You are on page 1of 42

KAKO NAPISATI POSLOVNO PISMO

Osnovni elementi:
Zaglavlje/adresant Datum Adresat Predmet Uvodni pozdrav Tekst Zavrni pozdrav Ime i prezime i potpis Prilozi

Poslovno pismo je osnovni vid komunikacije u savremenom poslovanju, ija je svrha da itaocu prui odreenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu slui za komunikaciju izmeu dve razliite kompanije, kada god elite da imate trajnu zabeleku o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odluite se za pisanje poslovnog pisma.

Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi odstupanja. Prvo, i najvanije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno, uoljivo, ko mu pie. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, piu se osnovni podaci poiljaoca adresanta. Preduzea naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci. Ukoliko je re o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o poiljaocu ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona primenjuje se i u ovom sluaju), e-mail.

Sledeu celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime, prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog ponaanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalau da se uz ime i prezime navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraate.

Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se pie arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa takom iza. Nakon datuma pie se puno ime meseca, pa onda godina sa etiri cifre i takom. Nakon datuma slanja pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadraja pisma (npr. Predmet: Ponuda).

Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom ako je primalac poznat, pismo zapoinjete reima Potovani gospodine/gospoo Petrovi. Ukoliko ne znate ime i prezime adresanta, pismo poinjete samo frazom Potovani. Prvi pasus Vaeg poslovnog pisma treba da sadri jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vaeg obraanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi iskljuivo na predmet Vaeg pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i saet.

Posebnu panju obratite na pravopis !!! Poslednji pasus, pre pozdrava, slui da iznesete svoja oekivanja u vezi sa predmetom Vaeg pisma. Na kraju, naravno, pozdrav. Opet formalan S potovanjem , Srdaan pozdrav i sl. Veoma je vano da ne zaboravite da se na kraju pisma potpiete, ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime.

Na kraju, ukoliko uz Vae poslovno pismo aljete i bilo kakvu prateu dokumentaciju, to obavezno i navedite, na kraju pisma, pod stavkom Prilozi, taksativno pobrojano.

to se grafikog izgleda stranice tie, u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji vie prihvaenih oblika poslovnog pisma

blok forma, zupasta, kombinovana, slobodna...

Bez obzira za koju se formu odluite, navedeni elementi isti su za sve. to se tipografskih pravila tie, i ovde vai preporuka da koristite standardne fontove, dakle, Times New Roman ili Arial, ne vee od 12 taaka.

Blok forma
Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi poinju u istoj ravni i da se izmeu pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takoe su poravnati sa osnovnim sadrajem pisma.

Zupasta forma
U zupastoj formi pasusi se ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se razlikuju po tome to se poetak svakog od njih malo uvlai. Podaci se ovde mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Va potpis, odnosno potpis poiljaoca se

stavlja u desnom delu strane.

Kombinovana forma
Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim to se podaci primaoca, kao i potpis poiljaoca stavljaju u desni deo deo strane.

Slobodna forma
Generalno nije neophodno da se u dlaku pridravate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo moete i da menjate, sve dok ne naruavate jasnost odvajanja pasusa, sadrajnost, preglednost i urednost pisma, odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uoljivo ko pie kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. Ovo su nazvali "slobodna forma".

Kako odabrati formu?


Ukoliko pismo aljete u koverti koja ima prozori u desnom delu, obratite panju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom delu strane (kombinovana forma), kako bi se potpuno videli kroz prozori i kako biste omoguili potaru da Vae pismo dostavi na pravu adresu. Ukoliko je prozori koverte na levoj strani, vie e Vam odgovarati blok forma.

Blok forma je i pogodnija za kraa pisma, obzirom na razmake koji se stavljaju, te se vizuelno dobija na duini teksta. Sa zupastom formom tedite na prostoru, tako da vie teksta moe stati na jednu stranu. Zupasta forma se naziva jo i "evropska, sveana" forma, te se moe koristiti pri obraanju znaajnim poslovnim partnerima, za pisanje molbi i slino, mada ovo vie i nije striktno pravilo. Blok forma je poznata i kao "amerika", pa Vam ova odreenja moda mogu pomoi da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca.

Adresant
poiljalac pisma. Podaci poiljaoca se uvek prvi naznauju u pismu. Oni mogu biti ve biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu otkucati (naziv ili ime poiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, e-mejl, web adresa ili drugi bitni podaci).

Adresat
primalac pisma (osoba, organizacija, kompanija...). Ispod podataka o poiljaocu se uvek naznauju podaci adresata naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upueno, adresa i mesto.

Mesto i datum pisanja


Ovo obavezno naznaite u pismu. U principu se pie u gornjem desnom uglu strane, meutim, ako imate prostora u donjem levom uglu strane, moete i tamo naznaiti mesto i datum.

Oslovljavanje primaoca
Ako piete konkretnoj osobi, pismo zaponite sa "Potovani gospodine XY," ili "Potovana

gospoo-ice XY,".

Ukoliko ne znate ime osobe kojoj piete, stavite samo "Potovani". Ukoliko ve poznajete osobu kojoj se obraate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje moe biti neformalnije, tipa "Dragi gospodine XY" ili "Draga Sanja" i slino.

Predmet
Pismo ne mora da zapoinje oslovljavanjem adresata, nego da sadri samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i poinje prvi pasus pisma. Na primer:

" Predmet: Ponuda"

Telo pisma i pozdrav


U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vaeg pisma. U poslednjem pasusu se obino iznose oekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vaeg pisma. Pismo zavrite sa prigodnim pozdravima tipa:

"Uz potovanje", "Oekujui Vau porudbinu, mi Vas sa potovanjem pozdravljamo", "Pozdravljam Vas u nadi da emo saraivati na obostrano zadovoljstvo", "Oekujui Va odgovor, srdano Vas pozdravljam" i
slino.

Potpis poiljaoca

Na kraju pisma se obavezno potpiite, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.

Prilozi
Ako uz pismo aljete i dodatne dokumente, obavezno to naznaite tako to ete u donjem levom uglu strane napisati "Prilozi:" i ispod toga ih nabrojati pod crticama.

Duina pisma
Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete panju i na podatke kojih ima mnogo, ukratko ih spomenite u pismu, a detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna, koliko god je to mogue, i da ve u poetku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Ukoliko Vae pismo ipak ima vie strana, a aljete ga potom, postarajte se da stranice budu zaheftane.

Font
Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo aljete e-milom. Ako poaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogunost da primalac nee moi da ga proita poto nema taj font. Arial i Times New Roman su moda najprimereniji za ovakva pisma, a maximum veliina fonta je 12.

KAKO PRAVILNO

NAPISATI POSLOVNO PISMO

Posebne oznake ako je pismo poverljivo, uobiajeno je da se to navede kao sastavni deo unutranje adrese, iznad ega se stavlja prazan red. Re POVERLJIVO moe se napisati velikim slovima ili podvueno s poetnim velikim slovom POVERLJIVO PISMO

Ga Melanie Jackson Direktor osoblja Soft toys plc 21 Windsor Road Birmingham B2 5JT

Nekada su se podaci o primaocu navodili kad je pisac eleo biti siguran da e pismo uistinu zavriti na stolu ciljane osobe i tada pismo poinje sa potovana gospodo
NA RUKE G. JOHNA TYLERA DIREKTORA PRODAJE Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ

Potovana,

POZDRAVLJANJE
Ako se u unutranjoj adresi navodi ime primaoca, uobiajeno je korienje linog pozdrava Dragi g. Leighton Dragi Douglas Ako je pismo naslovljeno na negu organizciju onda se koristi formalniji oblik pozdravljanja Potovana gospodo Ako je pismo naslovljeno na direktora nege organizacije, ije ime nije poznato, onda se koristi Potovani gospodine ili gospoo

NASLOVI

Naslovom se ukratko najavljuje sadraj pisma. Uobiajeno je pozicioniranje naslova, jedan prazan red ispod pozdrava. Koriste se velika slova, mada je doputena i upotreba velikih poetnih slova, podvueno

MEUNARODNA KONFERENCIJA-24. avgust 1999.

Draga go Jackson,

ULJUDAN ZAVRETAK

Uobiajeno je zavriti pismo na uljudan nain, korienjem uljudnog zavretka. Najei tip zatvaranja je S potovanjem (uz poetak Potovani godpodine/gospoo, dragi g. Leighton, dragi John i sl.)

IME POILJAOCA I OSLOVLJAVANJE


Nakon uljudnog zavretka potrebno je ostaviti 4 ili 5 praznih mesta za potpis. Nakon toga se navodi ime poiljaoca velikim slovima ili samo poetnim velikim slovom. Adresu i titulu poiljaoca trbalo bi istaknuti ispred njegovog/njenog imena. Uobiajeno je i dodavanje poasnih naslova za ensku osobu i to u zagradama iza imena S potovanjem, S potovanjem,

GEROGE FREEMAN Predsedavajui

ga SOPHIE BOLAN Izvrni menader

Kada je pismo potrebno potpisati u poiljaoevo ime, uobiajeno je stavljanje za ili pp ispred otisnutog imena poiljaoca. (pp je skraenica za per procurationem, to znai u ime

S potovanjem Shirley Johnson za GEORGEA FREEMANA Predsedavajueg

PRILOZI
Postoji mnogo razliitih naina kako oznaiti da pismo sadri i prilog mogue je staviti obojenu nalepnicu prilog obino u donji levi ugao pisma mogue je staviti 3 take na levu marginu u onom redu glavnog pisma u kojem se napominje prilog najvie korieni nain je napisati prilog na dnu pisma i ostaviti prazan red iza poiljaoevog imena S potovanjem,

SHEILA ROBINSON (ga) Menader marketinga Prilog: -

Pismo sa zaglavljem Oznaka spisa (inicijali autora/taktilogr a, a ponekad oznaka za arghivu Datum Unutranja adresa (ime, naziv Preduzea, puna adresa)

FINANCIAL TIMES PITMAN PUBLISHING

ST/PJ
12. oktobar 2005. g. Cristopher Long Glavni direktor Long Printing Co. Ltd. 34 Wood Lane London

Financial Times Management 128 Long Acre London WC2E ) AN Telefon: +44(0)171 447 2240 Faksmil:+44(0)171 240 5771

POTPUNO PREGLEDAN ISPIS

Naslov (odmah se Naznaava tema)

Pozdravljanje

Dragi Christopheru, ovaj tip pisanja (blok forma) postao je najpopularniji nain pisanja poslovnih pisama. Glavno obeleje su redovi koji poinju na levoj strani margine. Kod ovakvog pisanja obino se koristi slobodna interpunkcija To znai da se u pisanju oznaka, datuma, unutranjih adresa, pozdrava i zavrnog odlomka interpunkcijski znakovi ne koriste. Naravno, potrebna interpunkcija i dalje e se koristiti u tekstu same poruke. Zarezi se danas minimalno koriste, samo onda kada bi njihovo izostavljanje uzrokovalo potpuno nerazumevanje poruke. Kod pisanja i kod odreivanja proreda, vana je doslednost. Obino se ostavlja samo jedan red izmeu svake celine. S potovanjem,

Glavnina pisma (jednostruki prored izmeu redova)

Uljudan zavretak

Potpis poiljaoca Ime poiljaoca Funkcija poiljaoca ili odeljenje Ako je neto u prilogu

hirlez Taylor SHIRLEY TAYLOR Pravni savetnik Prilog

OBLIKOVANJE KOMUNIKACIJE
1. UVOD Zato piete? Pozovite se na predhodno pismo, kontakt ili dokument Zahvaljujemo na Vaem pismu od.... Bilo je ugodno ponovo Vas sresti na..... 2. DETALJI (injenice i brojke) Dajte uputstva Zatraite informacije Navedite sve potrebne detalje Razdvojite odvojene teme u odlomke Neka se misli logino razvijaju

3. Odgovor? Radnja? ta bi primatelj trebao preduzeti? ta vi nameravate preduzeti? Zakljuak Molim Vas da me obavestite o detaljima.... U sluaju nepodmirenja uplate u narednih 7 dana 4. Zavretak pisma Ponekad je dovoljna jednostavna,relevantna zaljuna reenica. Veselimo se skorom susretu s Vama. Cenili bismo brzi odgovor.

Marko Markovi Boj indexa: 275/III ure akovia 2 24 000 Subotica 14. oktobar 2007

Fakultet za usluni biznis


Vojvode Putnika bb 21022 Sremska Kamenica PREDMET: ZAHTEV ZA UPIS III GODINE STUDIJA Potovani, na osnovu informatora koji sam dobio putem studentske slube obraam vam se sa zahtevom da mi omoguite nastavak studiranja na Fakultetu za usluni biznis.

Razlozi zbog kojih sam se odluio na nastavak studija su: elim da positgnem vii nivo obrazovanja smatram da va fakultet ima sve to je meni potrebno da upotpunim svoje znanje zavrio sam viu kolu sa prosekom 9.20 nakon steenog visokog obrazovanja, eleo bih da nastavim master studije. U nadi da ete mi izai u susret i omoguiti nastavak kolovanja, Srdano, Marko Markovi MARKO MARKOVI
Vii organizator rekreacije

You might also like