gobernabilidad en la localidad. Puede existir un buen diseo organizacional pero si el entorno social es altamente conflictivo, los objetivos de desarrollo al cual se debe la organizacin municipal no sern alcanzables. En estos casos hay que replantear las polticas del gobierno local y traducirlas en la organizacin municipal.
1.

EL ROF Y SU ARTICULACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

PDCL PDC

VISIN MISIN LOM (funciones)

OBJETIVOS INSTITUCIONALES
PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS

RESULTADOS POI

Py Py Act
ROF
PROCESOS Funciones Responsabilidades Relaciones Tiempos Recursos Tecnologas Procedimientos Manuales de gestin por servicios

Estructura organizadas Funciones

CAP

MOF

ARTICULACION DEL ROF CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

ARTICULACIN CON LA LEY ORGNICA DE MUNICIPALIDADES Que define las funciones que son materia de su competencia y en donde se ubicaran las funciones permanentes de las municipalidades que para efectos de su gestin se organizan a travs de actividades. ARTICULACIN CON EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Que adems de la misin, los objetivos estratgicos institucionales, estrategias, etc. contienen la estructura de programas y sub-programas a partir de la cual se establecen los denominados rganos de lnea. Esto es importante porque permite adecuar la organizacin a las capacidades de gestin de la municipalidad y las necesidades, demandas y potencialidades del municipio.

ARTICULACIN CON EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL Que aporta con los proyectos y actividades concretas que articulan las funciones de lnea en el marco del plan de desarrollo institucional y las relaciones sinrgicas entre procesos y personas.

ORGANIZACIN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

Subsistema tcnico
Persona que utilizan conocimientos, tcnicas, equipos e instalaciones.

Subsistema estructural
Personas que trabajan juntas en actividades integradas.

Subsistema psicosocial
Personas que se interrelacionan socialmente y que es coordinada por un subsistema administrativo que planifica y controla el esfuerzo global.

CRITERIOS CONCEPTUALES PARA EL DISEO DE LA ORGANIZACIN MUNICIPAL

TENER UN ENFOQUE DE SISTEMAS ADECUADO A LAS POTENCIALIDADES LOCALES BASADA EN LOS PROCESOS CLAVE SERVICIOS ORIENTADOS AL CLIENTE

EL CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

El cuadro para asignacin de personal (CAP) es uno de los instrumentos tiles para conocer el potencial humano que requiere una institucin del Estado, de tal manera que pueda cumplir adecuadamente sus objetivos

esta herramienta permite definir el nmero de cargos o puestos de trabajo para cada una de las unidades aprobadas en la estructura orgnica. Estos puestos de trabajo deben desprenderse de los procesos de gestin. Su propsito no es otro que el de dimensionar la organizacin de la municipalidad en base a criterios de racionalidad y prioridades en las reas

CRITERIOS PARA LA ELABORACION DEL CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

Formular el CAP a partir de la estructura orgnica y el ROF aprobado previamente por la entidad. La relacin con estos documentos es conceptual tcnica. Debe mantener los principios tomados en cuenta al disear la estructura orgnica y su correspondiente ROF.

El nmero de cargos propuestos y el perfil de cada uno deben guardar coherencia con las responsabilidades y competencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

El proyecto del CAP debe estar acorde con la capacidad presupuestaria de la municipalidad y las funciones asignadas en CRITERIOS NORMATIVOS.

CRITERIOS NORMATIVOS PARA LA ELABORACION DEL CAP

1. Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos presupuestamente) con un lmite del 10% del total de cargos cubiertos contenidos en el CAP.

2. Los cargos correspondientes a los rganos de asesoramiento y de apoyo no deben exceder del 20% del total de cargos contenidos en el CAP.

3. Deber consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Una referencia para el nmero de cargos de confianza es la nueva ley marco del empleo pblico, ley N 28175.

Siempre que haya variacin en los cargos de sta oficina, se pedir opinin de la Contralora General de la Repblica.

4. La clasificacin y nmero de los cargos asignados al rgano de control institucional son determinados por el titular de la entidad con opinin de la Contralora General de la Repblica en caso de variacin.

5. Deben incluirse todos los cargos de las sedes u rganos desconcentrados de la entidad.

Agencias municipales, oficinas desconcentradas.

Recuerden estos formatos pueden obtenerse en Excel en www.pcm.gob.pe

6. El CAP debe presentarse en los formatos que se incluyen en los anexos, adjuntndose el resumen cuantitativo que consigna la clasificacin por grupos ocupacionales.

CAMINO PARA LA APROBACION DEL DE CAP

EL CAP APROBADO (mediante ordenanza municipal)

Finalmente tenemos
El rgano responsable de su aprobacin Luego se somete a la aprobacin del Alcalda El proyecto del CAP El rgano de presupuesto y con el Informe tcnico y legal se remite a la Concejo municipal

Debidamente visado por

La asesora jurdica y el rgano de presupuesto

CUANDO MODIFICAR EL CAP?

Cuando la entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven a cambios en sus funciones o en su estructura organizacional, o por motivo de una accin de racionalizacin o mejoramiento de procesos.

Por motivo de reestructuracin o reorganizacin aprobadas conforme a la normativa vigente.

Una vez aprobado el CAP, se publica en el diario oficial El Peruano y tambin en el portal electrnico. Por motivos de reordenamiento de cargos que conlleve a una afectacin de su presupuesto analtico de personal PAP Actividad

BASE LEGAL

El manual

de organizacin y funciones (MOF) pretende: o Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente. Definir las competencias bsicas y transversales necesarias

EQUIPO TECNICO PARA LA ELABORACION DEL MOF

El jefe de personal o el que haga sus veces.

CONSTITUCIN DEL EQUIPO TCNICO

El jefe del rea de racionalizacin o quien haga sus veces.

Los trabajadores y sus jefes inmediatos.

PERFIL DE PUESTOS Y PASOS PARA HACERLO

Paso 1 Anlisis de relaciones de jerarqua y coordinaciones. Paso 2 Anlisis desde los objetivos institucionales.

Paso 3 Elaborar la descripcin del cargo.

Paso 4 Revisin del anlisis con los participantes,

Paso 5 Llenar los formatos MOF

IMPORTANCIA DEL MOF

Determinar los perfiles de los ocupantes.
Conocer la descripcin de los puestos de cada unidad organica.

Seleccionar el personal en demanda de la institucin.

Orientar y proporcionar informaron bsica para el diseo del plan de desarrollo de capacidades.

Realizar la evaluacin de desempeo.

Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.

BASE LEGAL