Riesgo

El riesgo es un acontecimiento o condicin incierta que, de presentarse, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos del proyecto. El riesgo tiene una causa y, si ocurre, una consecuencia.

Administracin del riesgo

Pretende reconocer y manejar aspectos problemticos potenciales e imprevistos que pueden darse cuando el proyecto se lleva a la prctica. Identifica los eventos de riesgo, minimiza su efecto, maneja las respuestas a eventos que s se materializan (planes de contingencia) y suministra fondos de contingencia para cubrir eventos que si se materializan.

Proceso de administracin del riesgo

Las probabilidades de que se d un evento de riesgo son mayores en las etapas de conceptuacin, planeacin y comienzo del proyecto. El resultado de los costos sobre un evento de riesgo en el proyecto es menor si el suceso se presenta al inicio del proyecto. Las primeras etapas del proyecto representan el periodo en que existe oportunidad para minimizar el impacto o para trabajar en torno a un riesgo potencial.

Administracin del riesgo

Es un enfoque preventivo y no reactivo. Est diseado para garantizar que las sorpresas se reduzcan y que se minimicen las consecuencias negativas. La administracin exitosa del riesgo le permite al administrador del proyecto controlar mejor el futuro y mejorar en forma significativa las probabilidades de cumplir a tiempo con los objetivos del proyecto, dentro del presupuesto, y en cumplimiento del desempeo tcnico.

Grfica de eventos de riesgo

Proceso de administracin de riesgo

PASO 1: Identificacin del riesgo

Generacin de una lista de todos los posibles riesgos que podran afectar al proyecto. Se recurre a la tormenta de ideas y otras tcnicas para la identificacin de problemas y dificultades potenciales.

Herramientas de identificacin de riesgo

Las herramientas recomendadas son:

Estructura de descomposicin del riesgo

(EDR) Perfil de riesgo

Busca identificar las reas de riesgo por para el proyecto en general. Posteriormente se verifican riesgos en reas especficas.

Estructura de descomposicin del riesgo (EDR)

Perfil de riesgo
Consiste en una lista de preguntas que cubre reas tradicionales de incertidumbre en un proyecto. Se comprenden riesgos tanto tcnicos como administrativos.

PASO 2: Evaluacin del riesgo

Los administradores deben desarrollar mtodos para discriminar algunos de los riesgos enumerados y ordenar los importantes en trminos de su importancia y su necesidad de atencin. La tcnica ms utilizada consiste en el anlisis de escenarios.

Anlisis de escenarios

Se valora la importancia de cada evento de riesgo en trminos de lo siguiente:

Probabilidad del evento Impacto del evento

La calidad y credibilidad del proceso de anlisis de riesgos exige que se definan los distintos niveles de probabilidades de riesgo e impacto. Las escalas de impacto pueden ser ms problemticas ya que los riesgos adversos tienen distintos efectos en los objetivos del proyecto.

Ejemplo de Anlisis de escenario

Escalas de impacto
El impacto necesita valorarse en trminos de las prioridades del proyecto, se utilizan diferentes escalas de impacto. En algunas tan slo se utilizarn elementos descriptivos de rango-orden, como bajo, moderado, alto, muy alto.

Ejemplo de escala de impacto

Evaluacin de riesgos
Adems de evaluar la gravedad y la probabilidad de los eventos de riesgo, el equipo debe valorar tambin cundo puede presentarse el evento y cules sern las dificultades para detectarlo. A menudo las organizaciones encuentran til categorizar la gravedad de los diversos riesgos en alguna forma de matriz de evaluacin de los riesgos.

Matriz de gravedad del riesgo

La matriz se encuentra en forma tpica en torno al impacto y a la probabilidad de un evento de riesgo. La matriz se divide en zonas roja, amarillo y verde que representan riesgos importantes, moderados y menores, respectivamente.

Matriz de riesgo

Anlisis de los efectos y del modo de falla

Ampla la matriz de gravedad de los riesgos incluyendo la facilidad de deteccin en la ecuacin:

Impacto x probabilidad x deteccin = valor del riesgo

Se define la deteccin como la capacidad que tiene el equipo para discernir que el evento del riesgo es inminente.

Ejemplo de anlisis de los efectos y del modo de falla

PASO 3: Desarrollo de la respuesta del riesgo

Cuando se identifica y se evala un evento de riesgo, debe tomarse una decisin acerca de la respuesta adecuada para el suceso especfico. La respuesta al riesgo puede clasificarse como mitigadora, de omisin, de transferencia, de distribucin o de retencin.

Respuestas al riesgo

Plan de contingencia
Es una alternativa que se utilizar si un evento de riesgo previsto y posible se convierte en realidad. Asimismo, representa acciones que reducirn o mitigarn el efecto negativo del evento del riesgo. Se evalan soluciones alternas para eventos previstos antes de que se presenten y se escoge el mejor plan entre las opciones disponibles.

Planeacin de contingencias
Es necesario decidir y documentar con claridad las situaciones en las que debe activarse el plan de contingencias. Esto debe incluir un estimado de costos e identificar la fuente de financiamiento. Se pueden utilizar matrices de respuesta al riesgo para resumir de qu manera el equipo del proyecto planea manejar los riesgos que se han identificado.

Matriz de respuesta al riesgo

Primero se debe identificar si hay que reducir, compartir, transferir o aceptar el riesgo. Luego se identifican planes de contingencia en caso de que an haya riesgo. Por ltimo es necesario asignar a una persona como responsable de supervisar los riesgos potenciales y de iniciar el plan de contingencia.

Matriz de respuesta al riesgo

Fondos de contingencia
Se establecen para cubrir los riesgos identificados y desconocidos de un proyecto. El tamao y la cantidad de las reservas de contingencia dependen de la incertidumbre inherente al proyecto. La incertidumbre se refleja en lo nuevo del proyecto, en estimados poco precisos de tiempo y costos, en informacin tcnica desconocida, etc.

Fondos de contingencia
En los hechos, el fondo de reserva de contingencia se divide casi siempre, para fines de control, en fondos de reserva para presupuesto y administracin. Los riesgos se separan porque para utilizarlos se necesita la aprobacin de los distintos niveles de autoridad. Como los riesgos son probabilsticos, las reservas no se incluyen en la lnea base para cada paquete, solo se activan si el riesgo se presenta.

Reservas presupuestarias
Se establecen para cubrir riesgos identificados, stas se asignan a segmentos especficos o a productos a entregar del proyecto. Se ubican en el presupuesto base o en la estructura de descomposicin del trabajo, de no materializarse el riesgo los fondos se eliminan de la reserva presupuestaria.

Reservas administrativas
Se establecen para cubrir riesgos no identificados y se les asigna a riesgos que se asocian con todo el proyecto. La mayora de reservas administrativas se establecen con datos histricos y juicios relativos al carcter nico y a la complejidad del proyecto.

Amortiguadores de tiempo
Se utilizan para prepararse ante retrasos potenciales en el proyecto. La cantidad de tiempo depende de la incertidumbre inherente al proyecto. La estrategia consiste en asignar tiempo extra en los momentos crticos del proyecto, como por ejemplo:

Actividades con riesgos graves Actividades de fusin que estn expuestas a

retrasos Actividades no crticas Actividades que necesitan recursos escasos

PASO 4: Control de respuesta al riesgo

Consiste en ejecutar la estrategia de respuesta al riesgo, supervisar los eventos que lo desatan, iniciar planes de contingencia y estar preparado para nuevos riesgos. El establecimiento de un sistema de administracin del cambio para manejar eventos que necesitan modificaciones formales de alcance, presupuesto y/o programacin del proyecto es un elemento esencial en el control de riesgos.

Administracin del control de cambios

La mayora de cambios caen en tres categoras:

1. Cambios de enfoque en la forma de

diseo 2. Eventos de riesgos 3. La mejora de los cambios que sugieren los miembros del equipo.

Control de cambios
Al inicio del ciclo de planeacin del proyecto es necesario implantar un proceso bien definido de control y revisin de cambios Los sistemas de control implican elaborar reportes, controlar y registrar los cambios a la lnea base del proyecto.

Sistemas de control

La mayora de los sistemas de control de cambios est diseada para cumplir con lo siguiente:
Identificar cambios propuestos Enumerar los efectos esperados de los

cambios Revisar, evaluar y aprobar, o no, los cambios Negociar y resolver conflictos de cambio, condiciones y costo

Sistemas de control
Comunicar los cambios a las partes

afectadas Asignar la responsabilidad de la ejecucin del cambio. Ajustar el programa y el presupuesto maestros. Rastrear todos los cambios por ejecutar.

Sistemas de control de cambios

Se deben integrar a la EDT y a la lnea de base. Una clave para tener xito en el proceso de control de cambios es documentarlo todo. Es importante que exista una persona, o grupo, que tome la responsabilidad de aprobarlos, mantener el proceso actualizado y que los comunique al equipo del proyecto.