Instituto Tecnolgico de Mrida Campus Poniente Ing.

En Gestin Empresarial La empresa y el proceso administrativo Ucn Caamal Gadiel Antonio 4 de septiembre de 2011

La empresa y el proceso administrativo.

Es el lugar donde se crea riqueza. Ella permite poner en operacin recursos intelectuales, humanos, materiales y financieros para extraer, producir, transformar o distribuir bienes y servicios, de acuerdo con objetivos fijados por una administracin, interviniendo en diferente grado, los motivos de ganancia y de utilidad social.

Otra definicin seria:

La empresa es una unidad econmica productiva conformada por recursos humanos, materiales (factores de la produccin) y tcnicos que interactan con los procesos productivos, con el objeto de transformar insumos en bienes y servicios destinados al intercambio con otras unidades econmicas. En base a estas dos definiciones, podemos concluir que una empresa es un tipo de unidad econmica que se encarga de transformar las materias primas en bienes y servicios destinados a los consumidores, con la ayuda del recurso humano.

Frecuentemente se considera la empresa como la semilla de la que germina una nueva actividad econmica. No hay duda de que la empresa desempea, o puede desempear muchas funciones o papeles en nuestra sociedad. Entonces mediante la empresa, es decir, su importancia: Se responde a la demanda concreta de los consumidores, o sea, satisface las necesidades humanas.

Crea nuevos productos o servicios. Ayuda a mantener o a disminuir, mediante la competencia, los costos y precios a sus niveles mas bajos. Es fuente generadora de empleos. Contribuye al crecimiento econmico. Se refuerza la productividad, a fin de que el pas ocupe un buen lugar en los mercados nacionales.

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en: Industriales: la actividad primordial de este tipo de empresas es la produccin de bienes mediante la transformacin de la materia o extraccin de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en: Extractivas. Cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

 Manufactureras: son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos elctricos, etc.
De produccin. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos qumicos, etc.

 Comerciales:

son intermediarias entre productor y consumidor; su funcin primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en: Mayoristas: venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): venden al por menor.

Comisionistas: venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.

 Servicio: son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en: Transporte Turismo Instituciones financieras Servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones) Servicios privados (asesora, ventas, publicidad, contable, administrativo) Educacin Finanzas Salud

Existen vario elementos que permiten la clasificar a las empresas de acuerdo a su tamao; entre stos destacan: La magnitud de sus recursos econmicos principalmente capital y mano de obra. El volumen de sus ventas anuales. El rea de operaciones de la empresa que puede ser local, regional, nacional e internacional.

Con estos datos, la clasificacin de las empresas queda de la siguiente manera: Microempresa: es aquella empresa que ocupa hasta 30 personas y realiza ventas anuales hasta de 25 millones de pesos. Pequea empresa: empresa que ocupa de 31 a 50 personas y realiza ventas menos de 50 millones de pesos al ao. Mediana empresa: empresa que ocupa de 51 a 500 personas con ventas hasta de 50 entre 1000 millones de pesos al ao. Gran empresa: empresa que ocupa mas de 501 trabajadores y tiene ventas superiores a los 1,000 millones de pesos anuales.

Algunas de las caractersticas generales que poseen las microempresas son: Su organizacin es de tipo familiar. El dueo es quien proporciona el capital. Es dirigida y organizada por el propio dueo. Generalmente su administracin es emprica. Su mercado dominante es pequeo ( local o regional). Su produccin no es muy maquinizada. El pago de impuestos obtiene un trato preferencial.

Algunas de las caractersticas importantes de las pequeas y medianas empresas:

El capital es proporcionado por una o dos personas que establecen una sociedad. Los propios dueos dirigen la marcha de la empresa, su administracin es emprica. Utiliza mas maquinaria y equipo. Domina y abastece un mercado mas amplio. esta en proceso de crecimiento, la pequea tiende a ser mediana y sta aspira a ser grande. Obtienen algunas ventajas fiscales por parte del estado que les da un trato privilegiado dependiendo de sus ventas y utilidades.

Las empresas grandes tienen las siguientes caractersticas:

El capital es aportado por varios socios que se organizan en sociedades de diversos tipos. Forman grandes cadenas que monopolizan en forma mayoritaria de la produccin de diversos productos. Dominan el mercado con amplitud. Cuentan con grandes recursos de capital que les permite estar a la vanguardia en la tecnologa, mecanizacin y automatizacin de sus procesos productivos. Llevan una administracin cientfica.

Otra clasificacin importante es de acuerdo al origen que la empresa tiene, las cuales puede ser: Empresa nacional:

Aquellas que se forman por iniciativa y con aportacin de capitales de los residentes del pas. Se asocian con el objetivo de organizar y dirigir, controlar y poner en marcha empresas de diverso giro que les permitan obtener ganancias por la aportacin de sus capitales.

 Empresas extranjeras: Muchas empresas no se conforman con operar en el mercado nacional y deciden ampliar sus actividades con objeto de participar en el mercado internacional; es decir, establecer sus empresas en otro u otros pases. De esta manera es que surgen este tipo de empresas las cuales operan en el pas, aunque sus capitales no son aportados por los nacionales, sino por extranjeros. Este tipo de empresas se les llama transnacionales.

 Empresas mixtas:

Cuando existe una alianza entre empresarios nacionales y extranjeros y estos se asocian y fusionan sus capitales, surgen las empresas mixtas que se componen de una parte de capital nacional y otra extranjera, las empresas mistas surgen porque en la legislacin de muchos pases no permite la participacin de empresas 100% extranjeras, por lo cual estas para poder penetrar se asocian con capitales nacionales de acuerdo con la legislacin vigente.

Una clasificacin mas de las empresas es aquel que se refiere al origen o aportacin de capital, segn la cual, se encuentran tres tipos de empresas: Empresa privada: Es una organizacin econmica que representa a la base del capitalismo y se forma con aportaciones privadas de capital.

Sus principales caractersticas son:

Los particulares invierten capital con el fin de obtener ganancias. La toma de decisiones se realiza segn el objetivo de las ganancias, considerando los riesgos y el mercado al cual se dirige la produccin. Los empresarios deben evaluar la competencia y realizar lo prioritario de acuerdo al principio de racionalidad econmica. Los medios de produccin pertenecen a los empresarios capitalistas. Se contratan obreros a los cuales se les paga un salario.

 Empresa publica: Es una organizacin econmica que se forma con la aportacin de capitales pblicos o estatales debido a la necesidad de intervencin del Estado en la economa, con el objeto de cubrir actividades o reas en las cuales los particulares no estn interesados en participar porque no se obtienen ganancias. El Estado crea empresas con el fin de satisfacer necesidades sociales e impulsar el desarrollo socioeconmico.

Algunas caractersticas de estas empresas son: El estado invierte capital con el fin de satisfacer necesidades sociales. La finalidad de las empresas no es obtener ganancias sino satisfacer necesidades sociales, aunque no deben perder de vista el principio de racionalidad econmica. Muchas de estas empresas no tienen competencias por lo cual forman verdaderos monopolios.

Se ubican principalmente en el sector de servicios, especialmente en la infraestructura econmica. El estado toma las decisiones econmicas volvindose un autntico empresario, Contratan obreros a quienes se les paga un salarios.

 Empresas

mixtas:

Son aquellas que se forman con la fusin de capital publico y privado; la forma de asociacin puede ser muy diversa, en algunos casos el capital publico puede ser mayoritario; asimismo la proporcin en que se combinen los capitales puede ser muy diversa.

Es aquella sociedad mercantil que existe bajo una denominacin social y se compone de socios que participan en el capital social a travs de ttulos o acciones, cuya obligacin se limita nicamente al pago de las mismas. este tipo de sociedad se puede formar de dos formas: 1. Ordinariamente: Debe haber dos socios como mnimo y que cada uno suscriba, cuando menos, una accin.

La suma del capital suscrito no debe ser menor de $50,000,000.00. Se debe tener en efectivo cuando menos el 20% de cada accin suscrita. 2. Constitucin sucesiva.- consiste en que los promotores de la organizacin de la sociedad deben cumplir con ciertos requisitos: Nombre, nacionalidad y domicilio del suscriptor. Numero de las acciones suscritas. Fecha de suscripcin. Declarar que el suscriptor conoce y acepta el proyecto de estatutos.

Los derechos principales que poseen los socios en esta organizacin son: 1. Corporativo-poltico de participar en las asambleas y votar en ellas. 2. Participar en el reparto de dividendos. 3. Participar, preferentemente, en los aumentos de capital social.

Son aquellas en las que el capital social es susceptible de aumento y de disminucin, sin modificar la escritura constitutiva. Este tipo de sociedad lleva implcita la idea de que estas operan con un capital mximo (es el limite superior del capital cuyo monto puede modificarse) y otro mnimo (en ningn caso puede ser menor a $50,000,000.00).

El capital variable puede aumentar slo cuando se realizan aportaciones de los socios actuales o de nuevos socios , y disminuye solo cuando uno de los socios retira parcialmente las aportaciones que realizo.

Los socios tienen derecho a disponer va reparto de dividendos, de las utilidades retenidas as como las reservas de previsin y de otras reservas voluntarias formadas con utilidades.

Sociedad mercantil en la que el capital social esta dividido en cuotas sociales de distinto o igual valor llamadas particiones sociales y en la que la responsabilidad de los socios se circunscribe exclusivamente al capital aportado por cada uno, es decir, solo estn obligados al pago de sus aportaciones, los acreedores de la sociedad no pueden exigirles ninguna cantidad.

Las caractersticas de esta sociedad son:

No puede contar con mas de 50 socios. El capital social no puede ser menor de $3,000,000.00. La constitucin de la sociedad de responsabilidad limitada no puede realizarse mediante suscripcin pblica. Una vez constituida la sociedad, el capital debe ser ntegramente suscrito.

Los socios tienen derecho a:

Participar en el reparto de beneficios y en el patrimonio de la sociedad en caso de liquidacin. Participar en las decisiones sociales y a ser elegidos como administradores. Ser informados en los periodos establecidos en las escrituras. Obtener informacin sobre los datos contables de la sociedad.

Es una forma de organizacin social integrada por personas fsicas con base en intereses comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propsito de satisfacer necesidades individuales y colectivas, a travs de la realizacin de actividades econmicas de produccin y consumo de bienes y servicios.

Las caractersticas esenciales de esta sociedad son las que se presentan a continuacin: Necesita forzosamente un numero de socios no menor de 10. Un capital variable y principalmente debe funcionar sobre principios de igualdad dentro del rgimen de derechos y obligaciones de sus miembros. Su fin no es generar riqueza, sino busca el mejoramiento social y econmico de sus trabajadores.

Es aquella que existe bajo una razn social y se integra de uno o varios socio comanditados, que responde a las obligaciones sociales de manera ilimitada, solidaria y subsidiaria, y de uno ovarios socios comanditarios que solo estn obligados al pago de sus aportaciones. Comanditar.- Aprobar los fondos necesarios para una empresa comercial o industrial, sin contraer obligaciones mercantiles alguna.

Esta sociedad cuenta con dos tipos de socios: 1. Los comanditados.- estos socios comprometen no solo su aportacin, sino tambin su patrimonio personal, quedando obligados ilimitada y solidariamente al pago de las deudas contradas al amparo de la razn social. 2. Los comanditarios.- estos solo adquieren responsabilidades por las deudas sociales hasta la concurrencia o lmite del capital que se han comprometido a introducir en la sociedad.

Esta sociedad se compone de uno o varios socios comanditados que responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente. Existe bajo una razn social la que se forma con los nombres de uno o mas socios comanditados.

En esta sociedad existen socios, al igual que la sociedad en comandita simple, de dos tipos:
1. Socios comanditados que tienen la responsabilidad ilimitada y solidaria, aunque subsidiaria, por las deudas de la sociedad. 2. Socios Comanditarios que tienen una responsabilidad limitada al pago de sus acciones.

A partir de la creacin de la empresa surge la necesidad d elegir, combinar y armonizar diferentes elementos con el propsito de darles el mejor empleo y la mas adecuada distribucin. Los recursos de una empresa son: Recursos financieros: es aquel capital que se requiere para el inicio de un negocio, su funcionamiento, las mejoras y sus inversiones. Los fondos originales de inversin provienen del propietario y de los socios.

Tambin puede obtenerse financiamiento a travs de prestamos bancarios o de crditos industriales. Durante su arranque, toda empresa exige la necesidad de un capital suficiente para poder esperar sin dificultades las primeras ventas y sus beneficios. Las ventas dependen del tiempo, de la calidad y los precios del producto, de la publicidad, de la comercializacin y, a veces, simplemente de la suerte.

Son los materiales con los que cuenta la empresa para llevar su objetivo, es lo que se requiere o se utiliza para mantener a la empresa. Tambin son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios. Se dividen en: a) Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc. (producto).

Para este punto, es importante que la ubicacin de los proveedores sea cercana a la empresa ya que es un factor claramente deseable porque asegura una buena disposicin de materias primas. El abastecimiento de stas, con la calidad y el precio optimo, asegura una operacin adecuada para cualquiera empresa. b) Planta y oficinas: el xito o fracaso de la empresa puede provenir de este factor. Es determinante para el futuro empresario considerar lo siguiente: Construir rentar o comprar un edificio. Tipo de producto o servicio.

 Proximidad de la materia prima, de los proveedores y los clientes. Servicios pblicos. Maquinaria y equipos de herramienta. Posibilidad de una expansin fsica. Distribucin de la planta.

El factor humano es el elemento clave para lograr los objetivos de cualquier organizacin. Entonces el Activo Humano, hace referencia al conjunto de trabajadores, empleados o personal que conforma un negocio o empresa. El personal debe ser seleccionado con base a las cualidades y los conocimientos necesarios para desempearse eficientemente.

Las funciones relacionadas a los Recursos Humanos son: Incorporacin de personal Administracin de sueldos, prestaciones y beneficios Educacin y capacitacin Comunicacin Liderazgo Motivacin Creacin y direccin de equipos de trabajo Control y evaluacin del desempeo Promocin y manejo de empleados claves

Un recurso tecnolgico es un medio que se vale de la tecnologa para cumplir con su propsito. Los recursos tecnolgicos pueden ser tangibles (como una computadora, una impresora u otra mquina) o intangibles (un sistema, una aplicacin virtual). El anlisis y el aprovechamiento de la tecnologa necesaria para optimizar todos los recursos son indispensables para la produccin de artculos y servicios realmente competitivos.

Independientemente de su tamao, toda empresa presenta reas de actividad, conocidas tambin como reas de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden actividades, funciones y labores homogneas.

La efectividad de una empresa no depende del xito de un rea funcional especfica; sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales. Estas reas se dividen en: Funciones tcnicas, relacionadas con la produccin de vienes. La funcin de produccin o de operacin comprende todo el proceso que se sigue desde que llega la materia prima hasta que sta se convierta en un producto terminado.

 Funciones

comerciales o de mercadotecnia. Si existe un punto clave dentro de la direccin de una empresa, sta es la mercadotecnia. Esta funcin abarca todo el ciclo de ventas y distribucin desde la planeacin del producto hasta la investigacin de mercados, el almacenamiento, el contacto con distribuidores y la colocacin del producto en los centros de distribucin.

 Funciones financieras, relacionadas con la bsqueda y gestin de capitales. De vital importancia es esta funcin, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El rea de finanzas tiene implcito el objetivo del mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros.

 Funciones de seguridad o de recursos humanos, relacionadas con la proteccin y preservacin de los bienes y las personas. A travs de esta funcin se coordinan y optimizan las habilidades, los conocimientos y las experiencias de todas las personas que trabajan en la empresa, con el fin de lograr su mxima eficiencia. Se establecen mecanismos para tratar al personal y lograr su optimo desarrollo dentro de la organizacin, as como para mejorar su grado de satisfaccin y pertenencia dentro de la compaa.

Contar con una planta estable y motivada de personal, es una de las caractersticas fundamentales para lograr la excelencia de la organizacin. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, los registros, los balances, los costos y las estadsticas. El rea de informtica es imprescindible para el manejo y el control de la informacin dentro de una organizacin.

 Funciones

administrativas, relacionadas con la integracin de las otras cinco funciones en la direccin. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las dems funciones de la empresa, y estn siempre por encima de ellas.

La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas.

Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean. Con base a estos conceptos puedo inferir que el proceso administrativo es aquel conjunto de etapas sucesivas, ordenada de manera lgica, a travs de las cuales se desarrolla la administracin.

Su Importancia radica en que:

Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible par el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea ms necesaria en los grupos ms grandes. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin. A travs de sus principios la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Planificar implica pensar con antelacin en metas y acciones, y que basar los actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas. Entonces la planeacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe hacerse?).

Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos. Adems son gua para: Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos. Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos. Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

Su importancia es que: Le otorga una direccin a la empresa. Se reduce el impacto del cambio. Se minimiza el desperdicio. Se reduce riesgos. Se minimizan las perdidas de tiempo.

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la empresa. Entonces la organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de una empresa, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

Los gerentes de cada empresa deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso conocido como diseo organizacional. Desde otro punto de vista la organizacin es la encargada de:

Establecer cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades. Establecer en concreto quin va a hacer cada cosa, en el sentido de qu puesto y no cul persona.

Su importancia se da en que: Contribuye a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia de la empresa. Permite la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa, con ms eficiencia y con un mnimo esfuerzo. Eliminar duplicidad de trabajo. Establecer canales de comunicacin.

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. Existen dos estratos para obtener stos resultados: a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer; es decir, "ejecutar", "llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser productivas.

b) En el nivel administrativo (jefe, gerentes, supervisores, etc.), se trata de "Dirigir" no de "ejecutar; es decir, hacer que otros ejecuten. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Su importancia se debe a que: Genera motivacin. Genera Seguridad en las personas y productos.

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de acuerdo a las metas de la empresa. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas.

Esta es la funcin de control y consta de tres elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeo. 2. Medir los resultados presentes y compararlos con las normas de desempeo. 3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Esta etapa es importante debido a que: Es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administracin. Es la nica forma de saber si las metas organizacionales se estn cumpliendo o no. Permite que la empresa vaya en la va correcta.