CMO RECIBIR UNA AUDITORA DE CALIDAD?

OBJETIVO
Tener los elementos necesarios para responder adecuadamente a un auditor de sistemas de calidad. Autoevaluar y reforzar los conocimientos del Sistema de Gestin de la Calidad.

PROCESOS

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

 QU HACER ANTES DE LA AUDITORA?

Comprender bien: la

misin, la visin de la empresa, y en especial, la poltica de la calidad.

Conocer la ubicacin de la documentacin del SGC de la empresa, identificando los documentos que la integran. Leer y conocer el Manual de Gestin de la Calidad y los procedimientos normativos, estudia tus procedimientos, e instrucciones de trabajo para que no tengas que decir: no s, no conozco el proceso, nunca se me ha dicho, etc.

Dominar el manejo de los procedimientos, instrucciones de trabajo y todos los documentos que me aplican.

 QU HACER ANTES DE LA AUDITORA?

Tener mis registros en Orden (electrnicos o papel)

Verificar que hayan sido llenados adecuada, oportuna, correcta y completamente, cumpliendo con la mecnica de su llenado. Tener los registros de todos los procesos ordenados y localizables en el momento en que me los pidan.

Tener orden y limpieza fsica de toda mi rea de trabajo.

Aclarar posibles dudas con tu Jefe inmediato o con el Representante de la Direccin.

 QU HACER DURANTE DE LA AUDITORA?

Antes de responder
Asegrate de comprender bien las preguntas.
S sincero y honesto, contesta a las preguntas lo ms concreto posible. Slo responde a lo que te pregunten. No discutas no conformidades, slo bsate en los hechos y demuestra con evidencias. Procura que no haya interrupciones de gente o telfono.

No te presiones, si no puedes encontrar algn documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo.
No dejes que te invada el nerviosismo, t sabes ms del proceso que el auditor.

 QU HACER DURANTE DE LA AUDITORA?

Identificar dnde se encuentra declarada la poltica de calidad, saber explicarla y la forma en que la aplico a mi trabajo.

Identificar dnde se encuentran declarados los objetivos de calidad y cmo contribuyo a su logro.

Identificar los documentos y secciones en que se establecen mis responsabilidades, funciones y actividades, es decir mi participacin dentro del SGC.
Identificar la estructura documental del SGC en la Lista de Documentacin del SGC.

TEN EN CUENTA!
Responder solamente lo que conozco, no tratar de contestar por otra persona, ni pedir que otro responda por lo que yo debo saber. No involucrar a otros y menos si no estoy seguro de lo que digo. Evitar interrupciones mientras seamos auditados. La informacin que proporciono o no al auditor es mi responsabilidad y de nadie ms.
No hacer preguntas relacionadas con el SGC al auditor ,si nos surge alguna duda en relacin al SGC es mejor anotarla y consultarla despus con el Representante de la Direccin.

AUDITORIA

TEN EN CUENTA!
Saber explicar cmo realizo mi trabajo conforme lo establece mi procedimiento, no decir que as no lo hago yo o que el documento tiene errores. Defender nuestro SGC y demostrar convencimiento y seguridad en su utilizacin.

Ser honesto No echar la culpa a otros de lo que desconozco. Responder exclusivamente lo que me preguntan, ni de ms ni de menos.

No contestar si no te es clara la pregunta y solicitar al auditor que replantee la pregunta.

Ejemplos de preguntas que pueden hacerte durante la auditora de certificacin...

1. Conoces la poltica de la calidad de CM de Colombia? 2. De qu manera se te dio a conocer la poltica de la calidad? 3. De qu forma contribuyes al cumplimiento de la poltica de la calidad?

4. Conoces quines son tus usuarios?

Ejemplos de preguntas que pueden hacerte durante la auditora de certificacin...

5. Conoces las expectativas de tus usuarios?

6. Cmo te aseguras de que tu trabajo lo realizas de acuerdo a los requisitos establecidos para el servicio?
7. Has asistido a cursos de capacitacin que te indiquen en qu forma puedes mejorar tu trabajo?

8. Qu haces si algn usuario se queja directamente?

9. Cules son los procedimientos y los registros que se generan en tu rea?

 QU HACER DESPUES DE LA AUDITORA?

Hacer un recuento de lo ocurrido en la auditora. Revisar las anotaciones que tomamos de las observaciones hechas por los auditores. Analizar el Informe de auditora y elaborar las solicitudes de accin viables, en funcin de las no conformidades u observaciones hechas.

Aplicar el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas,

identificando las causas, plan de actividades de correccin y generando las evidencias necesarias para mostrar a los auditores hasta lograr su cierre en

el tiempo previsto.