Unidad 01 Tema 03

Curso: SOFTWARE DE NEGOCIOS II Equipo de Profesores del Curso

Al trmino del curso, el alumno utiliza bases de datos y disea aplicaciones utilizando como herramientas los comandos de bases de datos, funciones y formularios con el uso del programa de Microsoft Excel.

Al trmino de la unidad, el alumno aplica los distintos comandos de creacin de base de datos validando el ingreso de los campos , realizando ordenamientos, calculando subtotales y aplicando filtros. Asimismo, disea y crea tablas y grficos dinmicos y accede a base de datos externas para realizar consultas a dicha informacin.

1. Filtros Automticos 2. Filtros Avanzados

 Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de informacin en una base de datos. El resultado del filtro slo muestra los registros que cumplen los criterios o condiciones solicitados.
Criterios o Condiciones Son utilizados para especificar que informacin se incluye en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.

 A diferencia de la ordenacin, el filtro no reorganiza los rangos. El filtro oculta temporalmente los registros que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra registros, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Microsoft Excel proporciona dos formas para aplicar filtros a los rangos, stos son: Autofiltro para filtrar por criterios simples Filtro avanzado para criterios ms complejos

La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparacin al Excel Clsico (97-2003).
Procedimiento
1.- Puntero de celda en la BD 2.- Ficha Datos 3.- Grupo Ordenar y Filtrar 4.- Comando Filtro

Haga clic en la imagen para ver un video tutorial

Tipos de Autofiltro
Si usamos Excel 2007 la tarea es bastante sencilla. La lista de opciones del Autofiltro nos muestra varias alternativas de trabajo.
1. 2. 3. 4. 5. Autofiltro por datos tipo texto Autofiltro por datos tipo nmero Autofiltro por fecha Autofiltro por color de celda Autofiltro personalizado

1. Autofiltro por Texto

Si seleccionamos un campo de texto podremos elegir uno de los datos tipo texto; a su vez, tendremos disponibles una gran cantidad de filtros pre definidos.

2. Autofiltro por Nmero

Si nos posicionamos en un campo con nmeros, podemos seleccionar el valor o valores en funcin a un criterio.

3. Autofiltro por Fecha

Si seleccionamos un campo con fechas, podemos elegir el ao y el mes a filtrar o establecer un filtro predefinido.

Otras opciones para fechas

Haciendo clic en el ao podemos ver y elegir algn mes en particular.

A su vez, podremos ver los das haciendo un clic en el mes.

4. Autofiltro por Color de celda

Una muy buena opcin es la posibilidad de aplicar filtros por color de celda.

5. Filtro Personalizado
Finalmente, podemos crear filtros condicionados con operadores Y (necesarias) u O (alternativas).

Ejemplo de Autofiltro
Esto nos permite realizar con Queremos filtrar la de filtrar facilidad nuestra tarea lista para que muestre slo los dejando visibles slo los nacidos en nombres de las personas los aos 1962 y 1963 nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963

El dilogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por aos

El Filtro Avanzado de Excel permite seleccionar registros por medio de condiciones ms complejas. Las condiciones se escriben en la hoja de clculo, de forma que tenemos mucha ms flexibilidad para realizar cambios en las condiciones del filtro o consulta.

Criterios

rea Puesto Finanzas Auxiliar Finanzas Auxiliar

Sueldo

48 75

Antes de usar el procedimiento, es necesario crear dentro de la hoja de clculo una tabla que cumpla los criterios de trabajo.
Procedimiento:
1.- Puntero en la BD 2.- Ficha Datos Haga clic en la imagen para ver un video 3.- Grupo Ordenar y Filtrar tutorial 4.- Comando Avanzadas 5.- Ingresar los rangos en el cuadro de dilogo

Rangos a Ingresar
Base de Datos

Criterios

Resultado

rea Puesto Finanzas Auxiliar Finanzas Auxiliar

Sueldo 480 750

Acciones que se pueden tomar

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, se filtran los datos en la misma base de datos. Copiar a otro lugar, los resultados del filtro pueden aparecer en un lugar especfico de la misma hoja o en otra hoja de clculo.
Rango de la lista, es el rango de la base de datos. Rango de criterios, es el rango elegido por el usuario para localizar los criterios de filtro. Copiar a, esta opcin se habilita cuando se activa la casilla Copiar a otro lugar, en cuyo caso se debe especificar el lugar donde se desea que aparezca el resultado del filtro. Slo registros nicos, si la base de datos tiene registros duplicados, mostrara slo uno de ellos.

Ejemplo
Crear una lista con las personas que tienen un porcentaje de asistencia entre el 70% y 85%

Se crear el rango de criterios y estando en la base de datos ingresamos los rangos necesarios en el cuadro de dialogo para filtros avanzados

Ejemplos para crear criterios

Si quiere que se cumpla una condicin. Si quiere que se cumplan todas las condiciones

Si quiere que se cumpla una u otra condicin

Si quiere que se cumplan las condiciones con comodines

Si quiere que se cumpla una condicin con formula

 Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de informacin en una base de datos Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una serie de criterios. Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. Utilice un Filtro Avanzado cuando tenga condiciones cruzadas o complejas, y generar una nueva base de datos con los registros que cumplan las condiciones

 Sabe que los datos de la hoja de clculo estn filtrados porque

1. 2. 3. en la barra de estado aparece la lista encontrada los nmeros de las filas cambian de color a azul aparece un icono embudo en el nombre del campo

Cmo se aplica un filtro automtico slo a un campo de la base de datos?

1. 2. 3. Haga clic en la flecha de Autofiltro de un campo y despus en Borrar Seleccione el campo y luego aplique el autofiltro Seleccione de la lista de nombre de campo en el comando Filtro

 Para ver la poblacin de la provincia de Huaral y de la provincia de Chancay, debera utilizar la condicin "Y en el filtro personalizado

Verdadero
condicin "O".

Falso

Para crear un filtro personalizado que muestre valores mayores o iguales que 24 y menores o iguales que 56, se utiliza la

Verdadero

Falso

Para crear un filtro personalizado que muestre los precios mayores que 62.5 o menores que 36.8, debe utilizar una condicin "O".

Verdadero

Falso

1. Autofiltros
http://www.microsoft.com/spain/empresas/demo s/autofiltros_excel.aspx http://office.microsoft.com/training/Training.aspx ?AssetID=RC011459673082&CTT=6&Origin=RC011 459673082

2. Filtros avanzados
http://www.aulaclic.es/excel2007/t_15_5.htm http://www.tutorial-lab.com/tutoriales-excel/id469filtros-avanzados-en-excel-2007.aspx