EL CONTROL

EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

 PROFESOR: ELERA OLANO , OMALTO CURSO: ORGANIZACIN Y GESTIN INDUSTRIAL INTEGRANTES: Pea Cerna, Sofa Milagros Sulca Pinedo, Kiara Orely

INDICE
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) Introduccin Definicin de control Requisitos de un buen control Importancia del control Bases del control Tipos de control Elementos de control Principios de control Caractersticas de control Tolerancia del control Herramientas del control Otras herramientas de control

INTRODUCCIN
El control es la funcin de administracin que cierra el proceso administrativo, es la consecuencia lgica del acto de administrar, es una funcin indelegable de todo cargo con responsabilidad de conduccin, ya que ambos conceptos estn unidos. El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

Definicin de control
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida: Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Autores que plantearon la definicin de CONTROL: Henry Farol Robert B. Buchele George R. Terry Bur K. Scanlan Robert C. Appleby Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet Harold Koontz y Ciril ODonell Chiavenato

Requisitos de un buen control Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

Importancia del control

El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

 Agregar valor:. El experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

Bases del control

El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:

Planear y organizar: Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
Hacer: El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.

 Evaluar. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. Mejorar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

TIPOS DE CONTROL
La tipologa del control depender del criterio de anlisis que se adopte. Podemos mencionar tres clasificaciones bsicas:

Segn los factores de anlisis:

supone que, dependiendo de la realidad particular de cada empresa, existen tres enfoques del control que deber considerar, poniendo mayor o menor nfasis en cada uno. Del mercado: Este tipo de enfoque es utilizado por empresas que poseen productos o servicios claramente especficos y distintivos y donde existe una considerable competencia en el mercado. Son ejemplos: las bebidas gaseosas a nivel mundial, y a nivel local productos como la lana. Burocrtica: Este tipo de control depende de la estandarizacin de actividades, descripciones de puestos de trabajo bien definidas y otros mecanismos administrativos. Un ejemplo concreto de control burocrtico lo constituyen los presupuestos. Del clan: Este tipo de enfoque se basa en las conductas de los recursos humanos de la organizacin dadas por los valores compartidos, las normas de grupo, las tradiciones, las creencias y otros aspectos de la cultura organizacional.

Segn el nivel de estructura formal:

Superior: Tiene por objeto establecer la validez de los planes de nivel estratgico y evaluar la adecuada y coherente asignacin de los recursos ,se caracteriza por no estar sujeto a pautas predeterminadas, ya que evala bsicamente decisiones no programadas. Intermedio: Se ocupa de medir la consistencia de los planes de nivel tctico en el marco del sistema de planeamiento integral y evaluar la correcta asignacin y distribucin de recursos sectoriales. Puede recaer sobre decisiones programadas, para las cuales se ajusta a determinados estndares preestablecidos o decisiones no programadas. Inferior: Es el encargado de supervisar el cumplimiento de los planes de este nivel, comprobando su puesta en marcha y funcionamiento a partir del seguimiento de las acciones desarrolladas. Normalmente se trata de un control sobre las operaciones rutinarias que surgen a partir de decisiones programadas, con pautas de control prefijadas.

Segn la oportunidad de realizacin: Preventivo: Se constituye como el tipo ms deseable de control e intenta prevenir los problemas previstos. Se le llama control preventivo o anterior a la accin porque se realiza antes de la actividad en cuestin. Esta orientado al futuro. En sntesis, el control preventivo consiste en emprender la accin administrativa antes que se presente el problema. Concurrente: En la actualidad, muchos programas de calidad, se basan en controles concurrentes para informar a los trabajadores si su produccin y sus niveles de rendimiento son de calidad suficiente para garantizar el cumplimiento de los estndares de calidad. Correctivo: este tipo de control se basa en la retroalimentacin. Dicho control se realiza despus de que la actividad ha llegado a su trmino. La principal desventaja de este tipo de control es que cuando se recibe la informacin, el dao ya est hecho. Los informes financieros son un claro ejemplo de este tipo de control.

A modo de sntesis:

Elementos del control

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad Estndares de calidad Estndares de tiempo Estndares de costos Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.

 Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.
Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

Principios de control
Equilibrio: Se basa en delegar autoridad para que analice los mecanismos necesarios para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
Objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.

 Costeabilidad: Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.

Excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control.
Controladora: Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL

Caractersticas comunes que procuran la eficacia del sistema: Precisin: un sistema de control que genera informacin imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Si un sistema es preciso genera confianza y proporciona datos vlidos. Oportunidad: los controles debern advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones. Economa: la operacin de un sistema de control debe ser econmica, es decir que, todo sistema de control tendr que justificar los beneficios que aporta en relacin con los costos que ocasiona. Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difcil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado. Criterios Razonables: los estndares de control debern ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible accin motivadora desaparece. Localizacin estratgica: los administradores debern establecer controles sobre los factores que sean estratgicos para el rendimiento de la organizacin. Los controles debern abarcar las actividades, operaciones y eventos crticos dentro de la organizacin. Accin Correctiva: un sistema de control eficaz deber no slo sealar el problema sino tambin especificar una solucin. Es decir que deber sugerir medidas alternativas que ser conveniente tomar para corregir la desviacin.

Tolerancias del control

El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estndares o planes. Una cierta cantidad de variacin ocurrir normalmente como resultado de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe establecer los lmites relacionados con el grado aceptado de desviacin del estndar. En otras palabras cunta variacin del estndar se tolera? La forma en que el administrador establece las tolerancias del control depende de la meta. Frecuentemente el administrador debe hacer juicios subjetivos cuando el sistema o factor que se supervisa est fuera de control, si la actividad que se supervisa se presta a una medida numrica se pueden usar tcnicas de control estadstico. En cualquier caso, un elemento que influye en la cantidad de desviacin aceptable es el riesgo de estar fuera de control y darse cuenta. En general mientras menor sea el riesgo ms amplias sern las tolerancias.

HERRAMIENTAS DE CONTROL
Para ejercer el control en cada uno de los niveles sealados, la administracin emplea diversas herramientas o instrumentos en funcin de los atributos a considerar en cada caso: De Control Superior: En este caso, las herramientas estarn orientadas a evaluar y monitorear el desempeo global de la organizacin. A modo de ejemplo, se enuncian a continuacin: Anlisis econmico/financiero/patrimonial Auditora externa Control histrico (de resultados, de inversiones, de capital, de operaciones, etc., en general, es el control que se realiza con informacin contable). Evaluacin estadstica

De Control Intermedio:
En este nivel, las herramientas de control se abordan desde cada unidad de la organizacin como un conjunto de recursos, de manera aislada, orientadas al mediano plazo. Control presupuestario: Los presupuestos involucran acciones administrativas que producen resultados observables dentro de perodos determinados de tiempo. El control presupuestal implica planeacin y control.

Control de costos: Trata las informaciones sobre la acumulacin y el anlisis de costos, asentando los costos en algn tipo de unidad-base, como productos, servicios, componentes, proyectos o departamentos. A partir de este concepto se puede acceder a tcnicas de planeacin y control sencillas ya que muestran cmo los diferentes niveles de venta afectan las ganancias de la empresa.
Auditora interna

De Control Inferior: En el nivel inferior, las herramientas estarn orientadas al control de ejecucin de las operaciones. Al ser su espacio de tiempo el corto plazo, su objetivo es inmediatista, es decir, evaluar y controlar el desempeo de las tareas y operaciones en cada momento. Control de produccin en lnea de montaje: La lnea de montaje especifica previamente las tareas, los mtodos de su ejecucin y el tiempo involucrado. Cuadros de productividad: Estos cuadros proporcionan a los supervisores y subordinados las informaciones relacionadas con el desempeo de stos, actuando como mecanismo impersonal de control que ejerce influencia directa sobre el buen desempeo de las tareas. Control de calidad de productos: Este control consiste en asegurar que la calidad del producto o servicio cumpla con los patrones prescriptos. Para localizar desviaciones o defectos, detectar errores o fallas del proceso productivo, el control de calidad compara el desempeo con el patrn establecido.

control de procedimientos: este control consiste en analizar el desarrollo actual de un procedimiento, de principio a fin, considerando cada una de sus subfases de realizacin. Luego de conocer y analizar el estado actual, se podrn identificar desvos y mejoras necesarios, llevando al rediseo del procedimiento en cuestin. Hoja de registro de datos: Existen instrumentos de recoleccin de datos que actan como verificadores o controladores de la ejecucin de tareas o actividades. A modo de ejemplo se enuncian: ficha de inventario, planilla de cierre de caja, etc. Contabilidad general Supervisin Auditora operativa

OTRAS HERRAMIENTAS DE CONTROL

Grfico de Gantt: Este mtodo indica de forma grafica qu actividades deben cumplirse en relacin al tiempo total de un proyecto. Para ello, se descompone el plan o proyecto en tareas o actividades, se las ordena por orden cronolgico y se trazan estas tareas en una lnea de tiempo. Grficos de control: Es una herramienta grfica que mide la trayectoria de una variable a travs del tiempo, considerando rangos de aceptacin mximos y mnimos respecto de la variable controlada. Diagramas de rbol: Es un mtodo grfico que recoge a modo de tronco y ramas, todas la actividades que son necesarias para realizar un proceso o alcanzar un objetivo. Revelan estructura e interrelaciones. Se utilizan para dividir temas en partes componentes, proyectos en tareas y sntomas en causas fundamentales.

Condiciones que influyen en el control de gestin

El entorno: este puede ser estable o dinmico, variante cclicamente o completamente atpico. Una buena adaptacin del entorno facilitada en desarrollo en la empresa. Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y ambientales. La estructura de la organizacin: segn sea, funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos. El tamao de la empresa: esta condicin est relacionada con la centralizacin, mientras ms grande la empresa es necesario descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran cantidad de informacin que se maneja. La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.

reas del control

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales reas de control en la empresa son: reas de produccin rea comercial rea financiera rea de recursos humanos