Diseño de Política Ambiental

Cmo disear la Poltica Ambiental?
Mary Luca Galindo Galindo ml.galindo53@egresados.uniandes.edu.co
Regional Distrito Capital Centro de Gestin Industrial
Que dice la norma?

La alta gerencia DEBE definir la poltica ambiental de la organizacin y garantizar que: a) sea apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades, productos o servicios b) incluya un compromiso de mejoramiento continuo y prevencin de la contaminacin c) incluya un compromiso de cumplimiento con la legislacin y regulaciones ambientales pertinentes, as como con otros requisitos a los cuales la organizacin se someta
d) e) f)
provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales sea documentada, implementada, mantenida, y comunicada a todos los empleados est disponible para el pblico.
Mary Luca Galindo Galindo
ml.galindo53@egresados.uniandes.edu.co
Qu se debe cumplir?
Segn la norma, los siguientes son los requerimientos que se DEBEN cumplir: Debe ser definida por la alta gerencia. Debe ser apropiada a la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades, productos y servicios. Debe incluir un compromiso de mejoramiento continuo.
Debe involucrar un compromiso de cumplimiento de la legislacin y regulaciones ambientales pertinentes y otros requisitos a los que se someta la empresa. Debe proveer el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales. Debe ser documentada. Debe ser implementada. Debe ser mantenida. Debe ser comunicada a todo el personal. Debe estar disponible para el pblico.
Qu debe chequearse para su cumplimiento?

Segn los requerimientos que se deben cumplir, la siguiente es una lista de chequeo para auditar el numeral 4.2 de la Poltica Ambiental de la norma ISO 14001: La poltica ambiental ha sido aprobada por la alta gerencia? 4.2 La poltica ambiental es apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades, productos o servicios? 4.2.a
La poltica ambiental considera los siguientes aspectos: Compromiso de mejoramiento continuo y prevencin de la contaminacin. 4.2.b Compromiso de cumplimiento de la legislacin y regulaciones ambientales pertinentes. 4.2.c Compromiso de cumplimiento con otros requisitos a los cuales la organizacin se someta. Ej: Reglamentos de seguridad, Responsabilidad Integral, Normas Sectoriales, Convenios de Produccin Ms Limpia. 4.2.c
La poltica ambiental provee el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales? 4.2.d La poltica ambiental est documentada? 4.2.e La poltica ambiental est implementada? Se ha asignado a alguien para supervisar la implementacin? 4.2.e A la poltica ambiental se le hace mantenimiento? 4.2.e La poltica ambiental es conocida por todos los empleados de la organizacin? 4.2.e
La poltica ambiental est disponible al pblico? Ejemplos de medios de comunicacin interna y externa: Intra-Internet. Carteleras, peridicos, revistas. Reuniones informativas, capacitaciones, induccin. Informes, informes ambientales. Correspondencia con partes interesadas.
Cul es el proceso para desarrollar e implementar la poltica?

El siguiente es el diagrama de las actividades necesarias para desarrollar, implementar y mantener la poltica ambiental. Las actividades en color oscuro deben hacerse para cumplir con los requerimientos de otro numeral de la norma.
Lo anterior con palabras

Buscar polticas ambientales de empresas similares Va internet, por peticin directa o por medio de reportes ambientales, se puede acceder a polticas ambientales de empresas que operen en el mismo sector. Esto permitir darse una idea de lo que debe contener una poltica y evaluarla segn los requisitos de la norma, para as elaborar una poltica ambiental ms completa.
Evaluar los requerimientos de la norma y las polticas corporativas Los requerimientos exigidos por la norma deben ser discutidos y homologados por parte del Comit Ambiental, as mismo debe definirse la estructura que deber tener la poltica y el grado de profundidad de la misma. Por ejemplo, a qu se refiere la norma cuando pide que la poltica "Provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales"?
Cada empresa tiene una definicin de lo que es un objetivo y, por esta razn, debern tenerse muy claros estos lmites. As mismo, deben revisarse las polticas corporativas de la empresa: Misin, visin y valores, para modificarlos si se encuentra que no hay un enlace lgico como lo planteado en el ejemplo siguiente:
Realizar la revisin ambiental inicial Esta revisin se hace para identificar el estado actual de la organizacin en su gestin ambiental, requerimientos legales, aspectos ambientales y posibles objetivos, tal como lo explica el numeral 4.1.3 de la norma ISO 14004, la cual no es certificable.
Identificar los aspectos ambientales Esta identificacin es un requisito del numeral 4.3.1 de la norma ISO 14001, y debe hacerse para garantizar el cumplimiento del literal a) de la Poltica Ambiental: "sea apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades productos o servicios". Para la organizacin deben estar claros los aspectos ambientales significativos de la misma y stos, de una manera general, deben estar consignados en la poltica.
Ejemplo: Una empresa textilera ha identificado como aspectos ambientales significativos: el consumo de agua, los vertimientos al ro y los residuos slidos peligrosos. Dentro de la poltica ha definido: Haremos uso racional del agua. Cumpliremos con los parmetros legales en materia de vertimientos. Garantizaremos la eliminacin adecuada de nuestros residuos peligrosos.
Plantear los objetivos ambientales La definicin de los objetivos y metas corresponden al numeral 4.3.3 de la norma ISO 14001, y deben plantearse, as sea de una manera no formal, para garantizar el cumplimiento del literal d) de la norma: "provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales", lo cual es slo posible si se conocen dichos objetivos.
Ejemplo: La misma empresa ha definido cambiar sus equipos trmicos a gas natural para garantizar procesos ms estables y menos riesgos de accidentes, por lo que en la poltica han aadido: Usaremos combustibles limpios para reducir nuestras emisiones.
Para definir los objetivos se deben tener en cuenta los aspectos ambientales significativos (prrafo 2 del numeral 4.3.3 de la norma ISO 14001), por lo que muchas veces al garantizar que la poltica sea apropiada para las actividades, productos o servicios de la organizacin, se incluye el marco de referencia para los objetivos ambientales.
Uno de los elementos fundamentales para la definicin de los objetivos es la opinin de las partes interesadas: Comunidad, clientes, proveedores, inversionistas y otros, quienes esperan que la poltica d respuesta a sus inquietudes. Se recomienda entonces, que se haga una revisin de stas y se chequee si han sido tenidas en cuenta. A continuacin se presenta un ejemplo para evaluarlo.
Establecer borradores de poltica ambiental Ya se tienen las herramientas necesarias para desarrollar la poltica, as que pueden hacerse diferentes propuestas. Elementos a tener en cuenta: Los requerimientos que la norma exige para la P.A. pueden dividirse en tres tipos: Aquellos que se deben consignar explcitamente en la poltica. Los que la organizacin desarrollar segn su criterio medioambiental. Los que no tienen que escribirse, pero que debe demostrarse que se cumplieron con ellos.
Parmetros que se deben definir para el inicio Cul ser el tamao de la poltica? Algunas organizaciones prefieren una poltica de 10 palabras y un documento que explique e detalle el alcance de esas palabras, otras prefieren una hoja, y a otras no les interesa el tamao. En qu estilo se har la poltica? Algunas prefieren hacerlo con palabras sencillas, otras de manera lrica o incluyendo una frase que la identifique.
Se har como parte de la poltica de calidad? Si la organizacin as lo decide, los parmetros para el desarrollo de la poltica sern distintos. Cules sern las palabras prohibidas para poner en la poltica? Algunas veces nos dejamos llevar por la fiebre ecolgica, la cual nos hace delirar con palabras como Desarrollo Sostenible, Ciclo de Vida, Cero emisiones y otras. Para incluir estas palabras, se debe estar muy consciente de los compromisos que se adquieren y si se est dispuesto a cumplirlos.
Hay algn aspecto en el que la organizacin desee ir ms all de lo que exige la poltica? Algunas organizaciones desarrollan programas con la comunidad o las familias de los trabajadores, por lo cual pueden involucrarse en la poltica frases como: "Capacitaremos a las familias de nuestros trabajadores en aspectos ecolgicos".
Metodologa para desarrollar el borrador de la poltica: Defina el equipo responsable de desarrollar la poltica. Discuta con el equipo los requerimientos que exige la norma, los aspectos ambientales de la organizacin y los posibles objetivos. Defina con el equipo los parmetros para desarrollar la poltica. Cada miembro del equipo debe hacer una poltica.
En reunin plenaria se presentan las polticas propuestas, se define la mejor, se acondiciona con elementos de otras polticas y se revisa si cumple con los requerimientos de la norma. Se presenta a diferentes grupos (gerencia, operarios, ingenieros) para que den su opinin.
Al final se tendr una propuesta de poltica que deber pasar por cuatro filtros: Cumplimiento de los requerimientos de la norma: Debe estar escrito el compromiso del mejoramiento continuo y cumplimiento de la legislacin. Es apropiada para las actividades, productos y servicios de la organizacin: Deben plantearse los aspectos ambientales significativos de una manera general.
Provee el marco para la definicin de los objetivos y metas ambientales: Se debe revisar si los objetivos propuestos s se enmarcan dentro de la poltica. La gerencia est de acuerdo con los compromisos que se estn adquiriendo: La gerencia debe tener muy claro cada frase de la poltica qu implicar, y si efectivamente est de acuerdo con la poltica de la organizacin.
Aprobar la poltica En Comit de Gerencia se aprueba la poltica ambiental, se consigna en el acta dicha aprobacin y se autoriza el mecanismo para difundirla. El acta de aprobacin ser la evidencia objetiva para mostrar el cumplimiento con el requerimiento: "La poltica ambiental ha sido aprobada por la alta gerencia?
Capacitar a los empleados Cuando se capacita a los empleados en la poltica ambiental, se est tambin cumpliendo con el literal a) del numeral 4.4.2 de la norma ISO 14001 de Entrenamiento, Conocimiento y Competencia: "Se debe establecer y mantener procedimientos para que sus empleados o miembros, en toda funcin o nivel pertinente, tengan conocimiento sobre la importancia de la conformidad con la poltica y procedimientos ambientales, al igual que con los requisitos del sistema de gestin ambiental".
Esta actividad es necesaria para garantizar dos requerimientos de la norma en cuanto a la poltica: Debe ser implementada y debe ser comunicada a todo el personal. Se debern desarrollar las siguientes: Definir programas y responsables: Capacitar a todo el personal requiere de tiempo y organizacin. Deben programarse las fechas de las charlas, quines sern los responsables de ellas y cul ser el contenido y la forma didctica. Se recomienda:
Las charlas no pueden ser dadas por pocas personas, la mejor forma de involucrar el personal en el SGA es responsabilizndolos de este tipo de actividades. Es un buen ejemplo si la primera charla la da el gerente. La charla no se debera dar slo sobre la poltica ambiental, es muy conveniente si ya se tienen los objetivos ambientales presentarlos, y as podr mostrarse el lazo entre poltica y objetivos.
Definir y elaborar el material: El medio ambiente ha demostrado ser un tema considerado por todos de suma importancia, pero del cual muy pocos creemos ser responsables. Es as como para garantizar una sensibilizacin, interiorizacin y compromiso con la poltica, pueden plantearse estrategias didcticas que logren estos objetivos.
Desarrollar programa: Slo resta dar las capacitaciones segn el programa planteado, en las cuales deber incluirse todo el personal involucrado dentro de los lmites definidos para el SGA, ya que algunas veces para este proceso no se consideran los trabajadores temporales, como el personal de vigilancia o de aseo.
Verificar el entendimiento Se ha capacitado el personal, lo cual da cumplimiento al literal e) de la poltica ambiental: "sea documentada, implementada, mantenida, y comunicada a todos los empleados", pero s han entendido la poltica? A travs de exmenes o auditoras internas debe comprobarse si efectivamente se ha entendido, para as garantizar que se cumple con el literal a) del numeral 4.4.2.
Comunicar la poltica Aprobada la poltica ambiental, deber ser comunicada a varios grupos interesados durante diferentes etapas del proceso de implementacin del SGA. En la siguiente tabla se muestran los posibles grupos, las herramientas con las cuales se puede publicar la poltica, y la fase de la implementacin del SGA en la que se puede hacer.
La comunicacin de la poltica ambiental es un requerimiento importante de la norma ISO 14001. Por eso deber desarrollarse un programa con las actividades necesarias para asegurar dicho proceso, incluyendo responsables, fechas y recursos necesarios. El entrenamiento a los empleados deber hacer parte de este programa, el cual se explicar en el prximo numeral. Las siguientes actividades debern realizarse.
Definir estrategias de comunicacin: Ya sea boletines informativos, volantes, un slogan, una mascota, una carta. Adems debe definirse cul ser el pblico objetivo y con cul estrategia se les llegar. Elaborar las estrategias (los carteles, boletines, cartas): Deben disearse y elaborarse las estrategias. As mismo deben asignarse los responsables y tiempos.
Distribuir: Elaboradas las estrategias, debern distribuirse. Es muy importante tener en cuenta las presentaciones en seminarios o congresos como una estrategia de comunicacin, y que todo lo que se haga en este sentido debe ser registrado dentro del SGA a travs del numeral 4.4.3 de la norma, Comunicaciones.
Un ltimo paso la revisin

Finalmente, se ha logrado dar cumplimiento a todos los requerimientos que exige la norma en su numeral 4.2, pero es importante advertir que dicha poltica deber ser revisada peridicamente para evaluar su validez, con lo que se estar satisfaciendo el literal e) de la norma sobre la Poltica Ambiental: "Debe garantizar que sea documentada, implementada, mantenida, y comunicada a todos los empleados".
Esto ser posible hacerlo en la Revisin por la Gerencia, que en el numeral 4.6 de la norma dice: "La revisin de la gerencia debe atender a la posible necesidad de cambiar la poltica, objetivos y otros elementos del sistema de gestin ambiental".

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