Desperdicio de tiempo (The waste of time)

De todos los recursos que se encuentran en la vida y en la logstica, el tiempo es el ms importante. Para entender como se puede desperdiciar el tiempo en la logstica, se tiene que analizar la Gestin de Pedido y distribucin.

Gestin de pedidos y distribucin

La gestin de Pedidos y Distribucin consiste en actividades que resultan del cumplimiento de rdenes de pedido del cliente, a la vez que se asegura el mximo valor de la cadena de suministro y servicio al cliente.

Un pedido se puede definir como un compromiso en firme entre dos partes (proveedor y cliente) que rene todas las condiciones mnimas necesarias para establecer una relacin comercial entre ellas d manera que una de las partes (el proveedor) pone a disposicin de la otra (cliente) los productos o servicios comprometidos, bajo las condiciones pactadas.

El proceso comienza con la llegada de un pedido y termina cuando el pedido es enviado, aceptado y finalmente cobrado.

Entrada de pedidos

La entrada del Pedido comienza cuando el cliente emite el pedido y termina cuando el pedido queda perfectamente registrado y aceptado por el comprador. El tiempo de entrada de un pedido puede varias desde das utilizando correo postal- hasta segundos utilizando mtodos de comunicacin electrnica, como Internet, EDI (Electronic Data Interchange), telfono o fax.

Las experiencias actuales indican que las mejoras en los sistemas y procesos relacionados con la llegada de pedidos ofrecen una de las mejores oportunidades para reducir significativamente el ciclo global del pedido, en tiempo y variabilidad.

Comprobacin de crdito

La comprobacin de crdito implica el establecimiento, seguimiento y administracin de las solicitudes y elegibilidad del crdito de los clientes. Las empresas y clientes deben estar capacitadas para pagar los productos que desean adquirir. Aunque es inevitable tener una cierta cantidad de impagados, las empresas pueden controlar y gestionar esta morosidad estableciendo y gestionando lmites de crdito. El seguimiento y control del crdito lleva- a menudo- a la negociacin de diferentes trminos de venta, tales como pagos totales o parciales por adelantado, pago en el momento de la entrega y trminos de acuerdo.

Comprobacin de disponibilidad de existencias

Es la comprobacin de que la compaa dispone o dispondr de las existencias suficientes para asegurar la entrega del pedido con la cantidad requerida en el plazo estipulado. Cuando se recibe un pedido, es necesario comprobar las disponibilidades actuales junto a las planificadas. Un requisito imprescindible para ello es que la compaa mantenga registros de inventario precisos y actualizados.

En caso de que la compaa no disponga de las existencias mnimas necesarias para cumplir con el pedido solicitado, la persona responsable debe negocias plazos de entrega adaptables a la disponibilidad en stock u ofrecer otros productos que puedan sustituir satisfactoriamente al cliente. En este aspecto, los pedidos internos deben seguir el mismo procedimiento de comprobacin de existencias y preferentemente pasar por la gestin de stocks y la de produccin.

Priorizacin de pedidos

Consiste en la reserva o colocacin de existencias para diferentes clientes en base a informacin obtenida de la segmentacin de clientes. Los pedidos son priorizados segn el tipo de cliente. Cuando se trata de compaas con multitud de referencias (Stock Keeping Units- SKU-) existe siempre la amenaza de que no sea capaz de entregar el pedido perfecto. Para ello, la Gestin de Pedidos y Distribucin debe recurrir a fiables sistemas que rastreen y prioricen la informacin de los pedidos, enven la informacin correcta a travs de los canales establecidos y asignen los recursos al cliente indicado.

Preparacin de pedidos

Comienza con una primera etapa de seleccin del origen del pedido fsico, que incluye la eleccin del almacn, centro de distribucin, etc. ms adecuado para el pedido en cuestin. Es la etapa en la que el pedido se integra con la produccin y la distribucin. La instalacin preferida para el cliente o productos se determina a travs del anlisis de la red de suministro.

Hay que tener en cuenta que para un mismo nmero de pedidos y un mismo peso total, el tiempo de preparacin de un pedido aumenta cuanto mayor es la variedad de tipos de artculos que forman los pedidos. Por ello, una compaa debe evitar la preparacin individualizada de pedidos, en la medida de sus posibilidades y de su impacto en el servicio al cliente, tendiendo a la preparacin por lotes. Un anlisis estadstico de los pedidos en el que se incluya la periodicidad de sus llegadas permite la formacin de lotes de pedidos con un enfoque a la optimizacin de su preparacin.

Envo y Entrega

Consiste en las actividades que comienzan al retirar las mercancas de las existencias, seguido por la decisin de los medios por las que estas sern trasportados al cliente y finalmente la entrega al cliente en las condiciones pactadas, incluyendo las actividades de consolidacin en las cuales se eligen los encargados del trasporte y donde los pedidos son combinados para el envo.