Unidad V La Organizacin

ADMINISTRACIN I 2011

Organizacin formal e informal

Organizacin Formal Estructurada Rgida Canales de comunicacin claramente definidos Participacin consciente y temporalmente definida de los miembros Relaciones especficas entre los miembros Durable Organizacin Informal Dbil Flexible Canales de comunicacin caticos (radio pasillo) Participacin inconsciente o consciente, no est definida temporalmente Relaciones inespecficas y faltas de estructura de los miembros Espontnea

Departamentalizacin
Definicin del negocio de la empresa (qu es lo que se

hace) Formulacin de los objetivos derivados, polticas y planes (a donde se quiere llegar) Determinacin de las actividades necesarias para ejecutar los planes (cmo se va a lograrlo) Enumeracin y clasificacin de las actividades Agrupacin de las actividades, considerando los recursos disponibles y la mejor forma de utilizacin Asignacin de la autoridad requerida para llevar a cabo las actividades Interrelacin de los grupos mediante las relaciones de autoridad y los sistemas de informacin

Departamentalizacin
Por funcin: Comercializacin, Finanzas, Produccin,

Compras, Administracin Por productos: Agroqumicos, Pinturas, Derivados. Pueden darse tres situaciones: que cada producto se elabore y venda por separado, que se elabore en una misma planta y se venda por separado, que se elabore por separado y se venda en una misma unidad Por procesos: Neonatologa, Ciruga General, Ciruga Laparoscpica, Pediatra, Ginecologa Por territorios geogrficos: Norte, Sur, Centro; Latinoamrica, Mercado Nacional, Gran Buenos Aires, Capital Federal, Interior

Manuales de funciones
Funciones bsicas del rea descripta Responsabilidades: operaciones de su sector, el planeamiento, la

coordinacin, las finanzas, el control y la informacin Autoridad: autoridad que recibe y la que puede delegar Finanzas: rgimen de gastos y recursos y su participacin en el presupuesto de la empresa Sistema de informacin: informacin que se debe generar en el departamento Sistema de relaciones: relaciones que mantendr con sus superiores, sus dependientes, proveedores, clientes y pblico en general Contribucin al progreso de la empresa: nuevas ideas, optimizacin de la inversin, programacin de actividades, aportes a las ganancias, eficiencia en los mtodos de planeamiento, coordinacin, control

Mecanismos coordinadores

G e re n te A n a lis t a A n a lis t a

G e re n te
Supervisin Directa

O p e r a r io

O p e r a r io

O p e r a r io

O p e r a r io

Ajuste mutuo

Supervisin Directa

Mecanismos coordinadores

Estandarizacin por destrezas

A n a lis t a

G e re n te

Estandarizacin por productos Estandarizaci

n

Destrezas

O p e r a r io

O p e r a r io

Productos

Estandarizacin por procesos

Las partes de la Organizacin

STAFF DE APOYO

CUMBRE ESTRATEGICA

TECNOESTRUCTURA

LINEA MEDIA NUCLEO OPERATIVO

Funcionamiento de la Organizacin
Sistema de autoridad formal

Sistema de flujos regulados

Sistema de comunicacin informal Sistema de constelaciones de trabajo

Sistema de decisiones ad hoc

Sistema de Autoridad Formal: El Organigrama

Simplicidad

Equilibrio y espacios en blanco

Extensin del organigrama (subdividirlo si no

resulta claro o es muy grande) Cuadros: representa la denominacin formal del departamento, divisin, sector o unidad

Sistema de Autoridad Formal: El Organigrama

AUTORIDAD
Presidencia

Asesora Letrada

RESPONSABILIDAD
Gerencia Financiera Gerencia Operativa Gerencia Administrativa

Recaudaciones

Compras

Produccin

Recursos Humanos

Contadura

Sistemas de Flujos Regulados

INSTRUCCIONES ORDENES
Presidencia

Asesora Letrada

INFORMACIN RETROALIMENTADA
Gerencia Financiera Gerencia Operativa Gerencia Administrativa

Recaudaciones

Compras

Produccin

Recursos Humanos

Contadura

Sistema de Comunicacin Informal

C
A

EL SOCIOGRAMA

D B

ACEPTACIN MUJERES HOMBRES RECHAZO

Sistemas de Constelaciones de Trabajo

Presidencia

Asesora Letrada

Gerencia Financiera

Gerencia Operativa

Gerencia Administrativa

Recaudaciones

Compras

Produccin

Recursos Humanos

Contadura

Sistemas de Decisiones Ad Hoc

Presidencia

Asesora Letrada

Gerencia Financiera

Gerencia Operativa

Gerencia Administrativa

Recaudaciones

Compras

Produccin

Recursos Humanos

Contadura

Formalizacin del Comportamiento

Es la manera de una organizacin de limitar las

libertades de sus individuos

Cmo se formaliza? Por la posicin Por la corriente de trabajo Por reglas y procemientos

Reducir la variabilidad, esencialmente para predecir el comportamiento y controlarlo Coordinar actividades Asegurar la consistencia mecnica que conduce a la produccin eficiente Asegurar imparcialidad a los clientes Asegurar un orden, a veces arbitrario

Formalizacin del comportamiento

Orgnico

Burocrtico

Formalizacin del comportamiento por partes

Nucleo operativo: el ms burocrticamente

organizado, generalmente Cumbre estratgica: las condiciones de trabajo son ms bien orgnicas Staff de apoyo y Tecnoestructura: variedad de estructuras, segn el trabajo realizado y las condiciones fronterizas enfrentadas Lnea media: se dan los dos casos
Gerentes cercanos a las tareas repetitivas y programables, tienen una tendencia mayor a organizarse burocrticamente Gerentes cuyo trabajo no es tan estable o programado, asumen formas orgnicas

Sistemas internos
Sistemas de Planeamiento y Control El propsito del plan es especificar una produccin deseada en algn momento futuro El propsito del control es apreciar si el plan se concret o no Planeamiento y control van juntos, no es posible hacer control sin planeamiento previo y viceversa El planeamiento es previo (ex ante) y el control es sobre lo pasado (ex post).

Sistemas internos
Dispositivos de enlace: Mecanismos de corto

plazo que permiten alentar contactos de enlace entre individuos (ajuste mutuo), y pueden ser incorporados en la estructura formal

Gerentes integradores Fuerzas de tarea (comisin formada para llevar a cabo una tarea particular y luego deshacerse) Comisiones permanentes (agrupamiento interdepartamental ms permanente, que se rene regularmente) Estructuras matriciales (que sacrifica el principio de la unidad de mando, favorece el desarrollo de nuevos proyectos)

Centralizacin
Es cuando toda la toma de decisiones descansa

en un solo punto en la organizacin Una estructura es descentralizada si la toma de decisiones est dispersa entre mucha gente La centralizacin es el medio ms cerrado de coordinar la toma de decisin en la organizacin La descentralizacin permite a la organizacin responder rpidamente a las necesidades y cndiciones locales, adems de un estmulo a la motivacin

Formas de descentralizacin
Descentralizacin vertical: la dispersin del

poder formal hacia abajo por la cadena de autoridad de lnea Descentralizacin horizontal: el poder de decisin puede permanecer con los gerentes de lnea del sistema de autoridad formal o puede pasar a gente fuera de la estructura de lnea (tecnoestructura y staff) Concentrado o disperso: trmino preferido al momento de hablar de la dispersin fsica de servicios

Pasos de la toma de decisiones

Situacin

Informacin
Lo que puede hacerse

Consejo
Lo que debe hacerse

Eleccin
Lo que se intenta hacer

Autorizacin
Lo que se est autorizado a hacer

Ejecucin
Lo que se hace

ACCIO N

Problemas de la descentralizacin
Qu poderes de decisin deben ser delegados? Depender de los temas involucrados: existe mayor propensin a descentralizar decisiones referidas a las reas de produccin o marketing, en tanto legales y finanzas permanecen ms centralizados Hasta qu nivel administrativo se delegarn? El poder para la decisin tiende a descansar en el nivel en el cual pueda acumularse la mejor informacin Como se coordinarn?

Descentralizacin horizontal
El poder recae en un solo individuo

El poder cambia a los analistas de la

tecnoestructura El poder cambia a los expertos en funcin del conocimiento especializado

Poder de experto informal sobreimpuesto a una estructura de autoridad Poder de experto fusionado a la autoridad formal Poder experto en los operadores Poder para todos

Descentralizacin

CENTRALIZACIN

DESCENTRALIZACIN HORIZONTAL LIMITADA

DESCENTRALIZACIN VERTICAL LIMITADA

Descentralizacin

DESCENTRALIZACIN VERTICAL Y HORIZONTAL SELECTIVA

DESCENTRALIZACIN VERTICAL Y HORIZONTAL

Descentralizacin

DESCENTRALIZACIN

CENTRALIZACIN

Supervisin Directa

Procesos de Trabajo

Productos

Destrezas

Ajuste mutuo

La centralizacin o descentralizacin para cada mecanismo coordinador

Hiptesis de diseo
Cuanto ms antigua la organizacin, mas

formalizado su comportamiento La estructura refleja la antigedad de la fundacin de la industria Cuanto mayor la organizacin, ms elaborada la estructura Cuanto mayor la organizacin, mayor la dimesin promedio de sus unidades Cuanto mayor la organizacin, mayor la formalizacin del comportamiento

Hiptesis de diseo
Cuanto ms regulador el sistema tcnico mas

formalizado el trabajo operativo y ms burocrtica la estructura del ncleo operativo. Cuanto ms sofisticado el sistema tcnico, mas elaborada la estructura no operativa

Cuando mayor y ms profesional el staff de apoyo, mayor la descentralizacin selectiva y mayor el uso de dispositivos de enlace para coordinar el trabajo de ese staff

La automatizacin del ncleo operativo

transforma una estructura administrativa burocrtica en una orgnica

Hiptesis de diseo

Estabilidad: de estable a dinmico (impredecible, desde el trabajo a realizar) Diversidad de mercado: de integrado a diversificado (desde los clientes)

Complejidad: de simple a complejo (desde la tecnologa) Hostilidad: de liberal a hostil (desde la competencia)

Hiptesis de diseo
La extrema hostilidad de su ambiente, conduce

a la centralizacin temporaria Las disparidades en el ambiente alientan a la organizacin a descentralizar selectivamente a constelaciones de trabajo diferenciadas Cuanto mayor el control externo de la organizacin, mas centralizada y formalizada su estructura Las necesidades de poder de los miembros generan estructuras muy centralizadas La moda favorece la estructura del da, a veces aun cuando es inadecuada

Tendencias
Partes Tendencia Centralizar Descentralizar Balcanizar Estandarizar Colaborar Confa en Tipologa

Cumbre estratgica
Ncleo Operativo Lnea Media Tecnoestructura Staff de Apoyo

Supervisin Directa
Estandarizacin por destrezas Estandarizacin por productos Estandarizacin por procesos Ajuste Mutuo

Estructura simple
Burocracia Profesional Forma Divisional Burocracia Mecnica Adhocracia