ORGANIGRAMAS

Adaptado por: Lic. Elizabeth Alburuqueque A.

ORGANIGRAMAS

El organigrama describe grficamente los puestos en la compaa y cmo estn organizados. Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.

QUE SON LOS ORGANIGRAMAS

Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin

SOBRE EL EQUIPO QUE REVISA:

Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que gocen los rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos asesores, como ayudantes o como rganos de mando especializado. Su colocacin ser en el lugar que les corresponda segn el jefe inmediato de quien dependan

Cmo preparar organigramas?

Determinacin del programa de trabajo

Es necesario que la planeacin de actividades para la composicin de organigramas se plasme en un cronograma, para lo cual puede emplearse una grfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposicin de motivos (naturaleza, propsito, acciones, etctera) en forma adicional.

Cmo preparar organigramas?

Entrevistas dirigidas a encargados de las funciones que se estudian, lderes tcnicos de las reas, personal operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con el rea de cambio.

Captacin de Informacin

Acudir a los archivos y centros de documentacin, para recopilar informacin normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos, niveles, relaciones y funciones de la organizacin.

Cmo preparar organigramas?

Autorizacin para realizar el estudio

El responsable de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, o por rdenes superiores.

Esta autorizacin debe emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir en el apoyo con que debe contar para comenzar a trabajar el diseo.

Cmo preparar organigramas?

Integracin del equipo de trabajo

La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente efectuar una buena seleccin del equipo; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy especficos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo a cabo.

Cmo preparar organigramas?

Captacin de la informacin

La informacin debe referirse a: Los rganos que integran dichas reas. El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica. Las relaciones que guardan entre ellos. La naturaleza de estas relaciones. Las funciones que realizan y, en su caso Los puestos y el nmero de plazas que lo integran.

Cmo preparar organigramas?

Clasificacin y registro de la informacin

El registro debe hacerse en formatos que permitan un manejo gil y claro y ordenarlo en carpetas como documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilizacin de equipos de cmputo, especficamente paquetera desarrollada para diseo grfico y/o presentaciones, hojas de clculo o procesadores de texto con la opcin de manejo grfico.

Cmo preparar organigramas?

Anlisis de la informacin

Es necesario realizar un examen crtico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Diseo del Organigrama del Sector Pblico

1.- Origen
Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de una propuesta que puede partir de:

El presidente de la repblica.
El titular de la institucin.

Diseo del Organigrama del Sector Pblico

Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de actividad).
Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad). La autoridad administrativa de la institucin. Un rea especfica de trabajo.

Diseo del Organigrama del Sector Pblico

2.- Mecnica El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las siguientes faces:
Determinacin del cambio especfico a realizar. Justificacin tcnica.

Fundamentacin legal.

Diseo del Organigrama del Sector Pblico

Presentacin de la propuesta de cambio.

Anlisis interno y/o ajuste.

Integracin del documento final. Autorizacin del titular de la institucin. En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura. La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin.

Diseo del Organigrama del Sector Pblico

3.- Responsable: Titular de la institucin: Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y una vez realizadas las autoriza. Funcionario designado: Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.

Diseo del Organigrama del Sector Pblico

Responsable del rea administrativa: Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de unidades administrativas y puestos.

Responsables del rea jurdica: Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el funcionamiento de la institucin.
La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico al resto de los encargados de los cambios estructurales

Diseo del Organigrama del Sector Privado

1.- Origen
La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o menos peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa.

Diseo del Organigrama del Sector Privado

2.- Mecnica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su instrumentacin. los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:

Diseo del Organigrama del Sector Privado

Bsicos: Implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida, que pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel departamental o de oficina. Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las ventajas que el cambio reportar a la organizacin.

Diseo del Organigrama del Sector Privado

2.- Mecnica

De alcance medio: Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la organizacin hasta el nivel gerencial. En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas.

Diseo del Organigrama del Sector Privado

Globales: Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la estructura de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos tcnicos y econmicos que se destinen a este fin.

La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud conlleva la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe considerar la integracin de variables metodolgicas de mayor alcance.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Basndome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de Organizaciones"), pongo a consideracin del lector la siguiente clasificacin de organigramas:

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU NATURALEZA: Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin privado.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico.

Cabe sealar que el trmino meso administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU FINALIDAD: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico. Por ello, se sugiere ser graficados a nivel general.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU FINALIDAD:
Analtico: Demuestra determinados aspectos del comportamiento organizacional, por ejemplo anlisis de un presupuesto, distribucin de la planta de personal, determinadas partidas de gastos, remuneraciones, relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU FINALIDAD: Formal: Se representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. Por ejemplo el organigrama de una Sociedad Annima, que ha sido aprobado por el Directorio.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU FINALIDAD:

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU AMBITO:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.

En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU CONTENIDO:
Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes

INTEGRALES

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU CONTENIDO:
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU CONTENIDO: De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas .

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

VERTICALES:

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente

HORIZONTALES:

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

MIXTOS:

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

BLOQUE:

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, o sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras

CIRCULAR:

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica. 2. Las lneas llenas verticales indican autoridad las horizontales que sealan especializacin y correlacin.

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

3. Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. 4. Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

5. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales. 6. Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

7. Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar 8. Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA

9. Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero.

Presidente Planificacin

Vicepresidencia

Personal

Archivo

Auditoria

Jurdico

Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
Las lneas llenas verticales indican autoridad las horizontales que sealan especializacin y correlacin.

3 Presidente Planificacin Vicepresidencia

Personal

Archivo

Auditoria

Jurdico

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando

4 Presidente Planificacin Vicepresidencia

Personal

Archivo

Auditoria

Jurdico

1.Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

Presidente Planificacin

Vicepresidencia

Personal

Archivo

Auditoria

Jurdico

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales

Presidente Planificacin Vicepresidencia

Personal

Archivo

Auditoria

Jurdico

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma

Presidente

Vicepresidencia

Personal

Archivo

Auditoria

Jurdico

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar

BIBLIOGRAFIA
ADMINISTRACION/ dcima edicin, Coulter Robbins, ed. Pearson. Mxico 2009 INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION, quinta edicin, Chiavanato Adalberto, Edit. Mc Graw Hill, 1999 Colombia. http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-deorganigramas.html http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organigr amas/default2.asp http://www.navactiva.com/web/es/descargas/pdf/arrhh/analisis_puesto.p df http://www.infomipyme.com/Docs/GENERAL/Offline/GDE_04.htm http://www.upm.es/innovacion/calidad/documentos/Gestion_Procesos.pp t#331,18,4. Descripcin de un proceso.