Metodologia bsica de gesto de projectos

Abril 2006

Metodologia de Gesto de projectos

Dentro da metodologia utilizada na gesto de projectos o desenvolvimento deve estruturar-se em trs fases distintas:

Fase de Incio e Planificao Projecto

desenvolvimento
Incio e Planificao

Tem como objectivo fundamental estabelecer e concretizar o mbito, calendrio, pressupostos, recursos, etc. do projecto at ao nvel que permita ao Responsvel do projecto gerir eficazmente e articular as actividades que conduzam ao xito do projecto.

Execuo e controlo

Fase de Execuo e Controlo

Fase que compreende a gesto da mudana, o seguimento e controlo do projecto, a anlise e o reporting. Cumpre-se a planificao assegurando o cumprimento de todos os itens e gerindo as mudanas mediante a actualizao da Planificao de projectos e a comunicao a todos os intervenientes.

Fecho do projecto

Fase de Fecho de Projecto

O objectivo fundamental formalizar a aceitao final do projecto, assegurando-se uma correcta transmisso do conhecimento aos utilizadores recopiando a documentao final, assim como a organizao da sada da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequnciada.

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Metodologia de Gesto de Projectos

Incio e Planificao

Incio e Planificao projecto

Desenvovimento
Incio e Planificao

Fase de Planificao
Aceitao do Plano do Programa Aceptacin do Pan de Programa
Ponto de Acordo Ponto de Punto de Acordo Acuerdo

Execuo e Controlo

Fecho de projecto

Programa
Panificacin

Trata-se de um programa ou projecto?

Desenho da equipa de Gesto de projecto

Criao do Plano de projecto

Orientao da equipa de projecto

Fixao das bases do Plano de projecto

tablecimiento de as bas do Pan de projecto

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Metodologia de Gesto de projectos

Incio e Planificao

Incio e Planificao projecto

Desenvolvimento
Incio e Planificao

Desenho da equipa de Gesto de projecto Criao do Plano de projecto Orientao e Preparao de Recursos Aprovao do Plano de projecto

Execuo e Controlo

Fecho de projecto

Neste momento determinar-se- o alcance do projecto, cronogramas, recursos, etc. a um nvel em que se gira o esforo necessrio para poder levar a cabo o projecto com xito. Os diferentes aspectos a tratar sero: Definio de etapas, actividades e tarefas a realizar Dependncias e prioridades entre tarefas Datas de incio e fim de cada tarefa Perfis associados realizao das tarefas Estimativa do tempo necessrio por tarefa Agregao e clculo de datas e o esforo total do projecto Definio dos produtos a obter nas tarefas
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Metodologia de Gesto de projectos

Incio e Planificao
projecto Desenvolvimento

Desenho da equipa de Gesto de projecto

este conjunto de actividades implica o desenho e configurao da estrutura organizativa e de comunicao da equipa de gesto de projecto. A estrutura de comunicao dever estar reflectida tanto no organigrama como no prpio plano de comunicao. Uma vez estabelecida a estrutura da organizao, poder-se- seleccionar e envolver no projecto o pessoal necessrio para cobrir as necessidades detectadas.
uma organizao e gesto efectiva dos recursos humanos crucial para o xito do projecto, pelo que se dever prestar especial ateno a estas tarefas para assegurar que a organizao do projecto cobre todas as necessidades do mesmo.

Actividade

Objectivos Desenhar detalhadamente a organizao do projecto.

Desenho detalhado da organizao do projecto

Obteno de Recursos

Identificao e documentao dos planos e responsabilidade assim como as necessidades de reporting includas no modo organizativo. Uma vez que o desenho organizativo se complete, os esforos devero dirigir-se seleco dos recursos humanos necessrios para constituir a equipa directiva do projecto.

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Metodologia de Gesto de projectos

Incio e Planificao
projecto Desenvolvimento

Criao do Plano de projecto

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os planos de projecto detalhados descrevero que actividades foram completadas durante o decurso do projecto (objectivos, etc) e definir como dever levar-se a cabo o trabalho restante (acercamiento, calendrio, recursos necessarios, objectivos de qualidade, plano de reduo de riscos, responsabilidade e canal de comunicao). importante asegurar que os componentes dos planos de projecto detalhados estejam articulados quanto sua estratgia e que obtenham a aprovao do responsvel.
Durante toda a vida do projecto deve-se levar a cabo um contnuo refinamento dos componentes do prpio Plano de projecto.

Actividades
Desenvolvimento Detalhado dos Planos de Gesto

Objectivos Criao de um Plano de projecto completo e calendarizado, consolidando os resultados do plano de projecto anterior com as actividades desenvolvidas na etapa inicial de criao do Plano de projecto.
Desenvolvimento detalhado dos Custos e Preo de projecto Desenvolvimento detalhado do Pruputo do projecto

Definio Detalhada dos Recursos de projecto

Definio detalhada do alcance do projecto

Desenvolvimento detalhado do WBS

Desenvolvimento detalhado do calendrio

Estas actividades devero levar-se a cabo no incio da fase de planificao.

Concluso do RMAP

At que se complete o Plano de projecto de Forma Detalhada

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Metodologia de Gesto de projectos

Incio e Planificao
projecto Desenvolvimento

Orientao e Preparao de Recursos

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esta actividade centra-se na incluso e formao dos membros da equipa de projecto assim como na assignao dos recursos fsicos necessrios. Trata-se de um processo tpico de preparao dos membros da equipa para os disponer de oos de forma efectiva uma vez se distribuean as autorizacion de trabalho oportumas.
o procedimento divide-se em duas actividades principais. A primeira delas centra-se no desenvolvimento de uma Pasta Orientativa que se dever distribuir aos membros da equipa do projecto, assim como na criao de polticas, procedimentos e materiais de formao. A segunda actividade asegurar que os materiais sejam distribudos aos membros da equipa adequados e assegurar que os membros que se vo juntando equipa obtenham uma introduo adequada ao projecto.

Actividade

Objectivos os membros da equipa necessitam uma orientao acerca do projecto tanto de forma geral como especfica (papel e responsabilidade), assim como da sua relao com os demais membros da equipa, tanto dentro como fora do contexto do projecto. este procedimento de orientao pode incluir informao do projecto assim como formao complementar (metodologias empregadas, contexto de trabalho utilizado no projecto) a orientao deve envolver activamente os membros do equipa para que possam encarregar-se do trabalho a realizar.

Criao da pasta de Orientao

Preparao de Recursos

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Incio e Planificao
projecto Desenvovimento

Criao do Documento de Controlo de Projecto

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O Documento de Controlo de projecto um marco comum que dever ser utilizado em cada projecto. A estrutura deste documento assenta na base de quatro pontos a ter em conta. Cada lista corresponde a uma fase do projecto (planificao, execuo, controlo e fecho). a documentao a incluir nesta fase passa por: listas de processos, documentos chave, entregabl, correspondncia chave e outra informao que deva ser arquivada e conservada.
os benefcios principais deste documento so: correcta definio dos procedimentos e documentao de qualidade, documentos conform e variacion aceptadas, localizao unificada para os documentos chave de todos os projectos.

Actividades

Objectivos Criao do Documento de Controlo de projecto

Actualizao do Ficheiro de Controlo de projecto

Criao da Documentao Base do projecto.

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Metodologia de Gesta de projectos

Incio e Planificao
projecto Desenvolvimento

Aprovao do Plano de projecto

Como resultado obtem-se a aprovao formal do Plano de projecto por parte dos agentes apropriados
esta actividade consta de duas tarefas 1) Involucracin do equipa de projecto 2) Obteno da aprovao. estas tarefas sero repetidas at a aprovao e aceitao completa do Plano de projecto. Durante o processo de aprovao podem surgir modificaes a realizar em algum componente do plano de projecto. Uma vez estas modigficaes confirmadas e refletidas nos planos de projecto, deve-se levar a cabo um novo processo de aprovao do plano resvisto. no final da fase de planificao, importante rever os planos definidos para assegurar que estes cobrem os objetivos fixados e satisfazem o alcance definido.

Actividades

Objectivos Obter a Aprovao Formal do Plano de projecto e por conseguinte, a responsabilizao da equipa para a entrega dos produtos do projecto.

Aprovao do Plano de projecto

finalizao das Actividades da Fase de Planificao

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Metodologa de Gesto de projectos

Execuo e Controlo

Execuo e Controlo projecto

Desenvolvimento
Incio e Planificao
Aceitao do Plano de Programa Aceitao dos Entregabl Ponto de Acordo Execuo e Controlo

Fase de Execuo e Controlo

Ponto de Acordo

Execuo e Controlo

Fecho de projecto Controlo de mudanas

Execuo do Plano de projecto

Seguimento de projecto Reporting

Modificao de projecto

Aceitao

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo

Execuo e Controlo projecto

Desenvolvimento
Inicio e Panificacin

Execuo do Plano de projecto Seguimento de projecto Controlo de mudanas Reporting Modificao do projecto Aceitao

Execuo e Controlo

fecho do projecto

o objectivo desta actividade ser completar as tarefas de acordo com a planificao realizada, obter a aprovao do utilizador aos productos intermdios apresentados e controlar o desenvovimento do projecto do ponto de vista de horas de dedicao e datas. esta actividade comear com uma reunio com todos os responsveis do projecto, en a que se asignarn as tareas definidas en a panificacin a os miembros do equipa de trabalho. En te momento se anaoizar e reportar a situacin do projecto a todos os rponsabl. Se existem alteraes a a panificacin se reaoizarn as modificacion oportumas e a comunicao a os rponsabl implicados.

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo
projecto desenvolvimento

Execuo do Plano de projecto

Consiste en dos actividad principao: 1) anzamiento do projecto; 2) Asignar paquet de trabalho a os miembros do equipa.
a segunda actividad incluee a comunicao efectiva do aocance do projecto, pruputo, caoidad, fuerzos, rigos e requerimientos de tiempo a os miembros do equipa. Para mantener o enfoque, o Pan de projecto e sus componente deber actuaoizarse de forma continua. finalmente, o equipa de projecto deber reaoizar o trabalho necario para o darrollo de os entregabl requeridos.

Actividades

Objectivos o objectivo deste ponto o uso de as lneas tablecidas por o Pan de projecto para dirigir de forma correcta a os miembros do equipa, agent externos e proveedor e assim mantener o enfoque deado durante a ejecucin do projecto. Asegurar que cada miembro do equipa, agente externo e proveedor conoce os procedimientos tablecidos e qu rponsabilidad e trabalho ha sido asignado a cada uno.

anzamiento de projecto

Version de trabalho

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo
projecto desnvolvimento

Acompanhamento de projecto
Gere o funcionamento do projecto em relao a as timacion realizadas inicialmente de esforo, tempo, qualidade e riscos. Depois da asignacin de os paquet de trabalho a os miembros do equipa, o Gerente do projecto deber identificar os problemas potenciao o actuao mediante a medida e monitorizacin do progro e comportamiento en roacin a as lneas tablecidas en o Pan de projecto. o gerente de projecto ser o rponsable de comunicar o tado do projecto. En ta etapa, o gerente de projecto obtendr a aprobacin formao de os entregabl internos por parte de todos os agent dignados a tao efecto.

Actividades

Objectivos Recolher, por parte do gestor, os dados qualitativos necessarios para estabelecer se o projecto est a ser levado a cabo de acordo com o plano definido.

Avaliao do estado do projecto

Aceitao Interna de Entrega

Reporte do estado do projecto

Avaliar todos os planos de trabalho do projecto segundo o esforo, pontualidade na entrega, qualidade, risco e qualquer problema identificado.
Asegurar a aceitao formal de os entregar uma vez completados.

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo
projecto desenvolvimento

Controlo de mudanas
o control de os mudanas, comprende a anlise do impacto das mesmas en o projecto e a soeccin/recomendacin de a mejor forma de actuacin. ao prentar as accion correctivas, a informacin se dcribe en cada punto donde se produzca un impacto, personao, coste e tiempo. a provisin de distintas opcion de uma manera organizada puede aeudar a os gerent do projecto e ao usuario a un mejor entendimiento de os rultados de su decisin.
En o mbito do control de mudanas se inclueen as modificacion do aocance, caoendario e coste do projecto. o mtodo o tcnica utilizada en o seguimiento e documentacin de cuaoquier cambio en o projecto deber ser dcrito. Adicionaomente, se inclueen os nivo de rponsabilidad e aprobacin que debern tar incluidos en o documento de control.

Actividades
Determinao de as necidad de cambio Invtigacin e Proputa de Solucin Negociacin e Obtencin de Aprobacin

Objectivos Facilitar ao equipa de gtin do projecto o anlisis do impacto de os mudanas en un projecto e o modo de gtionar os mudanas a travs de un proco disciplinado de control de mudanas

Durante o ciclo de vida do projecto

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo
projecto desenvolvimento

Reporting
o Reporting medir a saoud do projecto de forma reguar e asegurar que a informacin do funcionamiento do projecto sea distribuida a os agent interados. o gerente de projecto recoge de forma reguar informacin acerca de a situacin do projecto a lo argo de toda a duracin do mismo e revisa a informacin mediante un anlisis que se incorpora en os reports distribuidos de acuerdo ao pan de comunicacion do projecto.

Actividades

Objectivos Facilitar de forma reguar, a os agent oportunos, a informacin cuaoitativa, cuantitativa e de anlisis necaria. De ta forma se informa de cul a situacin do projecto e de cmo rultar a su finalizacin.

Medio do Rendimento

Informao de Rendimento

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo
projecto desenvolvimento

Modificao do projecto
as modificacion do projecto consisten principaomente en dos actidades: Actualizao do Plano de projecto e Novas Version de trabalho.
a actuaoizacin do Pan de projecto incluee a revisin e actuaoizacin do Pan basndose en os mudanas aprobados dde o Control de mudanas. to incluee uma comunicao efectiva a os miembros do equipa acerca de os mudanas a reaoizar en o aocance, pruputo, caoidad, fuerzos, rigo e requerimientos de tiempo. as version do nuevo trabalho aportan a informacin necaria para comunicar os requerimientos necarios a os miembros asignados do equipa a tao efecto.

Actividades

Objectivos Actualizar as linhas base do Plano de projecto para aportar uma renovada direco a todos os membros da equipa, agent externos e proveedor e para renovar o enfoque basado en as modificacion do Pan de projecto. Asegurar que cada miembro do equipa de trabalho tiene conhecimento de os procedimientos para reaoizar modificacion ao projecto e qu rponsabilidad e nuevos trabalhos han sido asignados a cada uno basndose en os mudanas determinados por o Control de mudanas.

Actualizao do Plano de projecto

Novas Verses de trabalho

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Metodologia de Gesto de projectos

Execuo e Controlo
projecto desenvovimento

Aceitao
a aceitao formal de todos os entregabl final se reaoiza mediante a firma por parte de os rponsabl. ta firma de documentos implica que os entregabl cubren o exceden as expectativas panteadas e definidas com antecedncia.
a realizao de um procedimento de transio formal assegura que os recursos so transferidos ao utilizador de forma apropriada. Para assegurar que todos os passos requeridos da fase de execuo e controlo do projecto foram completados e que o equipa pode proceder a fase de fecho, registam-se todos os pontos a ter em conta.

Actividades

Objectivos Assegurar que os entregabl so aceites e assinados por os agent roevant especialmente dos pontos chave do ciclo de vida do projecto. Assegurar que a documentao de finalizao da fase de execuo e controlo foi completada. Completar a transmisso de os entregabl e os recursos.

finalizacin de Entregabl e Aceptacin

Transicin de os Recursos de projecto

finalizao das Actividades da Fase de Execuo e Controlo

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Metodologia de Gesto de projectos

Fecho de projecto

Fecho de projecto projecto

Desenvolvimento
Incio e Planificao

Fase de Fecho
Execuo e Controlo Aceptacin de os Aceitao dos Entregabl
Ponto de Punto de Acordo Acuerdo

Aceitao dos Documentos de Fecho

Ponto de Acordo

Fecho de projecto

Fecho

Avaliao do projecto

Fecho do Plano de projecto

A realizar para cada projecto

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Metodologia de Gesto de projectos

Fecho de projecto

Fecho de projecto projecto

Desenvolvimento
Inicio e Planificao

Avaliao do projecto Fecho e Transferncia do conhecimento

Execuo e Controlo

Fecho de projecto

O objectivo da fase final de Fecho do projecto formalizar a aceitao do final do projecto, asegurando-se de uma correcta transmisso do conhecimento ao utilizador, assim como organizar a sada da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequnciada. Durante este perodo se recopiar toda a documentao final do projecto, realizando-se uma anlise final e reunindo-se com o utilizador quando tenha decorrido um certo perodo de tempo desde a sada da equipa de trabalho.

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Metodologia de Gesto de projectos

Fecho de projecto
projecto desenvolvimento

Avaliao do projecto
o feedback interno recolhe-se atravs de um processo de autoavaliao da prctica. O gestor do projecto completar uma encuta parecida que neste caso incluir perguntas relacionadas com a conformidade com os nossos procedimento internos de qualidade.
o feedback do utilizador recolhido atravs do uso de a encuta de satisfao do utilizador ou atravs de entrevistas pessoais. Nos contratos de durao superior a un ano, a avaliao da satisfao do utilizador realiza-se cada seis meses. uma vez se recebido o feedback, estabelecem-se sion con os membros da equipa de cara a a discusin de os rultados e a identificacin de reas de mejora.

Actividades

Objectivos

Obter feedback relacionado com a aplicao por parte dos miembros do equipa acerca de a gtin de procos que caoidad/rigos
Reaoizacin de a Revisin Completa Obteno do Nvel de Satisfao do utilizador

Solicitar feedback a os usuarios en roacin ao nivo de satisfaccin con nutros servicios.

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Metodologia de Gesto de projectos

Fecho de projecto
projecto desenvolvimento

Fecho e Transferncia do conhecimento

o Fecho do projecto implica a realizao de uma reunio de fecho com a equipa de projecto e a anlise do cumprimento das expectativas. Ali mesmo se elabora a anlise final do projecto.

Actividades

Objectivos estabelecer o fim de projecto de forma efectiva e a avaliao dos resultados obtidos. estabelecer uma reunio com o utilizador depois de um perodo de tempo para determinar se se verificaram os benefcios e o xito do projecto.

Comparticin de conhecimento Cierre do projecto con o equipa de projecto do usuario finalizacin de a Documentacin de projecto finalizacin de a Tareas Administrativas Conclusin de as Actividad de a Fase de finalizacin e Cierre

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