ARCHIVSTICA

SESIN INTRODUCTORIA TEMA 1 INTRODUCCIN GENERAL

1.1.- Archivstica, gestin de documentos y ciencias de la informacin.

Las nuevas situaciones requieren un nuevo profesional, y ste, necesita, por tanto, una nueva formacin. Esta nueva formacin, esta nueva actitud profesional, debe surgir de la interdisciplinareidad. El que la profesin archivstica forme parte de las profesiones de la informacin es una idea que podemos remontar a los trabajos de Otlet (1934). El impacto de las tecnologas de la informacin ha provocado la emergencia de una comunidad de servicio/tratamiento de la informacin en la que los lmites y diferencias que separan a las disciplinas y profesiones se diluyen.

1.1.- Archivstica, gestin de documentos y ciencias de la informacin.

En el mundo de los documentos electrnicos las distinciones basadas en las diferencias de los objetos informativos a tratar se atenan. La identidad distintiva de los archiveros en la interaccin con otros participantes en el escenario de servicio/tratamiento de la informacin, vendra de la mano de la importancia que dan los archiveros a las relaciones contextuales de los documentos, como evidencia de las actividades de quien los produce No obstante, tanto los orgenes como el desarrollo de la profesin archivstica, le han dotado de ciertas caractersticas atpicas Esto no slo ha proporcionado a la profesin una identidad difusa, sino que ha llegado a constituirse en una indefinicin de dicha profesin

1.1.- Archivstica, gestin de documentos y ciencias de la informacin.

Esta indefinicin est claramente reflejada en la ruptura que supone, la aplicacin del ciclo de vida de los documentos: dos profesionales distintos (gestores de documentos y archiveros) para gestionar y tratar el mismo objeto informativo. En los paises de tradicin anglosajona el records manager es una profesin distinta a la de archivero. Esto debera solucionarse desde una perspectiva integradora No existe una funcin documental administrativa y otra histrica, ambas son caras de una misma moneda

1.1.- Archivstica, gestin de documentos y ciencias de la informacin.

Para hacer frente al impacto de la tecnologa de la informacin, se ha desarrollado un movimiento terico-prctico que busca respuestas aplicables a la gestin de los documentos electrnicos. El impacto de la tecnologa de la informacin no slo representa un reto para la profesin, sino que puede ser un elemento clave hacia la concreccin de un nuevo profesional. En este contexto, los archiveros deberan, por ejemplo, determinar las maneras de influir en las normas tecnolgicas que apoyan los sistemas de informacin. Esta influencia debera ejercitarse en la fase de diseo de sistemas, con el fin de conseguir regular legislativamente las operaciones que tienen relacin con la creacin, el uso, la difusin y preservacin de la informacin.

1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios.

Las propuestas para los desarrollos curriculares de estudios archivsticos de la Society of American Archivists estn construidas sobre la nocin de interdisciplinareidad. Desde la perspectiva de la information science, ya en 1984 Harold Borko anotaba que los profesionales de la informacin, en cualquier contexto en que elijan trabajar, necesitarn comprender los procesos de seleccin, adquisicin, catalogacin, referencia y gestin de los sistemas de informacin . En el contexto de la Diplomatura en Biblioteconoma y Documentacin, no se trata de aportar al alumno los conocimientos necesarios para su especializacin, sino de situarlo en un escenario de gestin/archivo de documentos, a la vez realista y previsible, mediante el conocimiento de los conocimientos y tcnicas fundamentales de la archivstica y la gestin de documentos, y el acercamiento a las consecuencias del impacto tecnolgico sobre stas, a las posibles estrategias a adoptar y a las herramientas bsicas para aplicar estas estrategias.

1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios. La convergencia: ECTS

Crditos expresados como volumen total de trabajo del estudiante (ECTS): 18 Descriptores: Gestin tcnica de documentos de archivo. COMPETENCIAS TRANSVERSALES (GENRICAS)


Instrumentales
   

Capacidad de anlisis y sntesis Capacidad de organizacin y planificacin Comunicacin oral y escrita en la lengua nativa Conocimientos de informtica relativos al mbito de estudio

Personales Sistmicas

 Trabajo en equipo  Razonamiento crtico  Aprendizaje autnomo  Adaptacin a nuevas situaciones  Motivacin por la calidad

1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios. La convergencia: ECTS

COMPETENCIAS ESPECFICAS


 

   

Identificacin, autentificacin y evaluacin de recursos de informacin. Gestin de colecciones y fondos. Conservacin y tratamiento fsico de los documentos. Anlisis y representacin de la informacin. Organizacin y almacenamiento de la informacin. Bsqueda y recuperacin de la informacin. Elaboracin y difusin de la informacin.

1.3.- Objetivos generales.

Objetivos de formacin y aprendizaje de conocimientos tericos


Conocer los principios tericos y metodolgicos para la planificacin, organizacin y evaluacin de sistemas, unidades y servicios de informacin. Conocer los principios tericos y metodolgicos para la reunin, seleccin, organizacin, representacin, preservacin, recuperacin, acceso, difusin e intercambio de la informacin. Conocer las tecnologas de la informacin que se emplean en las unidades y servicios de informacin.

1.3.- Objetivos generales.

Objetivos de formacin y aprendizaje de conocimientos tcnicos


Adquirir la capacidad de aplicar y valorar las tcnicas de planificacin, organizacin y evaluacin de sistemas, unidades y servicios de informacin. Adquirir la capacidad de usar y aplicar las tcnicas, las normativas y otros instrumentos utilizados en la reunin, seleccin, organizacin, representacin, preservacin, recuperacin, acceso, difusin e intercambio de la informacin. Disponer de habilidades en el manejo de las tecnologas como medio indispensable en los procesos de tratamiento y transferencia de la informacin.

1.3.- Objetivos generales.

Objetivos de formacin y aprendizaje de conocimientos aplicados


Comprender y aplicar los principios y las tcnicas para la planificacin, organizacin y evaluacin de sistemas, unidades y servicios de informacin. Comprender y aplicar los principios y las tcnicas para la reunin, seleccin, organizacin, representacin, preservacin, recuperacin, acceso, difusin e intercambio de la informacin. Utilizar y aplicar herramientas informticas para la implantacin, desarrollo y explotacin de sistemas de informacin.

1.4.- El enfoque integrado.

Utilizar la opcin integradora, permite derribar la barrera de la divisin interna (entre gestin de documentos y administracin de archivos o simplemente archivstica-) y reducir las distancias externas con otras disciplinas de las ciencias de la informacin. Formacin armonizada con el resto de las profesiones de la informacin. ptica armonizada e integradora constituida, de modo operativo, como respuesta al nuevo escenario que representa la sociedad de la informacin y contraria a la tradicional ruptura entre gestin de documentos y administracin de archivos.

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

Semana 1 Horas clase 3.5 Actividades Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Comentario y debate sobre un artculo. Contenidos SESIN INTRODUCTORIA. Tema 1. Introduccin general. 1.1.- Archivstica, gestin de documentos y ciencias de la informacin. 1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios. 1.3.- Objetivos generales. 1.4.- El enfoque integrado. 1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal. 1.6.- Mtodo docente y evaluador. 1.7.- Fuentes conceptuales y bibliogrficas. UNIDAD DIDCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIN DE SU TRATAMIENTO. Tema 2. Los conceptos de archivo, documento y registro. 2.1.- Informacin, documentos y registros. 2.2.- Archivos/registros. 2.3.- Caracteres y elementos. UNIDAD DIDCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIN DE SU TRATAMIENTO. Tema 3. Historia de la Archivstica: evolucin, desde la antigedad hasta el siglo XX. 3.1.- El perodo prearchivstico.

3.5

Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Comentario y debate sobre un artculo. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Comentario y debate sobre un artculo. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Comentario y debate sobre un artculo.

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3.5

UNIDAD DIDCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIN DE SU TRATAMIENTO. Tema 3. Historia de la Archivstica: evolucin, desde la antigedad hasta el siglo XX. 3.2.- El perodo de desarrollo archivstico.

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

5 3.5 Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Anlisis comparativo de sistemas. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Anlisis diferencial tipolgico. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Elaboracin de una presentacin relativa a las aplicaciones. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: consecuencias de la aplicacin del ciclo de vida UNIDAD DIDCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIN DE SU TRATAMIENTO. Tema 4. El archivo como sistema 4.1.- Sistemas de archivo. 4.2.- El sistema estatal espaol de archivos. 4.3.- Los sistemas autonmicos. UNIDAD DIDCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIN DE SU TRATAMIENTO. Tema 4. El archivo como sistema 4.4.- Tipologa de archivos.

3.5

3.5

UNIDAD DIDCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 5. Los principios tericos. 5.1.- El principio de procedencia: orgenes, evolucin y aplicaciones. 5.2.- Respeto al orden original: orgenes, evolucin y aplicaciones.

3.5

UNIDAD DIDCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 5. Los principios tericos. 5.3.- El concepto del ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias.

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

9 3.5 Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Evaluacin y control de recursos en Internet.

UNIDAD DIDCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 6. La gestin de documentos o records management. 6.1.- Evolucin, concepto y aplicaciones.

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3.5

Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Comparativa de modelos nacionales. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Supuesto evaluacin de sistemas. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas de gestin de documentos siguiendo la ISO 15489.

UNIDAD DIDCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 6. La gestin de documentos o records management. 6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones.

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3.5

UNIDAD DIDCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 7. Diseo y desarrollo de sistemas de gestin documental. 7.1.- La norma ISO 15489. 7.1.1.- Investigacin preliminar. 7.1.2.- Anlisis de la actividad de la organizacin. 7.1.3.-Identificacin de requerimientos funcionales. 7.1.4.- Evaluacin de los sistemas existentes. UNIDAD DIDCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 7. Diseo y desarrollo de sistemas de gestin documental. 7.1.5.- Identificacin de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestin de documentos. 7.1.6.- Diseo de un sistema de gestin de documentos. 7.1.7.- Implementacin del sistema de gestin de documentos. 7.1.8.- Revisin posterior a la implementacin. Evaluacin del sistema y comprobacin de la viabilidad del mismo.

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3.5

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

13 3.5 Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Elaboracin de calendarios de seleccin / disposicin en archivos administrativos con documentacin real. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas en archivos administrativos con documentacin real. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Evaluacin de ventajas / inconvenientes de las distintas posibilidades Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Identificacin de series en archivos administrativos con documentacin real. UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 8. Seleccin y valoracin. 8.1.- Los valores de los documentos. 8.2.- Criterios de valoracin. 8.3.- Mtodos de valoracin. 8.4.- Calendarios de seleccin / disposicin

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 9. Retencin y conservacin. 9.1.- Necesidades, condiciones e infraestructura para el almacenamiento. 9.2.- Las instalaciones. 9.3.- Conservacin preventiva y restauracin. UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 9. Retencin y conservacin. 9.4.- Reproduccin preventiva: copias en otros soportes, migracin y emulacin.

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organizacin y Descripcin. 10.1.- Aplicacin de los principios de respeto al origen y orden original para la clasificacin de los fondos de archivo 10.2.- Los documentos. Tipos documentales. 10.3.- Agrupaciones documentales: expedientes y series.

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

17 3.5 Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Elaboracin de una cuadro de clasificacin de series en archivos administrativos con documentacin real. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Descripcin tradicional de documentos de archivo. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Descripcin tradicional de documentos de archivo. Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Anlisis posibilidades normativas. UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organizacin y Descripcin. 10.4.- Clasificacin lgica y la ordenacin fsica. 10.5.- Los cuadros de clasificacin.

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organizacin y Descripcin. 10.5.- La descripcin de material de archivo. 10.6.- Metodologa y pautas tradicionales. 10.7.- Los instrumentos de descripcin.

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organizacin y Descripcin. 10.5.La descripcin de material de archivo. 10.6.Metodologa y pautas tradicionales. 10.7.- Los instrumentos de descripcin.

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripcin de documentos en la actualidad. 11.1.- El tardo desarrollo normativo: principales obstculos y ventajas que implica. 11.2.- Niveles normativos: legislacin, directrices y regulaciones, normas profesionales, normalizacin terminolgica y normalizacin de las operaciones.

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

21 3.5 Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Descripcin multinivel con ISAD (G). Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Descripcin multinivel con ISAD (G) / ISAAR (CPF) Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Descripcin multinivel con ISAD (G) / ISAAR (CPF) Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Supuesto de codificacin EAD UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripcin de documentos en la actualidad. 11.3.- Normalizacin de la descripcin: la ISAD (G).

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripcin de documentos en la actualidad. 11.3.- Normalizacin de la descripcin: la ISAD (G). 11.4.- El control de autoridades en archivos: la ISAAR (CPF).

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripcin de documentos en la actualidad. 11.3.- Normalizacin de la descripcin: la ISAD (G). 11.4.- El control de autoridades en archivos: la ISAAR (CPF).

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3.5

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripcin de documentos en la actualidad. 11.5.- La descripcin archivstica codificada: EAD (Encoded Archival Description).

1.5.- Estructuracin temtica y desarrollo temporal.

25 3.5 Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Supuesto de codificacin EAD Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Estudios de usuarios de archivo. UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripcin de documentos en la actualidad. 11.5.- La descripcin archivstica codificada: EAD (Encoded Archival Description). UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 12. Los estudios de usuarios en archivos. 12.1.- Definicin y fines de los estudios de usuarios en archivos. 12.2.- Indicadores y mtodos para la recogida de datos.

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3.5

Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Supuesto de difusin.

UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 13. Acceso y uso. 13.1.- El derecho de acceso a la documentacin pblica. 13.2.- La funcin administrativa. 13.3.- La funcin cultural. 13.4.- La difusin y el marketing. UNIDAD DIDCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 13. Acceso y uso. 13.5.- Archivos y la Web. CONCLUSIONES

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3.5

Exposicin del profesor/a. Lectura de material didctico. Prcticas: Evaluacin y control de recursos en Internet. CONCLUSIONES

1.6.- Mtodo docente y evaluador.

La variabilidad metodolgica necesaria para la enseanza de la asignatura en cuestin, abarcara:
   

La clase terica se ver apoyada de:

 

Predominio claro de las clases expositivas (en la sesin introductoria y en la unidad temtica 1) Enfoque eminentemente prctico (para la unidad didctica 3) Equilibrio terico-prctico que requieren las unidades didcticas 2 y 4. La clase terica prcticamente siempre estar apoyada por presentaciones, sin desplazar nunca a los diagramas y esquemas hechos por el profesor en el encerado.
Discusin en pequeos grupos de lecturas bsicas propuestas por el profesor, que dar lugar a la elaboracin de: Recensin de artculos leidos

El desarrollo de las clases prcticas tampoco puede obedecer a un nico modelo:

 

Prcticas comprobatorias, afianzadoras, e incluso ampliadoras, en laboratorio y prcticas constructivas (sobre supuestos) tambin en laboratorio. Obligatoriedad de crear algn producto informativo al trmino de cada prctica:
  

Diseo de herramientas con alguna aplicacin informtica Pequeas bases de datos Modelos supuestos.

1.6.- Mtodo docente y evaluador.

La evaluacin de los progresos del alumno se llevar a cabo mediante los siguientes mtodos: Seguimiento de la participacin y los trabajos en clase: 10 % Evaluacin de los trabajos prcticos propuestos: 20 % Una prueba terico/prctica a final de curso: 70 %

1.7.- Fuentes conceptuales y bibliogrficas.

BEARMAN, D. A. (1989). Archival methods. Pittsburgh, PA: Archives & Museum Informatic. BEARMAN, D. A. (1995). Archival strategies. American Archivist , 58 (4), 380413. COOK, T. (1997). What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift. Archivaria , 43 (2), 17-63. COUTURE, C. y ROUSSEAU, J. Y. (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-Foy, Qubec: Universit du Qubec. COX, R. J. (1994). The first generation of electronic records archivists in the United Stated. A study in professionalization. New York: Haworth Press. CRUZ, J. R. (1994). Manual de archivstica. Madrid: Pirmide. DeROSE, S. J. (1997a). Navigation, access, and control using structured information. American Archivist , 60 (3), 298-309. DOLLAR, C. M. (1992). Archivistica e informatica: l'impatto delle tecnologie dell'informazione sui principi e sui metodi dell'archivistica. Macerata: Publicazioni dell'Universit. DUCHEIN, M. (1992). La gestion de l'information administrative; application globale, systemtique et sistemique. La Pocatire, Can.: Documentor.

1.7.- Fuentes conceptuales y bibliogrficas.

EASTWOOD, T. (1992). The archival fonds: from theory to practice. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, Planning Committe on Descriptive Standards. HEDSTROM, M. (1984). Archives & Manuscript: machine readable records. Chicago, IL: Society of American Archivists. HEREDIA, A. (1993). Archivstica general. Teora y prctica. 6 ed. Sevilla: Diputacin Provincial. ICA. International Council on Archives. (1988). Professional training of archivist. Mnchen [etc.]: K. G. Saur. ( Archivum ; Vol. 34). ICA. International Council on Archives. (1994). 12th International Congress on Archives. (Montreal, December 1992) , Mnchen [etc.]: K. G. Saur. ( Archivum , Vol. 39). JENKINSON, H. (1965). A manual of archive administration. 2 ed., reimp. London: Percy Lund, Humphries & Co. LLANS, J. (1993). Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos. Bergara: IRARGI. PEIS, E., A. RUIZ. (2004). EAD (Encoded Archival Description): Desarrollo, estructura, uso y aplicaciones [on line]. "Hipertext.net", nm. 2. <http://www.hipertext.net> [Consulta: 09/02/2006] PENN, I.; PENNIX, G. y COULSON, J. (1994). Records management handbook. 2nd. ed. Vermont: Gower. POSNER, E. (1972). Archives in the Ancient World. Cambridge, MA: Harvard University Press. RUIZ, A. (1995). ed. Manual de archivstica. Madrid: Sntesis. SCHELLENBERG, T. R. (1956). Modern archives: principles and techniques. Chicago, IL: University of Chicago Press. WALME, P. (1985). ed. La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el prontuario RAMP. Paris: UNESCO.