CONTROL

ADMINISTRACION

El control es una verificacin de lo realizado. Este adquiere sentido cuando hay algo con que compararlo. Generalmente se compara con el plan. De este modo, el control constituye un proceso que establece lo que se est realizando y lo que se ha efectuado, valorando y aplicando medidas correctivas para obtener los objetivos propuestos.

El control NO debe considerarse como una accin coercitiva; ste constituye una valiosa herramienta que ayuda a corregir errores a todos los miembros de la organizacin, desde el gerente hasta el ltimo de los subordinados. Debe aplicarse a todos los niveles y reas. Es dinmico y su esencia consiste en entregar resultados que puedan ser analizados, para posteriormente, de ser necesario, corregir el plan o planear nuevamente y luego, volver a controlar. El control es el poder renovador de la administracin.

TIPOS DE CONTROLES

Existen diversos tipos de controles que pueden ser cuantitativos, cualitativos, de tiempo y de costo. Estos distintos tipos de controles se aplican a cada una de las funciones operativas de la empresa, es decir, compras, produccin, ventas y finanzas.

CONTROL GENERAL

Los controles generales se aplican a toda la empresa o a una gran parte de ella. La mayora de los controles generales son financieros, ya que las finanzas constituyen el lenguaje comn de todas las actividades de una institucin. Para que los controles generales sean satisfactorios deben existir planes y polticas definidas. (anlisis econmicofinanciero, punto de equilibrio, etc.).

Otro tipo de control general lo constituye las auditoras, que se utilizan para controlar las declaraciones financieras, valorar las operaciones contables y evaluar las prcticas y resultados administrativos. Finalmente, existe un tipo de control general por reas claves, que se refiere a la medicin de resultados y su comparacin con metas preestablecidas en ciertas reas o campos de accin bsicos de la empresa. La designacin de reas clave supone objetivos y polticas claras donde concentrar esfuerzos en la bsqueda de un fin superior. (participacin en el mercado, desarrollo del personal, etc.).

Actualmente, uno de los controles ms utilizado por las diferentes empresas es el presupuestario, que dice relacin con un presupuesto y su grado de cumplimiento en el tiempo.

ETAPAS DEL CONTROL

1.- Determinacin de la base de control: La base no es otra cosa que los objetivos propuestos o las metas a alcanzar. Generalmente las metas se definen en unidades cuantificables para que as el control pueda realizarse sobre bases objetivas. (tiempo de duracin de un proceso, cantidad de productos vendidos, salarios pagados, etc.).

2.- Medir y juzgar lo realizado: La determinacin de lo realizado puede ser cuantitativa si la meta as lo es, o, bien cualitativa. Para ser lo ms objetivo posible es importante establecer metas que sean cuantitativas.

3.- Comparar lo realizado con lo programado : Esta comparacin permite detectar desviaciones o diferencias entre lo programado y lo realizado, las que pueden ser positivas, si lo efectuado supera a lo estimado, o negativas. Estas desviaciones idealmente deben expresarse en trminos cuantitativos.

4.- Analizar y corregir las desviaciones : Constituye la tarea ms importante del control ya que aqu se analizan las desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y en general, adoptar medidas correctivas para evitar que en el futuro esas desviaciones se repitan. Estas medidas , si son cuidadosamente implantadas, hacen del control un instrumento valioso y positivo para la administracin.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

A.- Autocontrol: Cada vez que se efecta una accin, con mayor o menor grado de conciencia, se establece un control o una comparacin de lo que se hizo respecto a lo que se quiso hacer. Es decir, se auto controla. Sin embargo, el autocontrol no es suficiente por lo que es necesario que otras personas, libres de prejuicios o compromisos, hagan el control correspondiente.

B.- Excepcin :

El control se hace ms eficiente y se obtienen mejores resultados cuando se concentra el anlisis y las correcciones en las desviaciones ms importantes.

C.- Economa : El control tiene un costo asociado, el cual no debe ser ms caro que lo que se controla, o sea, el costo del control debe relacionarse con el valor de lo que se est controlando. En otras palabras, es necesario establecer su costo y su beneficio.