UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUA RECINTO UNIVERSITARIO RUBN DARO UNAN-MANAGUA FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS JURIDICAS CARRERA GESTIN

DE LA INFORMACIN

PLAN DE GESTIN DE RIESGOS BIBLIOTECA INCAE

Otoniel Blas

Introduccin
En este plan de gestin de riesgo de desastres establecemos una serie de medidas aplicadas ante cualquier situacin de desastre, as como la planificacin ante cualquier evento de desastres: de carcter preventivo, qu medidas tomar durante el evento y que hacer posteriormente al evento.

Objetivos del plan de Gestin de Riesgos

Fundamentalmente: Dar a conocer la vulnerabilidad del material de bibliotecas. Promover el conocimiento sobre la permanencia y durabilidad del material de bibliotecas. Incentivar el cuidado y manejo adecuados del material de bibliotecas. Ayudar al personal de bibliotecas en la bsqueda de soluciones frente a los problemas de preservacin. Incentivar lneas claras de comunicacin entre los administradores de bibliotecas y edificios y el personal de preservacin y de la biblioteca en general, de manera tal que todos velen por la preservacin de las colecciones de la institucin.

Finalidad
Planificacin como forma de afrontar con xito cualquier situacin de emergencia que se presente. Beneficios secundarios como es el conocimiento pleno de la institucin. Reduce la vulnerabilidad de la Biblioteca al limitar factores y prcticas que suponen un riesgo potencial. Prepara a los trabajadores para una actuacin adecuada al ocurrir cualquier desastre. Evita situaciones de pnico y previene tanto prdidas humanas como materiales. Garantiza el resguardo seguro de la documentacin como un recurso de gran valor para la institucin.

Alcance del plan de gestin de riesgos

Estudio de la institucin y la Biblioteca para evaluar los posibles riesgos que pueden convertirse en una amenaza y pone en riesgo las colecciones y archivo histrico y fotogrfico de la Biblioteca del CFDS-INCAE. Establece un canal de comunicacin coordinado para que en situaciones de emergencia se active la brigada a cargo y entre en accin para las distintas tareas de salvamento y evacuacin de los recursos de la Biblioteca.

Creacin del comit de emergencias o equipo de respuesta (desastres).

se encargar de coordinar y escribir el plan de gestin de riesgos habiendo elaborado un diagnostico e identificado los posibles riesgos que pueden afectar directamente la Biblioteca. Se encargar del asesoramiento y la puesta en marcha del plan de estudio de las medidas correctivas y establecimiento de prioridades de proteccin de las colecciones de la Biblioteca INCAE. Activar los protocolos de actuacin ante cualquier siniestro que pueda afectar de manera directa la coleccin de la Biblioteca. El coordinador organizar el seguimiento del plan y evaluar de manera continua la seguridad de la Biblioteca del CFDSINCAE, con el propsito de garantizar el adecuado funcionamiento del plan.

Planificacin
Preparacin: desarrollo de un plan escrito de preparacin, respuesta y recuperacin de los recursos de la Biblioteca. Evaluacin de riesgos: determinacin de los peligros para el edificio y sus colecciones. Prevencin: implementacin de medidas que eviten o reduzcan cualquier peligro. Respuesta: procedimientos a seguir cuando se produce el desastre. Recuperacin: restauracin del sitio del desastre y material daado para llegar a una condicin estable utilizable.

Pasos a seguir en la preparacin de un plan de desastres.

Prevencin

Recuperacin

Fases

Planificar

Respuesta

Posibles causas o situaciones que pueden causar un desastre

Terremoto

Inundacin

Fuego

Prioridades:
Elaborar lista de nmeros de emergencia. Sealizacin de salidas y rutas de evacuacin. Lista de prioridades a mano. Lista de documentacin valiosa que se le debe dar prioridad de salvamento al momento de cualquier eventualidad.

Medidas de prevencin Mantenimiento de rutina

Los sistemas de extincin. (Extintores siempre a la vista) con su respectiva sealizacin. Alarmas contra incendios. La estructura del edificio. El sistema elctrico, etc., Revisar salidas de emergencia. Brindar charlas a los miembros del comit de emergencias. Actualizar lista telefnica de emergencias y tener siempre en un lugar visible.

ETAPA PREVIA: Preparacin de espacio para el salvamento de los recursos de la Biblioteca

reas que puedan utilizarse para el registro y embalaje de material daado. Lugares para reubicar temporalmente al personal y el material que va ser tratado. Formularios de registros: copias mltiples de todos los formularios que se puedan necesitar en una operacin de salvamentos, incluyendo inventarios, listas de embalaje. Medios para el traslado de los fondos a un lugar seguro para elaborar el proceso de salvamento. Preparar un espacio amplio en caso que los daos del edificio sean mayores para que la Biblioteca pueda funcionar y prestar servicios desde este lugar.

Preparacin previa a la situacin de un incendio

Listas de prioridades de rescate. (Tipos de colecciones, fondos, etc), mencionando qu objetos deben rescatarse en particular. Asignacin de un lugar donde se ubicarn los objetos o materiales que sern rescatados. Seleccin y entrenamiento de un equipo de respuesta frente a una emergencia. Miembros voluntarios del personal que trabajan en la biblioteca. El equipo debe hacer ensayos de rescate de material y debe actuar seguro frente a la toma de decisiones sobre las tcnicas de salvamento. Instrucciones detalladas, paso a paso, de todas las etapas de una operacin de salvamento en el momento de un incendio. Preparacin especial para cada uno de los miembros de brigada en el uso de sistemas de sofocacin de incendios. (extintores).etc. Elaboracin de lista telefnica de nmeros de emergencias.

Etapa durante evento de incendio

El coordinador de brigada dar la orden de activacin de la brigada para que entre en accin. La brigada entra en accin. Mantener la calma ante el siniestro. Despejar la zona del desastre. Evacuar a usuarios de la biblioteca siguiendo las rutas de evacuacin. Activacin de alarmas contra incendio con el propsito de activar la emergencia. Utilizar los extintores de polvo qumico para sofocar el incendio tratando de evitar en todo lo posible hacer dao a la coleccin. Retirar de la zona del siniestro material bibliogrfico de gran valor y utilidad antes priorizada. La brigada debe seguir las indicaciones del coordinador de brigada. Coordinar los medios de traslado del material bibliogrfico a la zona de seguridad donde ser tratado para evitar su pronto deterioro.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DEL SINIESTRO DE INCENDIO

Se seguirn las directrices de la siguiente manera: 1. Activar el plan de conservacin y reunir al personal encargado de la tarea de salvamento. 2. Evaluar los daos causados en el material bibliogrfico 3. Realizar un inventario del material daado. 4. Clasificar el material de acuerdo a los daos causados en ello. 5. Realizar labor de limpieza del material recuperable por expertos en la materia. 6. Determinar prioridades para el trabajo de conservacin. 7. Separar el material que se va a restaurar y de aquel material que se amerita conservar. 8. Limpiar y rehabilitar el lugar donde ocurri el desastre. 9. Se mantendr la comunicacin constante en este proceso la biblioteca y la administracin de la institucin, tambin se le informar a los usuarios de la biblioteca sobre lo ocurrido. 10. Debe considerarse cuidadosamente la conveniencia de sustituir las colecciones expuestas al fuego, en vez de rehabilitarlas. 11. Los materiales quemados que forman parte de colecciones circulantes pueden sustituirse o fotocopiarse si estn demasiado daado.

PLANIFICACIN PARA PREVENIR INUNDACIONES

ETAPA PREVIA A LA INUNDACIN RIESGOS EXTERNOS: Coordinacin del comit para realizar simulacros. Inspeccin peridica de las instalaciones de la Biblioteca. Identificacin de posibles riesgos externos principalmente lluvias. Revisar y reparar el techo del edificio para evitar la filtracin de agua. Revisar las paredes del edificio para evitar la filtracin de agua o la humedad. Revisar y reparar ventanales si sus empaques estn bien para evitar la filtracin de agua durante la lluvia.

RIESGOS INTERNOS:
Identificacin de riesgos interno (tuberas cerca del edificio). Revisin peridica y mantenimiento de tuberas. Inspeccin de aires acondicionados para evitar la filtracin de agua. Identificacin de reas donde exista mucha humedad.

Procedimientos especficos para la prevencin y mitigacin de los daos:

Proteccin preventiva Evento de inundacin 1. Establecer rutas de evacuacin y zonas de seguridad debidamente identificadas o rotuladas. 2. Prepara espacios para utilizar o trasladar la documentacin en caso de una inundacin. 3. Construccin de estantera con soporte para evitar la humedad en los libros o en el peor de los caso la inundacin. 4. Preparacin de equipos para absorber el agua en caso de inundacin. 5. Elaborar soportes de documentacin que permita alejarla del peligro de inundacin. 6. Eliminar conductos y sistemas de agua que estn cercanos a la biblioteca. 7. Mantener siempre disponible plstico para cubrir las colecciones en caso de filtracin de agua a travs del techo. 8. Disponibilidad de baldes, aspiradoras, escobas, cajas de plstico para embalar libros mojados, etc. 9. La biblioteca debe contar con esponjas para absorber el agua. 10. Debe contar con mesas porttiles para talleres de encuadernacin, carritos para transportar libros, etc.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE INUNDACIN

1. 2. 3.

4.
5. 6.

7. 8.

Activar de inmediato el plan de emergencia y comunicar a la brigada de prevencin de desastres para que entre en accin. El coordinador de la brigada de prevencin de desastres ser el primero en entrar a la zona del desastre. Despejar las diferentes rutas para la evacuacin del material bibliogrfico de ser necesario. Comunicar a los tcnicos en electricidad para cortar la energa para evitar un cortocircuito. Si la inundacin es causada por factores internos (rompimiento de tuberas de agua) de inmediato cerrar las llaves de paso de agua. Si la inundacin es causada por factores externos (lluvias), actuar de inmediato y tratar de cerrar el espacio por donde se filtra el agua, cerrar puertas o ventanas dependiendo el tipo de inundacin. Realizar la primera revisin y evaluacin de daos en caso que exista. Establecer prioridades de salvamento.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE INUNDACIN

Acciones que deben adoptarse en caso de daos causados por el agua Prioridades Inmediatas

Consultar el plan para tomar decisiones y acerca de las colecciones que se le deben dar prioridad de salvamento. 1. Separar el material que se encuentra ms mojado del que no est tanto y por ltimo los que solo se encuentran hmedos. 2. Si en la biblioteca hay materiales magnticos o soportes de pelculas es preciso tratarlos de inmediato para salvarlos. 3. Los libros mojados deben congelarse de inmediato. Esto evitar la formacin de moho. 4. El coordinador establecer los mtodos para la recuperacin del material daado. 5. Reparar las causas que provocaron la inundacin para evitar posteriores eventos. 6. El local donde ha ocurrido la inundacin deber limpiarse totalmente para evitar la humedad del resto de la coleccin que no fue daada durante el evento. Se corregirn los daos causados en el edificio despus de realizar una inspeccin del lugar.

ACTIVIDADES POSTERIORES A LA EVACUACIN

Estabilizar las colecciones lo antes posible. Proporcionar un entorno lo ms adecuado posible para tratar la coleccin. Tratar de evitar en todo lo posible que los materiales no sufran daos irreversibles durante el proceso de recuperacin Reducir los efectos del siniestro en los materiales.

PROCESO DE SALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIN Y OTROS MATERIALES

Se realizar procesos Secado al aire: eso se realiza de la siguiente manera: Para secar los libros, se les coloca en posicin vertical sobre papel absorbente, si es posible obtenerlo. Los libros de cubiertas blandas o de bolsillo requerirn quizs un soporte para mantenerse en esa posicin durante el secado. Los libros se secarn ms rpidamente si las hojas se intercalan con papel absorbente limpio. Si entre los materiales mojados se encuentran pelculas estas debern mandarse a un laboratorio especializado. Las fotografas mojadas deben confiarse a los cuidados de un conservador si se quiere recuperar. La congelacin las estabiliza hasta que pueda aplicarse el necesario tratamiento.

PROCESO DE SALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIN Y OTROS MATERIALES Secado por congelacin y deshumificacin

Secado por congelacin Se le dar este tratamiento a aquellos materiales que se encuentren muy mojados para poder salvarlos. El material deber colocarse en la congeladora sin envolver y exponerse al aire lo ms posible, preferiblemente en estanteras o en soportes de plstico. Deshumidificacin

La deshumidificacin se efectuar dejando los materiales mojados en los anaqueles y trasladando in situ enormes mquinas deshumidificadoras. La humedad relativa se reduce hasta el nivel deseado, y el aire circulante, muy seco, evaporara la humedad.

Rehabilitacin de materiales secados

1. Una vez que se hayan secado los materiales, se proceder a la labor de seleccin, limpieza, reparacin, encuadernacin, restauracin, limpieza profunda de los anaqueles y reposicin. Se proceder a valorar los documentos o libros que deben ser sustituidos de acuerdo a criterios establecidos. Valorar donde se colocarn los materiales restaurados, si se van a colocar donde estaban originalmente o se adquirirn nuevos anaqueles especialmente para los documentos restaurados. Se elaborar inventario de materiales que no pudo ser posible su recuperacin. Una vez que se haya secado todo el material se deber proceder a consultar o contratar expertos encuadernadores Se debe procurar y tener mucho cuidado en no devolver a la estantera algn material que todava se encuentre hmedo.

2. 3.

4.

5.
6.

EMERGENCIA DE TERREMOTO

ETAPA PREVIA AL EVENTO DE TERREMOTO

1. El responsable de brigada deber mantenerse en comunicacin con organismos pblicos, bomberos, policas, cruz roja, etc. 2. Mantener equipos de comunicacin con los miembros de brigadas de evacuacin de la institucin. 3. Tener siempre disponible los nmeros de emergencia por cualquier eventualidad. 4. Realizacin de simulacros supervisados por expertos de los bomberos. 5. Verificar que siempre est disponible extintores por cualquier conato que se presente debido a un terremoto. 6. Poner siempre visible las seales de ruta de evacuacin. 7. Revisar de manera continua la estructura e instalaciones.

ETAPA PREVIA DE TERREMOTO (continu...)

8. Revisar ventanas de vidrio para evitar que en un movimiento telrico pueda desprenderse y daar a alguien 9. Verificar salidas de emergencia de la Biblioteca. 10. Revisar la estantera que se encuentre siempre bien nivelados para evitar que se caiga a la hora de un temblor o terremoto. 11. No poner estantera demasiado alta ni mesas de estudio cerca de los estantes. 12. Verificar que la estructura interna de la biblioteca se encuentre en buen estado. 13. Hacer correcciones en el local de la biblioteca si es necesario. 14. Se ambientar un espacio alternativo en caso que la estructura de la biblioteca sufra daos, este espacio funcionar como biblioteca.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE TERREMOTO

1. Mantener la calma durante el evento 2. El coordinador de brigada activar inmediatamente el plan de emergencia. 3. Se deber mantener la calma hasta que el coordinador de la orden de poder acceder a la Biblioteca. 4. No se deber acceder al edificio a tratar de salvar ningn tipo de material durante el evento del terremoto. 5. Ya una vez controlada la situacin y el coordinador de la orden se proceder a revisar si la documentacin y estantera sufri algn dao. 6. Se deber cumplir con la orden brindada por el coordinador y estar alerta a colaborar con otras brigadas de rescate de la institucin.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE TERREMOTO

Seguir las normas del protocolo para evitar sufrir daos. Si la magnitud de evento afecta la estructura y estantera, realizar una valoracin de su estado. Verificar el estado en que se encuentra la coleccin para proceder con el salvamento. Si algn material sufre daos se elaborar una lista y se proceder a la restauracin.

ETAPA POSTERIOR A TERREMOTO (CONTIN)

Si las magnitudes del evento sobrepasan las expectativas y la superficie de la biblioteca sufre grandes daos, debe empezar a trasladarse la documentacin por rea para evitar el desorden de los libros y otros materiales a un lugar seguro, previamente preparado. En este espacio alternativo funcionar la biblioteca mientras se realizan las reparaciones y los daos causados por el terremoto. Una entrando en funcin la biblioteca en este espacio se le comunicar a sus usuarios sobre su funcin. Una vez concluida la reparacin del edificio de la Biblioteca se proceder a trasladar en orden toda la bibliografa y otros materiales por secciones hasta finalizar todo el proceso y que la Biblioteca vuelva a sus funciones.

Mapa de evacuacin Campus Francisco de Sola

Vigilante

Ma.Jose

Ramn
Vigilante

Estudiante Responsable

Mauricio
Meyling

Alexa

Nelly

Ruta de Evacuacin a Seguir rea de Seguridad.

Biblioteca Otoniel

Melida

Conclusiones
La finalidad de este manual es crear un sentimiento de la urgencia de una planificacin cuidadosa de siniestros, y promover la preparacin para siniestros en la Biblioteca del INCAE. Las directrices consideran en particular tcnicas y mtodos de respuesta y recuperacin de libros y otros materiales despus de un incendio una inundacin o ya sea un terremoto. Una administracin inteligente de las colecciones presupone una planificacin lgica y rentable de su preservacin, evitando incurrir en gastos posteriores por descuido de la coleccin y la estructura de la Biblioteca.

? Preguntas ?

Gracias por su atencin