Escola Secundria de Paos de Ferreira

Tcnicas de Secretariado

Trabalho realizado por: Tnia Leo Diana coelho Joana Barbosa Sandra Costa

Discrio
O contacto dirio exercido pela profisso leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa. Por isso deve evitar qualquer indiscrio, que seria absolutamente condenvel. preciso que d uma absoluta garantia de que esses "conhecimentos" no sero nunca discutidos com colegas e muito menos fora da empresa.

Esprito de deciso
As enormes responsabilidades do Profissional de Secretariado exigem-lhe permanentes tomadas de deciso. Nunca, contudo, o esprito de deciso deve ser confundido com rapidez de deciso. Para se poder tomar conscientemente uma deciso imprescindvel: -analisar o problema; -acumular e classificar dados, eliminando todos aqueles que apresentem dvidas, e substitu-los por outras alternativas; -verificar todas as hipteses e adoptar a que se apresentar melhor.

Esprito de cooperao
Num profissional de secretariado tem de haver cooperao, isto , colaborao e solidariedade entre si, pois s um trabalho em equipa permite a viso ampla que imprescindvel para a coordenao da aco da empresa. O Valorizar e facilitar as tarefas de todos os colaboradores, evitando obter vantagens pessoais custa dos outros, uma das normas a seguir.

Esprito de Iniciativa
No se trata aqui de "aventura", mas sim da procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho. Iniciativa implica sempre "sentido de responsabilidade" e quem toma a iniciativa assume sempre essa mesma responsabilidade. No existe uma lei nem uma frmula que nos permitam ter esprito de iniciativa. No entanto, a confiana em si prprio, o interesse, a vontade de orientar a aco para um aperfeioamento contnuo so as melhores bases para se estabelecer esse clima de iniciativa.

Dinamismo
preciso darmo-nos oportunidades e as foras criadoras aparecero. O risco, s vezes, grande, mas infinitamente mais grave imobilizarmo-nos em estruturas velhas, passadas, sob a considerao da vantagem tranquilizadora de no perturbarmos os hbitos. S com dinamismo a empresa adquirir as suas verdadeiras dimenses. Trabalhadores e empresa devem estar numa dialctica viva em que o dinamismo se mostre dia a dia com mais vigor, porque os imperativos permanentes a que a empresa ter de fazer frente o vo exigindo mais do que nunca.

Ordem e Mtodo
Num Profissional de Secretariado to importante a ordem e o mtodo como a inteligncia, pois s a ordem e o mtodo permitem a coordenao de servios de forma rpida e eficiente. preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de aco, ter um bom ritmo e "ir at ao fim".

Relaes Humanas
As relaes que, dentro da empresa, se estabelecem, so de trs tipos distintos: Com os superiores convm controlar a agressividade, e isso pressupe um esprito de disciplina e de compreenso dos problemas, das preocupaes e das dificuldades do "outro". Com os colaboradores, as relaes so mais constantes e, por isso, imprescindvel o bom entendimento, evitando-se a todo o custo choques e tenses. Realizar uma tarefa comum j ter um "ideal" comum e isso implica o estabelecimento do dilogo e do respeito mtuo. Com os subordinados, preciso ter confiana e tacto, no magoar, no impor brutalmente uma ordem, mas compreender, corrigir, encorajar, criando o "sentido do objectivo comum".

Aparncia
Cada pessoa situa-se na sociedade utilizando um conjunto de sinais que visam personaliz-Ia. Saber realar aquilo que se e compensar o que no se , um bom lema, A presena fsica depende da sade fsica e da sade moral. O bom humor, a confiana em si prprio, a voz agradvel, a harmonia do corpo e da roupa so condies que um bom Profissional de Secretariado deve ter em conta quando cuida da sua aparncia.

Pontualidade
A pontualidade no significa apenas no chegar mais tarde nem sair mais cedo, mas, essencialmente, ser capaz de cumprir todas as tarefas no tempo exacto, tendo capacidade de resposta para todos os trabalhos que sejam apresentados.

Memria
Compreendendo um longo processo (registo, reteno, recordao, reconhecimento), s eficaz se cada um de ns souber organizar e assimilar rapidamente as informaes teis, rejeitando todas as outras de forma a que ela, memria, sobreviva enorme massa de informaes com que somos assaltados diariamente. Compete, pois, a cada um de ns utilizar os diferentes tipos de memria (visual, auditiva, tctil, gustativa, combinada), organizando posteriormente as informaes "registadas", de acordo com as regras que lhe possibilitem a memorizao

Memria bloco de notas

Uma boa memria absolutamente imprescindvel ao Profissional de Secretariado, mas confiar demasiado na capacidade de memorizar um erro, devendo criar-se o hbito de "anotar" como mtodo mais simples e eficaz. Relatrios, actas e outros documentos conservam as notas mais longas que imprescindvel reter. Mas "anotar" no basta, ainda preciso encontrar muito rapidamente todas essas informaes, devendo, para isso, estar estas bem organizadas.

Inteligncia
Inteligncia a capacidade que cada ser humano tem de se adaptar a novas situaes. As diversas caractersticas da inteligncia, que se encontram em cada ser humano em propores muito variveis, so hoje absolutamente indispensveis a qualquer profissional. O excesso de trabalho cerebral (surmenage), o esforo demasiado grande para a adaptao ao progresso, s novas condies de trabalho, a necessidade constante de no perder o contacto com a realidade, com as tcnicas e a cincia em permanente evoluo, tornam a inteligncia uma das qualidades mais apreciadas em qualquer profisso.

Esmero
O Profissional de Secretariado tem de ter esmero, isto , perfeio e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa.

Interesse e responsabilidade
O secretario tem de demonstrar interesse quando lhe pedem para realizar uma tarefa e tambm tem de ser responsvel para entregar no dia e hora que lhe foi pedido.

Segurana e Sinceridade
O profissional de Secretariado tem que ter certeza no que vai dizer ou fazer e tambm tem de ser sincero com os seus superiores e mesmo com os seus colegas porque comea a desestabilizada a empresa.