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Gestin y estrategia para las empresas de transporte el estilo de subttulo del Haga clic para modificar

patrn

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11

Qu hacemos en Dynamic Courtex?


Nuestra Misin Apoyar a empresas poseedoras de flotas de vehculos, a bajar sus costos de operacin, mejorar su efectividad como organizacin e incrementar sus utilidades. Dynamic Courtex se especializa en la consultora a empresas poseedoras de flotas de vehculos ligeros y/o pesados

reas de intervencin Gestin directiva y estrategia Operaciones Estudios de benchmarking Compra / venta de empresas del sector Formacin, entrenamiento y capacitacin

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22

Nuestro tema de hoy Gestin y estrategia para las empresas de transporte


La planificacin a largo plazo no es

pensar decisiones futuras sino el futuro de las decisiones presentes". Peter Drucker

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33

Preguntas a resolver
Que es la gestin en una empresa de

transporte
Como se liga la estrategia a la gestin Porque es importante En que me beneficia Como la implanto en mi empresa Que resultados debo esperar
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Definiciones Bsicas
Empresa>> satisface una necesidad a travs

de comercializar un bien o servicio de manera rentable

Nuestro negocio; transportamos pasajeros

con un beneficio econmico

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55

La empresa de transporte
OPERACION

PROGRAMACIO N

OPERACION

SEGUIMIENT O

INGRESO

$$ $
66

La empresa en su mnima expresin, Cadena de Valor, de esto vive la empresa


3/5/12

La empresa de transporte

STAFF

R. Humanos Seleccin capacitacion

Mantenimiento

Administracin

Comercial

1 NIVEL OPERATIVO 3/5/12

Requiere soportes para apoyar a la cadena valor, estos sostienen y facilitan la operacin, muchas veces los conocemos como STAFS
77

1 NIVEL OPERATIVO

Niveles de la Empresa

2 NIVEL Software, SISTEMAS sistemas


informaticos

TI Tecnologias de informacion

Motores electronicos

GPS Monitoreo Expendedoras de tickets

Estos son la base tecnolgica que facilita la 3/5/12 operacin y administracin

88

Empresa de Transporte Operando


En este momento tenemos nuestro negocio

funcionando, operando y con sistemas de apoyo


En un mundo ideal lo nico que hay que hacer es

continuar haciendo lo que estamos haciendo

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99

Pero el mundo no es perfecto


ACP M

Factores afectan nuestro modelo ideal: Competencia, Economa, Inflacin, Nuevas Tecnologas, Ciclos anuales, 3/5/12

1010

Lo que funciona ahora.

no necesariamente de transporte Sntomas de retraso en la empresa funcionar Rentabilidad a la baja No me alcanza para renovar equipo maanaentiende las necesidades de la Mi personal no

3/5/12 empresa

1111

Que hacer? Que le falta a nuestro modelo?

3/5/12

1212

Nivel estratgico

Estrategias: Comerciales de Operacin de Recursos Humanos 3/5/12 De Administracin

1313

Como entendemos la Gestin de flota?


Administrar adecuadamente los 3 niveles
OPERACIN

SISTEMAS

3/5/12 ESTRATEGIA

1414

Como puedo administrar Propuestas y diferentes modelos para integralmente la flota?


planeacin
Nosotros implantamos en empresas un modelo FODA (70s) basado en Courtex Administracin por objetivos (80s) influido por diferentes modelos y Porter (90s) adecuado a Administracin de 1 hoja (90s) Transporte y a la idiosincrasia Latina Balance Score Card (2000s)
Dynamic Courtex **
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Modelo de Planeacin Primer paso, ordenar mi informacin


JULIO Real Subcta 001 002 003 005 006 007 009 010 011 012 013 014 016 017 018 020 022 023 025 026 027 028 029 030 033 034 036 092 094 Nombre Sueldos y Salarios Prevision Social Impuestos sobre Sueldos Arrendamiento Energia Electrica Telefono Combustibles y Lubricantes Reparacin y Mantenimiento Depreciacin y Amortizacin Uniformes Refacciones y Herramientas Otros Materiales Regalas Seguros y Fianzas Placas Tenencias y Regularizado Publicidad y Anuncios Cursos Conferencias y Asesorias Suscripciones y Cuotas Gastos de Viaje Cafetera Fletes y Acarreos Correos y Paquetera Papelera y Artculos de Escritorio Limpieza Varios Servicio de Terceros Comisiones a terceros Variacin Precios Compra Prov. Ctas. Incobrables Totales Importe 781,519 78,667 135,438 19,649 1,947 16,034 236,993 101,368 34,631 9,817 1,363 6,708 45,725 14,611 6,530 15,764 12,635 4,107 77,797 2,223 36,471 817 4,854 63 8,366 144,109 35,794 15,160 19,405 1,868,565 % 41.8% 4.2% 7.2% 1.1% 0.1% 0.9% 12.7% 5.4% 1.9% 0.5% 0.1% 0.4% 2.4% 0.8% 0.3% 0.8% 0.7% 0.2% 4.2% 0.1% 2.0% 0.0% 0.3% 0.0% 0.4% 7.7% 1.9% 0.8% 1.0% 100.0%

Que resultados arroja mi empresa


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1616

Informacin til
In greso s 100 Co sto s D irecto s V ariab les 60 Su ed o Co n d u cto res Co m b u stib le Refaccio n es y llan tas A ceites Co sto s D irecto s Fijo s Dep reciacio n Segu ro s P erm iso s G asto s A d m in istrativo s O ficin as Talleres P ap elera U tilidad 15

15

Que resultados arroja mi empresa en formato de TRANSPORTE


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10
1717

Informacin til
Ingresos
JULIO Real Subcta 001 002 003 005 006 007 009 010 011 012 013 014 016 017 018 020 022 023 025 026 027 028 029 030 033 034 036 092 094 Nombre Sueldos y Salarios Prevision Social Impuestos sobre Sueldos Arrendamiento Energia Electrica Telefono Combustibles y Lubricantes Reparacin y Mantenimiento Depreciacin y Amortizacin Uniformes Refacciones y Herramientas Otros Materiales Regalas Seguros y Fianzas Placas Tenencias y Regularizado Publicidad y Anuncios Cursos Conferencias y Asesorias Suscripciones y Cuotas Gastos de Viaje Cafetera Fletes y Acarreos Correos y Paquetera Papelera y Artculos de Escritorio Limpieza Varios Servicio de Terceros Comisiones a terceros Variacin Precios Compra Prov. Ctas. Incobrables Totales Importe 781,519 78,667 135,438 19,649 1,947 16,034 236,993 101,368 34,631 9,817 1,363 6,708 45,725 14,611 6,530 15,764 12,635 4,107 77,797 2,223 36,471 817 4,854 63 8,366 144,109 35,794 15,160 19,405 1,868,565 % 41.8% 4.2% 7.2% 1.1% 0.1% 0.9% 12.7% 5.4% 1.9% 0.5% 0.1% 0.4% 2.4% 0.8% 0.3% 0.8% 0.7% 0.2% 4.2% 0.1% 2.0% 0.0% 0.3% 0.0% 0.4% 7.7% 1.9% 0.8% 1.0% 100.0%

100

Ingresos Costos Directos Variables Suedo Conductores Combustible Refacciones y llantas Aceites Costos Directos Fijos Depreciacion Seguros Permisos Gastos Administrativos Oficinas Talleres Papelera Utilidad

100 60

15

15

90 10

Utilidad

10

Transformamos nuestros nmeros Mayor claridad, ubicacin y enfoque


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Diagnstico Histrico Informacin, desempeo de la empresa Sesiones de estrategia Anlisis de Informacin Establecer metas Presupuesto Planes y acciones En base a estndares internacionales, elaborado y aprobado por gerentes Seguimiento Semanal y mensual juntas (estrategias y Planes de accin)

PASOS a seguir para la estrategia

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1919

Diagnostico
Diagnstico Histrico Informacin, desempeo de la empresa Sesiones de estrategia Anlisis de Informacin Establecer metas Planes y estrategias Presupuesto En base a estndares internacionales, elaborado y aprobado por gerentes Seguimiento Semanal y mensual juntas (estrategias y Planes de accin)

Conocer foto actual de nuestro desempeo en cada nivel Ver donde estamos parados Comercial: Operacin: Staff: mantenimiento, recursos humanos Sistemas

Para no caer ni en ser demasiado estricto ni ser demasiado autoindulgente Analizar NUMEROS: Indicadores de cada rubro Tendencias Comparativos vs aos anteriores Comparativos vs industria y competidores

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2020

Histricos Ingresos
Diagnstico Histrico Informacin, desempeo de la empresa Sesiones de estrategia Anlisis de Informacin Establecer metas Planes y estrategias Presupuesto En base a estndares internacionales, elaborado y aprobado por gerentes Seguimiento Semanal y mensual juntas (estrategias y Planes de accin)

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2121

Histricos Operacin y administracion


Diagnstico Histrico Informacin, desempeo de la empresa Sesiones de estrategia Anlisis de Informacin Establecer metas Planes y estrategias Presupuesto En base a estndares internacionales, elaborado y aprobado por gerentes Seguimiento IN D IC Semanal y mensual C a rro juntas (estrategias y C a r r o Planes de accin) C a rro

Rendimie nto

Mantenimien toD O R R E P A P LVT AO% R. / VR AE RA PL P T VO A. %R A


s A c c i d7 e 1n t a 6 d 6 o0 s0 % 1 8 9

S e p -0 3

A c u m u la d o S e p tie m b re 2 0 0 3
S e p - A0 3c u m u l a d o S e p t i e m b r e 2 0 0 3

/ V A R

s T i r a d 1 o9 s5 1 4 2 8 0 % 1 1 3 4 5 6 8 1 I 5N 1D %I C AR PD E VPOA % ATLR OR/ .EV P AA P VLR T %A O R / . V A R s e n T 5a 2 l 47l e6 r9 5 8 1 2 % 4 , 0 1 32 , 4 1 62 0 01 C 8 a % r r o s 1 T 95 i 1 r 2a4 8 d 01 o %1 s 34 5 6 18 5 1 % 9 100%


C a r r o s 5 e24 7n6 5 9 18 T 2 a 4 % ,l l0 3 e 1 , r 426 1 01 2 08 % C a r r o s 7 A 1 c 6 6c 0i d 0 1 e%8 n 9 t a 9 1d 0o 0 s % M a n t e 1n 71 i m63 4 0 36i e5 1n% , t 1 o1 5 ,s 13 - P51 0 4 r %e v e n t i v o s

M a n t e n i m i e 1 n 7 t16o 3 s 0 4 P 6 3r e5 v% e1 n, 1 t 5i v13 o, 1s 5 4- 1 0 % D a s T a l l e r 3P . r9 o1 m 2 e. 92 d 8 i 5o % 5 . 2 8 1

D a s T a3 . l19l 2e 2. r 9 8 P 5 r%. o2 1 8m 4 e4. 3 d2 8i o % D a s T a l l e r P r 3o 0m 4 .0 C- 1a 0-r 2r o5 s% 5A 3 c . c5 i d4 e0 n t 1a 4d 3 Do 4 s a% s T a 3 l l 04 e -0r 1 - P20 r5 5 o % 3 m . 4 5 . 0 C1 34a 4r r% o s A c c i d e n t a d o s

4 . 34 2 8 %

D a s T a l l e r R e0 m. 2 4o 0l q - u4 -0e 1 s 0 D0 %1 3 o . 6s 4M 0 e n - 2o r6- 6D 6 a %s T a 0 l l.4 e2 -0r 4- R10 0e 1 0m 3 % .o4 6 l0 q - 2 u- 6 e 6s % D a o s M e n o r a

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D a s T a l l e r R e1 m7 64o 0l q1 u3 e36 s4 0A %1 c7 .6 S. 7 e4 g0 . 1 3 37 D 4 2a s% T a 1 l l74 e 610r 3 R 64 e 10 m 7% 6 o4 . l0 7q1 u3 e74 s2 % A c c . S e g . c

2222

Comparativos (Benchmarkings)
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5.0 4.8 4.6 4.4 4.2

R e n d im ie n t o d e D ie s e l V ia je s S e n c illo s 2 0 0 8 R e n d im ie n t o d e D ie s

3 .0 0 2 .5 0 2 .0 0 1 .5 0 1 .0 0 0 .5 0 0 .0 0 A B C D E F G H 1 . 71 7. 92 9. 72 1. 02 0. 2 6. 92 6. 62 7. 7 6

3 .0 0 2 .5 0 2 .0 0 1 .5 0 1 .0 0 0 .5 0 0 .0 0 A B C D E F G H 1 . 72 7. 2 1. 92 0. 22 1. 2 9. 92 9. 62 8. 8 4

Costos: Llanta nueva Traccin (Miles)

3/5/12

4.0

A 4.6

B 4.8

C 4.6

D 5.0

E 4.9

F 4.5

G 4.9

2323

Del diagnstico
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Resumiendo: En que hemos mejorado En que rea hemos empeorado Donde se nos va la rentabilidad Que rea o personal es responsable de esos resultados

Si mejoro Rendimiento, accidentes, renuevo, optimizo personal, etc QUE MEJORA PUEDO TENER?

Ingresos Costos Directos Variables Suedo Conductores Combustible Refacciones y llantas Aceites Costos Directos Fijos Depreciacion Seguros Permisos Gastos Administrativos Oficinas Talleres Papelera Utilidad

100 60 60%

120 67.2 56%

15

15%

15.6

13%

15

15%

15.6

13%

10

10%

21.6

18%

Una estrategia fiable empieza teniendo un 3/5/12 objetivo correcto Michael Porter

2424

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PASOS a seguir para la estrategia

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2525

Pasos Formar una estrategia


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Despus del diagnostico tenemos una visin de nuestro negocio en nmeros y una meta general: 1- Analisis FODA: lo bueno, lo malo, lo feo 2-Estrategias Generales: nuestro plan de juego 3-Acciones por cada estrategia: lo que tenemos que hacer, lo que cada quien debe hacer indicadores, Metas, Responsables 2626 y/o cronograma

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Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas


Fortalezas Debilidades Recursos y capacidades Capacidades distintas escasas Ventajas naturales Resistencia al cambio Recursos superiores Problemas de motivacin del personal Oportunidades Nuevas tecnologas Debilitamiento de competidores Mercado Posicionamiento estratgico Amenazas Altos riesgos Cambios en el entorno Poltico, Econmico, Social

Anlisis Interno

Anlisis Externos Cmo Cmo Cmo Cmo

se se se se

puede puede puede puede

explotar cada fortaleza? aprovechar cada oportunidad? detener cada debilidad? defender de cada amenaza?
2727

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Estrategia
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Estrategias yacciones por cada rea importante con debilidades detectadas, oportunidades por capitalizar Comercial Control de combustible Mantenimiento Recursos Humanos Administracin etc

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2828

Estrategia general (empresa)


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EMPRESA: Estrategia general

Objetivos

Implicaciones Riesgos

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2929

Estrategias especificas (por rea o UEN) NOMBRE DE LA ESTRATEGIA:


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DESCRIPCION: OBJETIVO:

PLANES DE ACCION QUE LA SOPORTAN:

INDICADORES CLAVE:

IMPLICACIONES:

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3030

Estrategia general (empresa)


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3131

Estrategias especificas
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PASOS a seguir para la estrategia

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3333

Presupuesto
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Con nuestras estrategias y planes de accin Con indicadores y responsables, el paso siguiente es: Poner en nuestro formato de Estado de Perdidas y Ganancias los nmeros meta.

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3434

Presupuesto
BASE DE ANALISIS PRESUPUESTO

Unidades Kilometros Pasajeros

15 280 900

17 300 1100

Ene

Feb

M ar

Abr

C to/km C to/pas j

Ingresos Costos Directos Variables Suedo Conductores Combustible Refacciones y llantas Aceites Costos Directos Fijos Depreciacion Seguros Permisos Gastos Administrativos Oficinas Talleres Papelera Utilidad

100 60 60%

120 67.2 56%

xx

xx

yy

yy

xx

0.224 0.0611

15

15%

15.6

13%

0.052 0.0142 xy

yy

xx

yy

xx

15

15%

15.6

13%

0.052 0.0142 xx

xx

yy

yy

xx

10

10%

21.6

18%

0.072 0.0196 xx

xx

yy

yy

xx

Base actual, de 3/5/12

Potencial mejora

Indicador es de

Proyeccin por mes, 3535

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PASOS a seguir para la estrategia

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3636

Seguimiento
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Seguimiento a presupuestos
Presupue sto

Juntas Semanales y Mensuales Anlisis de variaciones Adecuaci ones

"El genio es uno por ciento de inspiracin y un noventa y nueve por ciento de transpiracin. 3/5/12 Tomas Alba Edison

3737

Seguimiento

Estrategia Recursos Humanos


ESTRATEGIA REPORTE DEL 26-may AL RECURSOS HUMANOS 31-may NOM BRE DE LA ESTRATEGIA: RECURSOS HUMANOS DESCRICPION: CONTROL Y COSTOS DE PERSONAL OBJETIVO: LOGRAR EL CONTROL INTEGRAL DE PLANTILLAS, COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PERSONAL OPERADOR Y NO OPERADOR OBJETIVOS Cubrir plantilla operadores Costo de nomina empleados META 275 $ 245,000 META AL DIA REAL AL DIA 251 238,583 VARIACION -24 operando 249 tractos

PLANES DE ACCION QUE LA SOPORTAN RESP 1 * No contratar personal a lo autorizado. HM 2 * Control de plantilla, costos indirectos. HM 3 * Bono coordinadores. HM / JS/ FV * Cumplimiento del 100% de la plantilla de operadores 4 HM / JS/ FV considerando 10% de postura. 5 * Contratacion de gerente de Recursos Humanos. 6 * Curso de capacitacion para mejorar la supervision efectiva (pastoreo). * Tener estructura autorizada (gte loop>45 mil control lista
mil, diferencia en gte mty 8 mil).

FECHA Junta Ptto. Junta Ptto. 15-jun 30-jun 30-may 15-jun

INDICADORES CLAVE META * Costo de nomina 245,000 dlls HC por departamento 134 Pago mensual del bono Tractos parados por operador Persona trabajando 100% 0 tractos parados Persona ok 100% 65%

REAL

VARIACION $0.00 ? en proceso 9 5-jun-20011 Fernando vallejo

91%

HM FV

7 eq>18 mil, 2 cooridnadores 32 mil, gte RH 27 mil, control others 15-jun 13 8 * Evaluar plan de reduccion de tiempo extra. 9 * Control de rotacion de operadores revision de causas. 10 * Cumplir con programa de prevencion. M artes

Antes del 15 de junio

66.6

3.4

10,809/ mes esta vigilando se 76.61% 5% 11.61 65

HM HM / RR/JS

Rotacion anual Siniestralidad vs prima RESP:

65% 70%

3/5/12

3838

Seguimiento

C oncepto U nidades R 104 ol Kilmetros Km / U nidad R endimiento de D iesel D iesel consumido Ingreso por O perador D de T as aller Promedio por U nidad C arros T orcidos Auditoria Imagen y Limpieza de U nidades N de Personal Bajas Vacantes R otacin C apacitacin H oras H ombre Accidentes Ventas de a bordo Porcentaje de a bordo C plim um iento del R ol

Ppto 33 110,560 3,350 2.631 36,119 $1,911 1.31 2 12 45 0 0 0% 0 0.85 $52,370 7.36% 560

2a.decena R eal Var. 31 -2 95,028 -15,532 3,065 -285 2.596 -0.035 36,606 487 $2,180 $269 3.18 1.87 1 -1 6 -6 44 -1 1 1 1 1 2% 2.00% 2 2 0 -0.85 $42,992 -$9,378 6.41% -0.95% 546 -14

% -6.06% -14.05% -8.51% -1.33% 1.35% 14.08% 142.75% -50.00% -50.00% -2.22%

-100% -18% -13% -3%

Ppto 33 228,110 10,262 5,151 76,589 $4,013 2.62 4 24 45 0 0 0% 0 1.70 $104,740 1,120

Acumulado Mensual R eal Var. 31 -2 197,012 -31,098 9,420 -842 5,171 20 76,211 -378 $4,540 $527 5.91 3.29 7 3 16 -8 44 -1 1 1 1 1 2% 2.00% 2 2 1 -0.70 $82,556 -$22,184 1,095 -25

% -6.06% -13.63% -8.21% 0.39% -0.49% 13.13% 125.57% 75.00% -33.33% -1.23%

-41% -21% -2%

3/5/12

3939

Beneficios
Mejor conocimiento de su propia empresa Contabilidad que nos orienta en la operacin Toda la empresa busca los mismos objetivos Decidir con mayor objetividad Metas y objetivos reales Todos los empleados con indicadores y metas Sistema de administracion que se adecua al

entrono

3/5/12

4040

Resultados esperados
La experiencia nos arroja algunos casos de xito:
Empresa 1 de carga internacional: incremento

su EBITDA en un 30 % con un importante beneficio para los accionistas

Empresa 2 de Pasajeros, reduccin de gastos

3/5/12

de administracin, en 20%, reduccin de costos variables en 12 %, incremento en ingreso / Km del 10 %

4141

La gente exitosa que he conocido

tenan todos una caracterstica comn. Todos ellos tenan un plan. Van Derbur

3/5/12

4242

GRACIAS

3/5/12

4343

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